CEN BII of CEN WS/BII  (CEN Workshop on Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe). 

“The BII initiative aims to address interoperability issues in European public procurement, by developing technical specifications to implement e-Procurement processes in a compatible manner across the EU”.

In Nederland is in de jaren 2013-2019 veel gewerkt met de standaard SI-UBL 1.2 voor UBL-facturen. Ook de UBL-Ketentest heeft deze SI-UBL standaard jarenlang als uitgangspunt gebruikt. De bedoeling is dat alle SI-UBL 1.2 facturen vervangen worden door de Europese standaard EN 16931 en de daar vanaf geleide Nederlandse versie NLCIUS en PEPPOL BIS. Dit onderdeel is bedoeld om een handvat te geven voor deze conversie. 

Bron:
Het document "Impact analyses on SI-UBL 1.2 due to NL-CIUS and PEPPOL-CIUS (and thus EN 16931" samengesteld met handvatten voor de conversie van SI-UBL 1.2 naar de nieuwe Europese standaard EN 16931, rekening houdend met NLCIUS en PEPPOL-CIUS. Dit document hebben wij mede gebruikt om onderstaande conversie aandachtspunten samen te stellen.

Zie ook STPE voor de specificatie van onder andere NLCIUS.

In de regel maken de debiteuren- en crediteurenadministratie standaard deel uit van boekhoudsoftware. Primair gaat het dan om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan aan de verkoopzijde creditmanagement een rol spelen. Creditmanagement houdt zich in uitgebreide betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de 'pre-quote to cash cycle'. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow, het quote to cash proces en de klantrelatie. Aan de inkoopzijde kan Purchase-to-Pay (P2P) een rol spelen. P2P duidt op het traject, bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Dit WIKI onderdeel gaat uitsluitend over de debiteuren- en crediteurenadministratie als onderdeel van boekhoudsoftware.

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking is vandaag de dag meer regel dan uitzondering als het gaat om dergelijke functies binnen boekhoudsoftware. Nog even voor de zekerheid: een factuur in PDF-formaat mailen valt niet onder elektronisch factureren. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een Synoniem voor elektronisch factureren is eFacturatie. Het alleen elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking.

Het PDF-document kan, indien gewenst, embedded opgenomen worden in het UBL-document. Zie hiervoor ook WIKI UBL onderdeel "Opbouw UBL Factuur, bijlagen als embedded document".

Als gewerkt wordt met een factuur als email bijlage is aan te raden dat de naam van beide documenten (UBL en PDF) dezelfde is, behalve natuurlijk de suffix. (bijv. factuur50301.xml en factuur50301.pdf). Op deze wijze is altijd duidelijk dat betreffende documenten bij elkaar behoren. Dit is uiteraard niet van toepassing als alleen sprake is van een UBL-factuur met embedded (ingesolten) een PDF. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval bij gebruik van het Peppol netwerk. 

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten werken sinds medio april 2019.

PEPPOL BIS
Onder de noemer "PEPPOL BIS V3" kent PEPPOL ook een specificatie om een factuur op te bouwen. Deze specificatie is volledig afgestemd op de Europese standaard EN 16931 voor wat betreft UBL. 

PEPPOL BIS (V3) aangevuld met enkele landgebonden specificaties (voor Nederland) vormt de NLUBL waar deze WIKI mede betrekking op heeft. 

PEPPOL netwerk
Als een UBL-factuur via het PEPPOL-netwerk wordt uitgewisseld dient betreffende UBL-factuur een aantal elementen te bevatten die enerzijds duiden op het gebruik van PEPPOL en anderzijds op de adressering van de afzender en ontvanger via het PEPPOL-netwerk.

EN 16931 en NLCIUS zijn onafhankelijk van de infrastructuur waarover facturen worden uitgewisseld.
Daardoor zijn er toch een paar extra regels bij gebruik van van PEPPOL-netwerk Hieronder een overzicht.

1. CustomizationID; In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar EN16931 en de NLCIUS opgenomen. 
2. ProfileID; In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar PEPPOL opgenomen. 
3, Leverancier EndpointID; PEPPOL adres (bijv KVK of OIN). 
4. Afnemer EndpointID; PEPPOL-adres (bijv KVK of OIN). 
Deze 4 elementen zijn dan ook verplicht 

PEPPOL Adressen (EndpointID)
Iedere ondernemer wordt op Peppol uniek geïdentificeerd door het: EndpointID met verwijzing naar SchemeID. Bijvoorbeeld 123456789 SchemeID 0106 is KVK-nummer. Zo kennen we ook SchemeID 0190 voor het OIN-nummer. Er worden nog meer SchemeID’s ondersteund, zoals:
- NL BTW-nummer; 9944
- IBAN-nummers; 9918 (SWIFT)
- GLN; 0088 (GS1)
Zie complete lijst https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/ 

Gebruikt in Nederland zijn:
Voor Nederlandse organisaties wordt door Peppol Service providers, op advies van de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPA), zoveel mogelijk een al bekend Business-ID aangehouden als Peppol EndpointID, te weten: KVK, OIN en/of BTW-nummer.
- KVK-nummer; code 0106
  (Het KVK-vestigingsnummer is niet mogelijk als adres binnen PEPPOL). 
- OIN-nummer; Overheidsidentificatienummer. code 0190.
- NL BTW-nummer; 9944.
De NP sluit het gebruik van IBAN en GLN echter niet uit.
Een en ander volgens ISO 6523 ICD code.

NLUBL is de (verzamel)naam voor de implementatie standaard van UBL in Nederland op basis van PEPPOL-BIS en de NLCIUS.
De opbouw van NLUBL wordt weergegeven door onderstaand schema:

Voordat de elementen op een UBL Factuur verder worden toegelicht volgt onderstaand eerst een simpel, maar compleet, voorbeeld van een factuur met 1 factuurregel en (dus) 1 BTW-percentage.

Een UBL factuur bevat de volgende (overige) referenties:

1. [0..1] OrderReference; inkooporder en desgewenst verkooporder (SalesOrderID).
   Met de elementen:
   - [1..1] ID; inkoopordernummer, uitgegeven door de koper. 
   - [0..1] SalesOrderID; verkooporder, uitgegeven door de leverancier. 
   
   PEPPOL BIS (PEPPOL-EN16931-R003)
   Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.
   
   NLCIUS (BR-NL-2)
   Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.
   Indien er een Inkoopordernummer is gecommuniceerd dient deze door Nederlandse leveranciers verplicht opgenomen te worden.
     
2. [0..*] BillingReference); factuurreferentie 
   A reference to a commercial invoice or corrective invoice of which the current invoice is a correction of. Dus een verwijzing naar een eerdere factuur.
   Met de elementen:
   - [1..1] InvoiceDocumentReference;
              [1..1] ID 
              [0..1] IssueDate; formaat "JJJJ-MM-DD".
   
   NLCIUS:
   - Voor Nederlandse leveranciers verplicht bij correctie facturen (code 384). Kan ook gebruikt worden bij deelfacturatie.
   - IssueDate (vorige factuurdatum) wordt afgeraden.
     
3. [0..*] DespatchDocumentReference); verzendreferentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
     
4. [0..*] ReceiptDocumentReference); ontvangstreferentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
     
5. [0..*] OriginatorDocumentReference; Inschrijvings(tender)referentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
      
6. [0..*] ContractDocumentReference; Contract(document)referentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.