Softwarepakketten.nl

UBL > Peppol

PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online. Het PEPPOL project (http://www.peppol.eu/) is in 2008 gestart als een testproject van de Europese Commissie. Sinds 1 september 2012 is de OpenPEPPOL vereniging opgericht, nadat de oorspronkelijke PEPPOL pilot succesvol was afgerond. Sinds 1 september 2012 is de OpenPEPPOL vereniging opgericht, nadat de oorspronkelijke PEPPOL pilot succesvol was afgerond.

Nadere toelichting:

Met het initiatief werd de UBL adoptie in de publieke sector naar 11 landen opgeschaald: Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, het Verenigd Koninkrijk en Zweden. In de kern verschaft PEPPOL een elektronische (data)transport infrastructuur, die het voor overheden en bedrijven in Europa mogelijk maakt via hun IT systemen op een eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze data en zakelijke documenten (elektronisch) uit te wisselen. Deze (elektronische) gegevensuitwisseling wordt mogelijk gemaakt door middel van open standaarden.

PEPPOL is geen (eProcurement) platform, maar een set van technische specificaties die geïmplementeerd kan worden door bestaande eProcurement oplossingen en services in Europa.

Bij de oprichting van OpenPEPPOL waren vier leden betrokken. Inmiddels is het aantal leden de honderd gepasseerd. De leden zijn afkomstig van zowel publieke als private organisaties uit diverse landen. De focus ligt op het ontwikkelen en het behouden van specificaties voor werkafspraken op het gebied van elektronisch inkopen en factureren in Europa.

PEPPOL ondersteunt het gebruik van UBL documenten en CEN/BII (Business Interoperability Interfaces Profile).

Adressering
De afzender en ontvanger van een factuur moeten aan elkaar gerelateerd worden binnen PEPPOL. Technisch gezien gebeurt dit op de volgende wijze:

  1. De afzender geeft bij het verzenden van een factuur een identificatie op van de ontvanger, bijvoorbeeld zijn KvK-nummer, BTW-nummer, GLN of IBAN;
  2. Het verzendende softwaresysteem zet deze identifier om in een technisch adres (ip-adres) door gebruik te maken van DNS-technologie. Zeg maar een soort telefoonboek waarin alle ontvangende gebruikers zijn opgenomen.
  3. Bovenstaande betekent dat elke leverancier zijn klanten moet opvoeren in dat 'telefoonboek'.

Relatie met de UBL standaard
De relatie met UBL is gelegen in het feit dat PEPPOL het gebruik van bepaalde elementen verplicht stelt en de inhoud daarvan voorschrijft. PEPPOL heeft dus feitelijk een subset van UBL die aansluit bij de eerder genoemde CEN BII specificaties (zie eerder).

De UBL subset van PEPPOL kent inmiddels ook een versie die is gebaseerd op de Europese norm EN16931.
Meer informatie is ook te vinden op https://peppol.eu/.

Authority
PEPPOL kent verschillende communities, waarbij iedere community gefaciliteerd wordt door een authority. Softwareleveranciers sluiten in de regel aan via een authority of indirect via een BSP (Billing service provider). Enkele voorbeelden van authorities zijn:
- DIFI in Noorwegen;
- ESV in Zweden;
- Simplerinvoicing in Nederland;

Onboarding
Voor het versturen en ontvangen van email is slechts een emailadres (van de ontvanger) voldoende. Desgewenst vooraf aangevuld door het emailadres van de afzender die in een ‘white-list’ wordt geplaatst. En de ontvangende (web)server moet de juiste factuurbijlagen (PDF+UBL) kunnen ontvangen.

Bij PEPPOL is sprake van het aansluiten (onboarding procedure) van zowel afzenders als ontvangers van elektronische facturen in UBL. Softwareleveranciers en BSP’s werken nauw samen om de onboarding voor verzenders en ontvangers van facturen zo laag drempelig mogelijk te houden en daarmee de ondernemer te ontzorgen.

Het aansluiten op PEPPOL is nog wel een puntje in de praktijk. Aandachtspunten hierbij zijn:
- De onboarding zelf voor verzenders en ontvangers van facturen;
- De kosten om gebruik te maken van PEPPOL als kanaal;-
- Verhuizen van het ene naar het andere access-point binnen PEPPOL, bijvoorbeeld door te switchen van boekhoudpakket;
- Hoe te handelen bij het ontbreken van een PEPPOL adres bij de ontvanger.

Auto discovery
Met behulp van Auto discorery is het mogelijk om e-facturen automatisch via het PEPPOL-netwerk te sturen als de ontvanger in het netwerk zit. Auto discovery kan gebruikt worden door softwareleveranciers, of zelf-ontwikkelaars, die op PEPPOL zijn aangesloten. Door ingave van een PEPPOL-ID (in Nederland meestal het KVK-nummer) kan direct (via een API) gecontroleerd worden of een cliënt ook aangesloten is op PEPPOL. Zo ja, dan kan feitelijk automatisch een elektronische factuur via PEPPOL worden verzonden aan de cliënt, zonder dat dit vooraf onderling afgestemd moet worden.


Europese landen
PEPPOL in de diverse Europese landen (bron: www.omsinternational.com, ultimo 2017):

  • Nederlandse leveranciers van Publieke sectoren worden sinds 1 januari 2017 gevraagd PEPPOL e-facturen te verzenden. 
      
  • Belgische Vlaanderen lanceert E-invoicing via PEPPOL op 1 januari 2017.
       
  • In Frankrijk zullen alle leveranciers van de publieke sector geleidelijk overgaan op nationale E-invoicing tussen januari 2017 en 2020. 
       
  • Ziekenhuizen in Engeland zijn reeds verplicht aangesloten op PEPPOL.
        
  • In Scandinavië is sinds juli 2012 is het verplicht e-facturen te versturen naar overkoepelende overheidsinstellingen via PEPPOL. Naar lokale overheden, regio’s en gemeenten gold deze verplichting sinds januari 2015.
        
  • Voor Deense leveranciers is het sinds 2005 al verplicht om facturen te verzenden via het national E-invoicing platform NEMHANDEL. Deense leveranciers kunnen NENHANDEL gebruiken om via PEPPOL te ontsluiten. Het is de bedoeling volledig te migreren naar PEPPOL.
        
  • Vanaf 1 november 2018 wordt het voor overheidsinstellingen in Zweden verplicht om infrastructuur van PEPPOL te gebruiken.

  • In Italië zijn overheden en leveranciers binnenkort verplicht te communiceren via PEPPOL.

Web pagina onderdelen met [ Peppol ]
Elektronisch factureren binnen de EU
Standaarden
Onderzoek en artikelen op deze website over [ Peppol ]
Presentaties kennisevent administratieve software: Privacy, Instant payments, UBL EN16931, PEPPOL, Blockchain, RGS en PSD2 (30-06-2018)
Terugblik met presentaties van Kennisevent administratieve software (gehouden op 27 juni 2018) met betrekking tot en gerelateerd aan standaard administratieve software. Met ontwikkelingen als RGS, PSD2, Instant Payments, UBL, PEPPOL en API's. En de Gids boekhoudsoftware 2018 met Nulmeting blockchain en boekhoudsoftware.
Blogs op deze website over [ Peppol ]
E-factureren: Wat is een PEPPOL ID en waarom heb ik het nodig? (27-07-2018)
Wanneer uw wilt e-factureren via het netwerk van PEPPOL heeft u een PEPPOL ID nodig. Dit nummer zorgt ervoor dat u vindbaar bent in het netwerk en dat u e-facturen kunt verzenden en ontvangen. Een PEPPOL ID kan bestaan uit een KvK-, BTW- of IBAN nummer. Voor overheden kan het PEPPOL ID bestaan uit het Organisatie-Identificatienummer (OIN).
Elektronisch factureren: uw organisatie direct aansluiten op PEPPOL (24-05-2018)
In plaats van een aansluiting op PEPPOL via een e-facturatie dienstverlener, is het ook mogelijk om als organisatie te kiezen voor een directe aansluiting op het PEPPOL netwerk en dit in eigen beheer te realiseren. Vooral voor grote organisaties of organisaties met een hoog factuurvolume is dit een interessante optie.
Elektronisch factureren via PEPPOL: Native OR NOT native (26-04-2018)
Iedere organisatie of softwareleverancier kan aansluiten op PEPPOL. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen twee soorten aansluitingen, namelijk een native aansluiting en een non-native aansluiting op PEPPOL.
PEPPOL (Europese standaard E-invoicing, E-procurement, E-ordering). Wat is de status in Europa? (16-11-2016)
In toenemende mate moeten leveranciers aan publieke organen hun facturen elektronisch via PEPPOL aanleveren (Pan-European Public Procurement Online). Dus bijvoorbeeld, een fabrikant van medische hulpmiddelen in Nederland, aangesloten op PEPPOL levert aan een Ziekenhuis in Zweden, eveneens aangesloten op PEPPOL, dan zal de inkoper de bestelling via de PEPPOL inkoopinterface plaatsen.
White papers op deze website over [ Peppol ]
Steeds meer bedrijven vragen van hun leveranciers ook eFacturen via het PEPPOL netwerk (23-08-2017)
Storecove biedt verschillende methoden om eFacturen te verzenden via het PEPPOL netwerk, maar ook direct naar boekhoudpakketten of naar een email adres. Maar hoe?
WIKI's over [ Peppol ]
Een factuurset bestaat altijd uit een UBL+PDF factuur.

Een UBL-factuur kan op zichzelf staan als voor de afzenden en ontvanger alles geheel duidelijk is. Mede omdat UBL-facturen ook per email uitgewisseld worden raden we vanuit de UBL Ketentest aan altijd met een factuurset te werken, bestaande uit 2 documenten, te weten:
1. Een UBL-document (om te laten verwerken in de boekhouding van de ontvanger;
2. Een PDF-document (om de factuur te tonen aan de ontvanger).

Het PDF-document kan, indien gewenst, embedded opgenomen worden in het UBL-document. Dit is aan te raden als met PEPPOL wordt gewerkt. Zie hiervoor ook WIKI UBL onderdeel "Opbouw UBL Factuur, bijlagen als embedded document".

 

 

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking binnen boekhoudsoftware

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking is vandaag de dag meer regel dan uitzondering als het gaat om dergelijke functies binnen boekhoudsoftware. Nog even voor de zekerheid: een factuur in PDF-formaat mailen valt niet onder elektronisch factureren. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een Synoniem voor elektronisch factureren is eFacturatie. Het alleen elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking.

Nadere specificaties EN 16931 (norm voor de Europese kernfactuur)

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten gaan werken per medio april 2019.

Nadere specificaties Nederland (NLCIUS) op de EN 16931

Volgens de norm EN 16931 is het mogelijk om inperkingen te doen op de norm door optionele velden van de basisfactuur verplicht te stellen of door een specifieke invulling te eisen van de optionele velden.

Het NLCIUS initiatief is er om veelheid van dergelijke inperkingen te voorkomen én zorgt dat de Nederlandse overheid (zowel rijk als gemeenten) en bedrijfsleven (Simplerinvoicing, SETU, SALES, e.a.) dezelfde keuzes hierin maken.

Nadere specificaties SimplerInvoicing - SI / PEPPOL netwerk binnen een UBL-factuur

Als een UBL-factuur via het SI / PEPPOL-netwerk wordt uitgewisseld dient betreffende UBL-factuur een aantal elementen te bevatten die enerzijds duiden op het gebruik van PEPPOL en anderzijds op de adressering van de afzender en ontvanger via het PEPPOL-netwerp.

Het gaat met name om:
1. CustomizationID; In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar EN16931 en de NLCIUS opgennomen.
2. ProfileID;
3, Leverancier PEPPOL adres;
4. Afnemer PEPPOL-adres.

Opbouw UBL Factuur, (overige) referenties

Een UBL factuur bevat de volgende (overige) referenties:

  1. Orderreferentie (inkooporder en desgewenst verkooporder - zie uitwerking); optioneel / EU-N optioneel
      
  2. Factuurreferentie (BillingReference); optioneel / EU-N optioneel
    A reference to a commercial invoice or corrective invoice of which the current invoice is a correction of. Dus een verwijzing naar een eerdere factuur.
    Opmerking EU-N: ID is verplicht als BillingReference is aanwezig en IssueDate is optioneel. 
      
  3. Verzendreferentie (DespatchDocumentReference); optioneel / EU-N optioneel
    In tegenstelling tot standaard UBL bij EU-N alleen met het attribuut "ID".
    (Als gebruikt is ID verplicht bij NLCIUS en PEPPOL).
      
  4. Ontvangstreferentie (ReceiptDocumentReference); optioneel / EU-N optioneel
    In tegenstelling tot standaard UBL bij EU-N alleen met het attribuut "ID".
    (Als gebruikt is ID verplicht bij NLCIUS en PEPPOL).
      
  5. Inschrijvings(tender)referentie (OriginatorDocumentReference); optioneel / EU-N optioneel
    In tegenstelling tot standaard UBL bij EU-N alleen met het attribuut "ID".
    (Als gebruikt is ID verplicht bij NLCIUS en PEPPOL).
       
  6. Contract(document)referentie; optioneel / EU-N optioneel.
    In tegenstelling tot standaard UBL mag dit element bij EU-N slechts éénmaal voorkomen en dan alleen met het attribuut "ID".
    Dus bij EU-N zonder DocumentType en DocumentTypeCode.

EU-N uitleg algemeen

Opbouw UBL Factuur, afzender factuur (Accounting SupplierParty)

De gegevens van de afzender van de factuur zijn in UBL ondergebracht onder <AccountingSupplierParty> en als volgt onderverdeeld:

  1. Identificatie ID van de klant; Optioneel.
    Letterlijk omschreven als: CustomerAssignedAccountID. An identifier for this supplier party, assigned by the customer.
           
  2. Aanvullende identificatie afzender; Optioneel.
    Letterlijk omschreven als: AdditionalAccountID is an additional identifier for this supplier party (3th party id in free format text).

De volgende onderdelen zijn in UBL ondergebracht onder <party>:

  1. Elektronische netwerkadressering, zoals PEPPOL adressering; Optioneel / EU-N Optioneel.
    Alleen van belang als met PEPPOL als kanaal wordt gewerkt.

  2. Identificatie van de afzender; Optioneel / EU-N Optioneel
       
  3. Naam van de afzender; EU-N Optioneel

    Opmerking EU-N:
    LET OP: Veronderstelt mag worden dat de naam van de afzender altijd opgegeven wordt.
    EU-N stelt zich op het standpunt dat registratienaam verplicht is (zie onder punt 6) en daarom deze naam optioneel is!
    Advies UBL Ketentest: naam altijd opgeven.

  4. Postadres van de afzender; OptioneelEU-N deels verplicht (alleen met landcode)
    Met elementen:
    - straat;
    - woonplaats
    - postcode
    - provincie
    - aanvullende adresgegevens; als aanwezig (Addressline) dan altijd Line invullen. 
    - landcode; verplicht bij EU-N
    Dus alleen de elementen die van belang zijn vullen, de andere elementen weglaten.
    + EU-N: uitzondering: landcode altijd verplicht.
    + EU-N uitgaand: zoveel mogelijk straat inclusief huisnummer. Inkomend: straat aanvullen met inhoud huisnummer als dit laatste apart is gevuld (via BuildingNumber).
    + NLCIUS: straat, woonplaats en postcode verplicht.

  5. BTW-gegevens van de afzender; Optioneel / EU-N optioneel.
    BTW-nummer afzender en bijvoorbeeld extra aanduiding als geen BTW van toepassing is.
    + NLCIUS / PEPPOL: BTW-nummer altijd opgeven.
       
  6. KvK-gegevens van de afzender (PartyLegalEntity); Optioneel / EU-N deels verplicht.
    Registratienaam (EU-N verplicht) van de afzender en KvK-nummer van de afzender.  

    In plaats van KvK kan ook sprake zijn van een andere instantie, c.q. nummer-uitgave. Zo kunnen we in Nederland OIN (Overheids Identificatie Nummer) voor overheden die geen KvK-nummer hebben. 

    LET OP:
    Het KVK-nummer (of ander nummer) kan vooraf gegaan worden door het "schemeID".  
    Dit schemaID bevat dan de ISO 6523 ICD code. Voor de KVK is dit code 0106 en voor OIN is dit code 0190.  

    Zie voor KVK en OIN met nadruk ook:
    Nadere specificaties EN 16931 (norm voor de Europese kernfactuur), conversie Punt 5 PartyLegalEntity
       
  7. Contactgegevens afzender; Optioneel / EU-Optioneel.
    Met elementen als naam, telefoon en emailadres.

EU-N uitleg algemeen 

Opbouw UBL Factuur, betalingsmethode (PaymentMeans, waaronder bankrekening afzender)

PaymentMeans (betalingsmethode) is Optioneel en als volgt onderverdeeld:

1. Code betalingsmethode; EU-N Optioneel

2. Vervaldatum; EU-N niet opgenomen

3. Channelcode; EU-N niet opgenomen

4. Variabele instructie; EU-N Optioneel

5. Betaingskenmerk; EU-N Optioneel
Hiervoor wordt de PEPPOL richtlijn gevolgd en aangesloten bij de SEPA referentie. (zie ook https://en.wikipedia.org/wiki/Creditor_Reference

The SEPA Creditor Reference is an alphanumeric string composed as follows: 
- The text “RF" 
- A Check Digit of two digits 
- A alphanumeric reference with a maximum of 21 characters 
RF[CC]AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA 
Example: RF26 1258 AB32 1234 

6. Card gegevens; EU-N Optioneel

7. Bankrekening afzender; EU-N Optioneel
Onder PaymentMeans (betalingsmethode) altijd een IBAN opgeven en geen BBAN. Omdat sommige boekhoudpakketten bij het inlezen van een UBL-factuur dit bankrekeningnr controleren (al dan niet in combinatie met het aanmaken van een nieuwe relatie/crediteur).
+ NLCIUS / PEPPOL: IBAN verplicht. (andere velden optioneel).

8. Automatische incasso (direct debet); EU-N Optioneel
De standaard EU-N hanteert hiervoor de volgende UBL elementen:
- begunstigde factuur (PayeeParty); 
- Mandaat betaling (PaymentMandate); zie uitwerking hieronder.

In de praktijk wordt meestal alleen 4 (betalingskenmerk) en 7 (bankrekening afzender) opgegeven. Deze laatste wordt altijd geadviseerd op te geven.

EU-N uitleg algemeen

Links naar andere websites over [ Peppol ]
PEPPOL
Pan-European Public Procurement OnLine project, aims at expanding market connectivity and interoperability between eProcurement communities.
Peppol
The vision of the PEPPOL (Pan-European Public eProcurement On-Line) project is that any company and in particular SMEs in the EU can communicate electronically with any European governmental institution for the entire procurement process.

Onerzoeksbureau GBNED