Softwarepakketten.nl
erp software prodin

UBL > EN16931

De Europese commissie (EC) heeft in 2014 in de Europese richtlijn 2014/55/EU voorgesteld dat aangesloten lidstaten vanaf het 3e kwartaal 2018 zich verplichten om elektronisch facturen te ontvangen volgens een Europese standaard.

De werkgroep CEN TC434 heeft invulling gegeven aan de opdracht vanuit de Europese Commissie (EC), middels een op de Directive 2014/55/EU gebaseerd ‘Standardisation Request  om te komen tot ‘de ontwikkeling van één EU norm wat betreft een Europese factuur. Het resultaat is EN 16931.

Nadere toelichting:

Met EN 16931-1 is het fundament gelegd voor eenduidige uitwisseling van e-facturen tussen leveranciers en overheden in Europa: EN 16931-1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur" op basis van EN 16931.

Dat de Europese kernfactuur de UBL-syntax ondersteunt is positief en onderschrijft het belang van UBL als standaard voor elektronisch factureren.

EN 16931 versus UBL
Voor UBL facturen is nu een subset samengesteld waarin alle elementen van EN 16931 zijn vertaald naar de de corresponderende UBL-elementen. Je zou kunnen spreken van een UBL-subset voor facturen op basis van EN 16931. 

Uitgebreide informatie over UBL en ook de impact van EN 16931 is te vinden onder de UBL Ketentest.

Onderzoek en artikelen op deze website over [ EN16931 ]
Terugblik kennisevent 2019 met: PSD2, Contracten cloud/saas, AVG-proof, UBL, RGS en APIs (10-10-2019)
Op woensdag 9 oktober 2019 organiseerde Onderzoeksbureau GBNED het 2e "Kennisevent administratieve software" te Hoevelaken. Met aandacht voor PSD2 in relatie tot administratieve software, contracten voor Saas/cloud, AVG-proof zijn, RGS Ready, Elektronisch factureren: UBL in relatie tot de Europee standaard EN16931 en API's.
Presentaties kennisevent administratieve software: Privacy, Instant payments, UBL EN16931, PEPPOL, Blockchain, RGS en PSD2 (30-06-2018)
Terugblik met presentaties van Kennisevent administratieve software (gehouden op 27 juni 2018) met betrekking tot en gerelateerd aan standaard administratieve software. Met ontwikkelingen als RGS, PSD2, Instant Payments, UBL, PEPPOL en API's. En de Gids boekhoudsoftware 2018 met Nulmeting blockchain en boekhoudsoftware.
UBL Readiness Monitor in het kader van de Europese Norm voor e-factureren EN16931 (10-11-2017)
Afgelopen jaren heeft het merendeel van leveranciers van boekhoudsoftware, e-facturatie-dienstverleners en aanbieders van scan- en herkenoplossingen UBL geïmplementeerd. Dat het onderwerp leeft blijkt wel uit het feit dat in minder dan een jaar tijd meer dan 100 leveranciers zich hebben aangemeld voor UBL Ready (via de UBL Ketentest).
WIKI's over [ EN16931 ]
Conversie van SI-UBL 1.2 naar EN 16931, PEPPOL-BIS en NLCIUS

In Nederland is in de jaren 2013-2019 veel gewerkt met de standaard SI-UBL 1.2 voor UBL-facturen. Ook de UBL-Ketentest heeft deze SI-UBL standaard jarenlang als uitgangspunt gebruikt. De bedoeling is dat alle SI-UBL 1.2 facturen vervangen worden door de Europese standaard EN 16931 en de daar vanaf geleide Nederlandse versie NLCIUS en PEPPOL BIS. Dit onderdeel is bedoeld om een handvat te geven voor deze conversie. 

Bron:
Het document "Impact analyses on SI-UBL 1.2 due to NL-CIUS and PEPPOL-CIUS (and thus EN 16931" samengesteld met handvatten voor de conversie van SI-UBL 1.2 naar de nieuwe Europese standaard EN 16931, rekening houdend met NLCIUS en PEPPOL-CIUS. Dit document hebben wij mede gebruikt om onderstaande conversie aandachtspunten samen te stellen.

Zie ook STPE voor de specificatie van onder andere NLCIUS.

 

Nadere specificaties Europese norm EN 16931 met Nederlandse NLCIUS

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten werken sinds medio april 2019.

Nadere specificaties PEPPOL BIS (V3) binnen een UBL-factuur

PEPPOL BIS
Onder de noemer "PEPPOL BIS V3" kent PEPPOL ook een specificatie om een factuur op te bouwen. Deze specificatie is volledig afgestemd op de Europese standaard EN 16931 voor wat betreft UBL. 

PEPPOL BIS (V3) aangevuld met NLCIUS rules (voor uitgaande facturen in Nederland) vormt de NLUBL waar deze WIKI mede betrekking op heeft. 

PEPPOL netwerk
Als een UBL-factuur via het PEPPOL-netwerk wordt uitgewisseld dient betreffende UBL-factuur een aantal elementen te bevatten die enerzijds duiden op het gebruik van PEPPOL en anderzijds op de adressering van de afzender en ontvanger via het PEPPOL-netwerk.

EN 16931 en NLCIUS zijn onafhankelijk van de infrastructuur waarover facturen worden uitgewisseld.
Daardoor zijn er toch een paar extra regels bij gebruik van van PEPPOL-netwerk Hieronder een overzicht.

1. CustomizationID; In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar EN16931 en de NLCIUS opgenomen. 
2. ProfileID; In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar PEPPOL opgenomen. 
3, Leverancier EndpointID; PEPPOL adres (bijv KVK of OIN). 
4. Afnemer EndpointID; PEPPOL-adres (bijv KVK of OIN). 
Deze 4 elementen zijn dan ook verplicht 

PEPPOL Adressen (EndpointID)
Iedere ondernemer wordt op Peppol uniek geïdentificeerd door het: EndpointID met verwijzing naar SchemeID. Bijvoorbeeld 123456789 SchemeID 0106 is KVK-nummer. Zo kennen we ook SchemeID 0190 voor het OIN-nummer. Er worden nog meer SchemeID’s ondersteund, zoals:
- NL BTW-nummer; 9944
- IBAN-nummers; 9918 (SWIFT)
- GLN; 0088 (GS1)
Zie complete lijst https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/ 

gebruikt in Nederland zijn:
Voor Nederlandse organisaties wordt door Peppol Service providers wordt zoveel mogelijk een al bekend Business-ID aangehouden als Peppol EndpointID zoals: KVK, OIN en/of BTW-nummer.
- KVK-nummer; code 0106
  (Het KVK-vestigingsnummer is niet mogelijk als adres binnen PEPPOL). 
- OIN-nummer; Overheidsidentificatienummer. code 0190.
- NL BTW-nummer; 9944.
Een en ander volgens ISO 6523 ICD code.

Om te starten eerst voorbeeld van een simpele, maar wel complete, factuur in UBL (2.1 - EN 16931)

Voordat de elementen op een UBL Factuur verder worden toegelicht volgt onderstaand eerst een simpel, maar compleet, voorbeeld van een factuur met 1 factuurregel en (dus) 1 BTW-percentage.

Opbouw UBL Factuur, (overige) referenties

Een UBL factuur bevat de volgende (overige) referenties:

  1. [0..1] OrderReference; inkooporder en desgewenst verkooporder (SalesOrderID).
    Met de elementen:
    - [1..1] ID; inkoopordernummer, uitgegeven door de koper. 
    - [0..1] SalesOrderID; verkooporder, uitgegeven door de leverancier. 

    PEPPOL BIS
    (PEPPOL-EN16931-R003)
    Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.

    NLCIUS (BR-NL-2)
    Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.
    Indien er een Inkoopordernummer is gecommuniceerd dient deze door Nederlandse leveranciers verplicht opgenomen te worden.
      
  2. [0..*] BillingReference); factuurreferentie 
    A reference to a commercial invoice or corrective invoice of which the current invoice is a correction of. Dus een verwijzing naar een eerdere factuur.
    Met de elementen:
    - [1..1] InvoiceDocumentReference;
               [1..1] ID 
               [0..1] IssueDate; formaat "JJJJ-MM-DD".

    NLCIUS:
    - Voor Nederlandse leveranciers verplicht bij correctie facturen (code 384). Kan ook gebruikt worden bij deelfacturatie.
    - IssueDate (vorige factuurdatum) wordt afgeraden.
      
  3. [0..*] DespatchDocumentReference); verzendreferentie
    [0..1] EU-N
    Met element:
    [1..1] ID.
      
  4. [0..*] ReceiptDocumentReference); ontvangstreferentie
    [0..1] EU-N
    Met element:
    [1..1] ID.
      
  5. [0..*] OriginatorDocumentReference; Inschrijvings(tender)referentie
    [0..1] EU-N
    Met element:
    [1..1] ID.
       
  6. [0..*] ContractDocumentReference; Contract(document)referentie
    [0..1] EU-N
    Met element:
    [1..1] ID.

Opbouw UBL Factuur, algemene factuurgegevens (zoals factuurnummer en -datum)

Een UBL factuur bevat de volgende algemene factuurgegevens:

  1. [1..1] ID (Factuurnummer).
     
  2. [1..1] IssueDate (Factuurdatum); als YYYY-MM-DD. 

  3. [0..1] DueDate (Vervaldatum); als YYYY-MM-DD

    PEPPOL BIS
    In het geval dat het te betalen bedrag positief is, is deze vervaldatum van de betaling of de betalingsvoorwaarde aanwezig.

    NLCIUS

    Aanvullend advies:
    Wordt vaak genegeerd wanneer inkoop-/contractvoorwaarden leidend zijn.
       
  4. [0..1] InvoiceTypeCode (Factuurtype code);
    [1..1] EU-N

    PEPPOL BIS

    Toegestane waardes zijn:
    80: debet note relates to goods or services;
    82: metered services invoice;
    84: deber note related to financial adjustments;
    380: standaard factuur;
    381: creditnota; met apart creditnote schema;
    383, 386, 393, 395, 575, 623, 780.

    81: credit note: relates to goods or services;
    83: credit note: related to financial adjustments;
    381: creditnota; met apart creditnote schema;
    396: Factored creditnote;
    532: Forwarder's creditnote.

    NLCIUS
    Toegestane waardes zijn:
    380: standaard factuur;
    381: creditnota; met apart creditnote schema.
    384: correctie factuur;
    389. self billing factuur.
    Vanuit de UBL Ketentest wordt vooralsnog geadviseerd uitsluitend ‘380’ te gebruiken en geen andere InvoiceTypeCode.

    In sommige andere landen wordt voor creditnota's gebruik gemaakt van de code '381'. Daarvoor geldt een apart XML Credit Note schema.
    Meer over creditnota's...

    UBL Ketentest
    Voor een (commerciële) factuur geldt hiervoor standaard de waarde ‘380’.
    De praktijk leert dat niet alle leveranciers de waarde van ‘380’ hebben opgegeven en soms dit element geheel weg laten (het is per slot van rekening optioneel volgens standaard UBL). In het laatste geval kan kan door de ontvanger uitgegaan worden van ‘380’. 
      
  5. [0..*] Note (Algemene factuurinformatie);
    [0..1] EU-N
       
  6. [0..1] TaxPointDate (Peildatum voor belastingen, BTW peildatum);

    PEPPOL BIS

    Dit element is vereist als de datum voor de BTW-bepaling verschilt van de uitgiftedatum van de factuur. 

    NLCIUS
    (BR-NL-20)
    Ontraden:
    BTW boekingsdatum wordt afgeleid van factuurdatum/leverdatum. Dit element wordt ontraden en als het voorkomt kan het genegeerd worden.

    Advies UBL Ketentest
    In Nederlandse boekhoudsoftware is het gebruikelijk de datum voor de BTW-bepaling af te leiden van de factuurdatum. 
    Geadviseerd wordt deze BTW boekingsdatum niet te gebruiken.
       
  7. [0..1] DocumentCurrencyCode (Valutacode voor de gehele factuur);
    [1..1] EU-N
    Vanuit Nederland in verreweg de meeste gevallen "EUR". 
       
  8. [0..1] TaxCurrencyCode;  
    Aanvullend op de hiervoor genoemde valutacode (DocumentCurrencyCode) kan een afwijkende, valutacode worden opgegeven voor voor belastingen.

    PEPPOL BIS

    De valuta die wordt gebruikt voor btw-boekhouding en rapportagedoeleinden, zoals geaccepteerd of vereist in het land van de verkoper. Wordt gebruikt in combinatie met het totale btw-bedrag van de factuur in de valuta voor boekhouding, wanneer de valutacode voor de btw-boekhouding verschilt van de valutacode van de factuur.
    Deze valutacode moet dan afwijken van de hiervoor genoemde DocumentCurrencyCode.

    NLCIUS
    (BR-NL-19)
    Ontraden. Dus niet opnemen.

    Advies UBL Ketentest
    Niet opnemen.
        
  9. [0..1] AccountingCost; referentie van de klant

    NLCIUS
     
    Toelichting: 
    Referentienummer uit het referentiegrootboekschema, tenzij de afnemer een ander grootboekrekeningnummer heeft doorgegeven aan de leverancier. Alleen gebruiken als er geen ordernummer bekend is.
    Zie ook UBL Verwijzing naar ReferentieGrootboekschema (RGS).

  10. [0..1] BuyerReference; referentie van de klant.

    PEPPOL BIS (PEPPOL-EN16931-R003)
    Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) en/of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.

    NLCIUS (BR-NL-2)
    Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) en/of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.
    Extra toelichting:
    In de referentie afnemer wordt een referentie opgenomen die door de afnemer bij bestelling is gegeven, of (als dat niet is gebeurd) een referentie die het de afnemer mogelijk maakt de factuur goed te keuren (bijvoorbeeld de naam van de besteller).
      
  11. [0..n] InvoicePeriod; Periode waarover de factuurprestatie is verricht.
    [0..1] EU-N 
    Via dit element  kan een factuurperiode wordt opgegeven, die dan bestaat uit de onderliggende elementen
        [0..1] StartDate
        [0..1] EndDate
        Formaat datum is in beide gevallen "YYYY-MM-DD".

        [0..n] DescriptionCode; Value added tax point date code
        [0..1] EU-N
       
        PEPPOL BIS

        De code (UNCL 2005 D.16B) van de datum waarop de btw verschuldigd wordt voor de verkoper en voor de koper.
        Zie aparte codelijst.

        NLCIUS (BR-NL-21)
        Het element "DescriptionCode" wordt afgeraden. 

        Advies UBL Ketentest
        Niet opnemen.
Opbouw UBL Factuur, het begin (verwijzing xml en namespaces)

Een UBL document (in dit geval de factuur) begint altijd met:

  1. Verwijzing naar XML versie. 
    <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

  2. Verwijzing naar Namespaces.
    <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2
    http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd">

     

  3. [0..1] CustomizationID; (zie ook PEPPOL)
    [1..1] EN-N;
    Verwijzing naar specificatie voor specifiek gebruik van UBL. In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar de EU standaard EN16931 opgenomen, aangevuld met een verwijzing naar de NLCIUS.
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
      
  4. [0..1] ProfileID; (zie ook PEPPOL)
    [1..1] PEPPOL-BIS;
    verwijzing naar profiel voor specifiek gebruik van UBL.
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID> 
Links naar andere websites over [ EN16931 ]
PEPPOL BIS Billing 3.0
UBL standaard van PEPPOL die tevens is afgestemd op de EU standaard EN16931. Met enkele specifieke aanpassingen van deelnemende landen.
Nieuwsberichten op deze website over [ EN16931 ]
Zenvoices beschikbaar voor alle UBL Ready boekhoudpakketten (25-10-2019)

Onerzoeksbureau GBNED