Softwarepakketten.nl

Begrippen > API

API staat voor ‘Application Programming Interface’ en is techniek onder de motorkap van softwaresystemen om ‘real-time’ gegevens uit te wisselen. In relatie tot cloud computing wordt gesproken over ‘web-api’. API kan gezien worden als tegenhanger voor de ouderwetse interfaces, waarbij gegevens, veelal batchgewijs, via een bestand uitgewisseld worden tussen de verschillende administratiesystemen.

Nadere toelichting:

Steeds meer softwareleveranciers die zich met hun app’s (softwaresystemen) richten op de cloud maken gebruik van api’s om deel uit te maken van een uitgebreid (oneindig) ECO-systeem dat gebruikers in staat stelt al hun bedrijfsprocessen verregaand te automatiseren.

Het onderscheidend vermogen bij API zit hem in het ‘real-time’ uitwisselen van gegevens alsof systemen één geheel vormen, zoals bij ERP het geval is. Er zijn softwareleveranciers van cloud-toepassingen die complete ‘api-centers’ beschikbaar hebben om andere leveranciers de gelegenheid te geven om met additionele toepassingen koppelingen te maken met behulp van ‘web-api’ technieken. Door slim gebruik te maken van beschikbare api-technieken kan software van verschillende aanbieders eindeloos real-time aan elkaar gekoppeld worden.

Toch zijn er wel een paar belangrijke verschillen als API wordt vergeleken met ERP, te weten:

  • Er is niet altijd sprake van één database; gegevens worden nog steeds dubbel opgeslagen.
  • Er is sprake van verschillende gebruikersinterfaces, waardoor de bediening van de onderliggende software niet altijd uniform is voor de gebruiker.
  • En het belangrijkste is dat u te maken krijgt met meerdere aanbieders en dus meerdere partijen waar u zaken mee doet.
  • Softwareleveranciers kunnen hun focus richten op één of enkele softwaresystemen, al dan niet branchegericht, waarbij API-techniek zorgt voor een ‘best of breed’ oplossing voor de gebruiker.

De zwakste schakel
Hiervoor is genoemd dat bij een API-oplossing meerdere partijen betrokken zijn (minimaal twee). U blijft, in tegenstelling tot bij een ERP-toepassing, zaken doen met meerdere softwareleveranciers en bij het real-time uitwisselen van gegevens bent u afhankelijk van de ‘zwakste schakel’. Bij wie moet u aankloppen als er iets mis gaat?

Haarlemmerolie
Stel u bent op zoek bent naar een compleet boekhoudpakket met functies als verplichtingenregistratie, E-factureren, inkomende factuurverwerking met scannen en herkennen, budgettering, vaste activa, jaarrekening en kredietrapportage in SBR. Krijgt u dan één geïntegreerd systeem aangeboden of hangt een dergelijke oplossing van api’s aan elkaar? Een belangrijk aandachtspunt is dat u zich vooraf goed laat informeren of benodigde functies standaard onderdeel uitmaken van het beoogde boekhoudpakket of dat in de praktijk sprake is oplossingen van verschillende leveranciers die via api’s samenwerken. Als dit laatste het geval is moet u zich vooraf goed laten informeren met wie u zaken doet en wie verantwoordelijk is bij eventueel disfunctioneren.

Externe partijen
API-technieken worden niet alleen toegepast tussen leveranciers van standaard software als het gaat om uitwisselen van gegevens. Zo is er de KvK-API om, bijvoorbeeld binnen een CRM- of boekhoudsysteem, direct actuele informatie op te halen en automatisch te laten vullen. Denk aan KvK nummer, adresgegevens en SBI-codering.

API Service providers en Middleware
Softwaresystemen kunnen direct gegevens met elkaar uitwisselen op basis van API-techniek. Hieronder verstaan we ook even het ontsluiten van gegevens voor maatwerk of analysedoeleinden door een eindgebruiker.

Er zijn ook partijen die zich gespecialiseerd hebben op het uitwisselen van gegevens (op basis van API-techniek) tussen meerdere partijen, feitelijk een N op N situatie. We noemen deze partijen verder API Service providers. De oplossingen kunnen aangeduid worden als API Middleware.

Een concreet voorbeeld is de gegevensuitwisseling tussen webwinkelsystemen en boekhoudsystemen. Er zijn tientallen webwinkelsystemen en al evenzovele boekhoudsystemen. Daarbij hanteert ook nog eens elk systeem (aan beide kanten) eigen gegevensdefinities. Laten we hypothetisch eens uitgaan van 10 verschillende webwinkelsystemen en 10 verschillende boekhoudsystemen. Als al deze systemen met elkaar gegevens uitwisselen op basis van API-techniek betekent dat in elk geval voor elk webwinkelsysteem 10 verschillende api’s geïmplementeerd moeten worden. Oftewel naar elk boekhoudsysteem 1. Iedere leverancier van boekhoudsoftware krijgt dan te maken met in elk geval het testen van api’s voor 10 verschillende webwinkelsystemen. 

API Service providers zijn partijen die met behulp van “middleware software” zorgen voor een koppeling tussen diverse informatiesystemen, zonder dat een 1 op 1 koppeling (synchroon) tussen deze systemen tot stand wordt gebracht. Middleware kan gezien worden als een soort 'postbus' software.

Elke leveranciers heeft (in tegenstelling tot de hiervoor genoemde N op N oplossing te maken met één partij waarmee gekoppeld wordt, te weten de API Service provider. 
 

Onderzoek en artikelen op deze website over [ API ]
APIs en administratieve software: het nieuwe ERP (27-09-2018)
Steeds meer softwareleveranciers die zich met hun apps (softwaresystemen) richten op de cloud maken gebruik van apis om deel uit te maken van een uitgebreid (oneindig) ECO-systeem dat gebruikers in staat stelt al hun bedrijfs-processen verregaand te automatiseren. Deze uitgave is bedoeld om inzicht te geven in ontwikkelingen, veelgebruikte begrippen, softwarepakketten en het gebruik van apis en aandachtspunten.
Presentaties kennisevent administratieve software: Privacy, Instant payments, UBL EN16931, PEPPOL, Blockchain, RGS en PSD2 (30-06-2018)
Terugblik met presentaties van Kennisevent administratieve software (gehouden op 27 juni 2018) met betrekking tot en gerelateerd aan standaard administratieve software. Met ontwikkelingen als RGS, PSD2, Instant Payments, UBL, PEPPOL en API's. En de Gids boekhoudsoftware 2018 met Nulmeting blockchain en boekhoudsoftware.
WIKI's over [ API ]
Cloud computing volgens SAAS, software as a service

Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het cloud model en daarbinnen SAAS (Software as a Service). 
Voor toepassingen die via internet draaien volgens het SAAS model zijn aanvullend op het geen al genoemd is in deze WIKI enkele  specifieke aspecten opgenomen die hierna toegelicht worden.

Data-analyses voor audits binnen boekhoudsoftware

Bij het doen van een BTW-aangifte (in de meeste gevallen per kwartaal of per maand) en het opstellen van de jaarcijfers voor de jaarrekening, Aangifte Vennootschapsbelasting (VPB) of Winstaangifte Inkomstenbelasting (IB-winst) is het van belang te controleren of de boekhouding geheel op orde is. En natuurlijk is dit laatste ook voor de ondernemer zelf van belang. Het is natuurlijk mogelijk (en voor grotere organisaties zelfs verplicht) om de boekhouding te laten controleren door een administratie- of accountantskantoor. Maar goede boekhoudsoftware heeft ingebouwde controles op het gebied van data-analyse en audits die deze laatste controle kan vereenvoudigen. 

Debiteuren- en crediteurenadministratie binnen boekhoudsoftware

In de regel maken de debiteuren- en crediteurenadministratie standaard deel uit van boekhoudsoftware. Primair gaat het dan om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan aan de verkoopzijde creditmanagement een rol spelen. Creditmanagement houdt zich in uitgebreide betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de 'pre-quote to cash cycle'. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow, het quote to cash proces en de klantrelatie. Aan de inkoopzijde kan Purchase-to-Pay (P2P) een rol spelen. P2P duidt op het traject, bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Dit WIKI onderdeel gaat uitsluitend over de debiteuren- en crediteurenadministratie als onderdeel van boekhoudsoftware.

Functies en algemene eigenschappen binnen boekhoudsoftware

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Rapportages en verslaggeving binnen boekhoudsoftware

Van boekhoudsoftware mag verwacht worden dat in de basis de benodigde rapportages geleverd worden, zoals: een saldilijst, balans en resultatenrekening en een ouderdomsanalyse debiteuren en crediteuren. Verder behoort een financieel dashboard vandaag de dag tot de standaard bagage van boekhoudsoftware. Bij verslaggeving moet gedacht worden aan een jaarrekening.

Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware

In de vorige eeuw was het handmatig vastleggen van boekingen de belangrijkste functie om efficiënt met boekhoudsoftware te kunnen werken. Met name bij administratiekantoren was het de kunst om zo snel mogelijk boekingen (inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonverdeelstaat, etc.) handmatig in te voeren. Bankafschriften werden in de regel al min of meer automatisch geboekt via een 'reconciliatie' functie. Deze laatste functie deed zijn intrede toen banken overgingen op de voorloper van SEPA, te weten MT940, een standaard om op uniforme wijze bankafschriftmutaties aan te bieden aan boekhoudsoftware. Heden ten dage worden mutaties zoveel mogelijk automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo kent deze WIKI ook het onderdeel "Betalingsverkeer en boekhoudsoftware" en "Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking".

Dit onderdeel "Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware" gaat in op eigenschappen die zowel van toepassing kunnen zijn op het handmatig vastleggen van boekingen als het automatisch registreren van boekingen.

Softwarepakketten met [ API ] Leverancier
Semansys XBRL Component
Veelzijdige API voor het creeren van XBRL documenten
Semansys Technologies B.V.
Dienstverlener met [ API ] Toelichting
SelfBilling.com BV Urenverantwoording - selfbilling - API koppelingen  
Klippa Digitaal declareren en maatwerk api's  

Onerzoeksbureau GBNED