Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om een (ernstig) datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, voorheen College bescherming persoonsgegevens (CBP). Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Maar wat verstaan we eigenlijk onder een datalek? Als er alleen sprake is van een zwakke plek in de beveiliging, spreken we van een beveiligingslek en niet van een datalek. In het laatste geval hoeft geen melding gedaan te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (bron: De IT-Jurist).

Besteladviezen binnen inkoopsoftware
Het aanmaken van besteladviezen dient om op de meest optimale wijze geplande inkopen te bepalen in een ERP-omgeving. In een eenvoudige vorm kan een besteladvies berekend worden op basis van onderschrijding van de mimimum voorraad, rekening houdend met de bestelgrootte bij betreffende leverancier. Interessanter wordt het als ook rekening gehouden wordt met geplande productie en/of verkopen in de tijd. Het is dan de kunst te zorgen dat zowel productie als verkoop ongestoord kunnen plaatsvinden door voldoende voorraad, echter zonder dat er teveel voorraad aanwezig is. Dat laatste zorgt namelijk weer voor onnodig kapitaalbestag. 

Betalingsverkeer binnen boekhoudsoftware is onder te verdelen in: automatische betalingen debiteuren, automatische incasso crediteuren en elektronisch bankieren (waaronder ook functies als Ideal). In relatie tot het betalingsverkeer zijn onderwerpen als SEPA en PSD2 van belang. In meer uitgebreidere vorm spelen onderwerpen als Treasury-, Cash- en Payment management waarvoor aparte softwaresystemen aangeboden worden. Cryptocurrencies, zoals de Bitcoin, kunnen ook een rol spelen bij betalingsverkeer. 

In de eerste plaats is een betrouwbare boekhouding, die voldoende mate van zekerheid oplevert, van belang voor de ondernemer zelf. Als ondernemer wilt u zekerheid hebben over het financiële huishoudboekje van uw onderneming. Wat zijn de resultaten die zijn behaald in een bepaalde periode, kan voldaan worden aan betalingsverplichtingen, wat is de stand is van openstaande posten en welke kosten zijn gemaakt? Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken van betrouwbare informatie die u als ondernemer wilt ontlenen aan uw boekhouding.

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

De tijd dat alle gegevens in een boekhoudpakket handmatig ingevoerd worden is inmiddels verleden tijd. Al sinds de jaren tachtig is sprake van koppelingen tussen verschillende administratiesystemen, zoals de loonjournaalpost en/of loonverdeelstaat die uitgewisseld wordt tussen de salarissoftware en boekhoudsoftware en de verkoopfacturen uit een groothandelssysteem die uiteindelijk als openstaande posten (facturen) terecht komen in het boekhoudpakket. Het gaat dan om koppelingen op basis van bestanden die handmatig uitgewisseld worden. Vandaag de dag is een API (Application Programming Interface) het instrument om gegevens real-time uit te wisselen tussen systemen. Verschillende administratiesystemen vormen dan als het ware één groot ecosysteem voor de ondernemer. 

In de vorige eeuw was het handmatig vastleggen van boekingen de belangrijkste functie om efficiënt met boekhoudsoftware te kunnen werken. Met name bij administratiekantoren was het de kunst om zo snel mogelijk boekingen (inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonverdeelstaat, etc.) handmatig in te voeren. Bankafschriften werden in de regel al min of meer automatisch geboekt via een 'reconciliatie' functie. Deze laatste functie deed zijn intrede toen banken overgingen op de voorloper van SEPA, te weten MT940, een standaard om op uniforme wijze bankafschriftmutaties aan te bieden aan boekhoudsoftware. Heden ten dage worden mutaties zoveel mogelijk automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo kent deze WIKI ook het onderdeel "Betalingsverkeer en boekhoudsoftware" en "Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking".

Dit onderdeel "Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware" gaat in op eigenschappen die zowel van toepassing kunnen zijn op het handmatig vastleggen van boekingen als het automatisch registreren van boekingen.

We hebben in de praktijk al langer te maken met de “Wet bescherming persoonsgegevens” (Wbp), de Nederlandse uitwerking van een EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp geeft betrokkenen (degenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt) een aantal rechten. Zoals het verzoeken om inzage, correctie of zelfs verwijdering van hun persoonsgegevens bij organisaties.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse implementatie van de General Data Protection Regulation (GDPR) en is op 25 mei 2018 in werking getreden en vervangt de hiervoor genoemde EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp komt dan ook te vervallen, net als nationale privacywetten van de andere EU-lidstaten.

Het is van belang al bij het aangaan van softwarecontracten rekening te houden met de AVG.

Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het cloud model en daarbinnen SAAS (Software as a Service). 
Voor toepassingen die via internet draaien volgens het SAAS model zijn aanvullend op het geen al genoemd is in deze WIKI enkele  specifieke aspecten opgenomen die hierna toegelicht worden.