Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Pakketsoort - ERP-systemen > RPA

In tegenstelling tot industrial robotics gaat het bij Robotic process automation (RPA) om administratieve bedrijfsprocessen, waarbij de workforce (arbeidscapaciteit) van (hoog volume) processen vervangen wordt door automatisering. Er wordt ook wel gesproken over "workforce emulate", oftewel het imiteren/nabootsen van menselijke handelingen (die repeterend en voorspelbaar zijn). 

Nadere toelichting:

Bij RPA is uitgangspunt dat bestaande software wordt gebruikt, zoals een gebruiker dit zou doen. RPA werkt dan de acties uit op basis van bepaalde regels.

Net als bij industrial robotics gaat het uiteindelijk om besparing door het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van bedrijfsprocessen.

RPA heeft betrekking om meerdere administratieve bedrijfsgebieden, zoals:
- CRM
- ERP
- Helpdesk
- Purchase to pay
- Order to cash
- Financiële administratie (zeg maar de boekhouding).

Site index over [ RPA ]
Robotic Process Automation (RPA)
Web pagina onderdelen met [ RPA ]
ICT Accountancy softwarelandschap
CFO software landscape
Onderzoek en artikelen op deze website over [ RPA ]
RPA en Robotic accounting: terugblik seminar op 11 oktober 2023 (12-10-2023)
Op woensdag 11 oktober 2023 heeft in Expo Hoevelaken het Seminar "RPA en Robotic accounting" plaatsgevonden. Enthousiaste sprekers hebben hun kennis gedeeld met zo'n 100 aanwezigen. Presentaties van meerdere sprekers zijn nu online beschikbaar.
BI en RPA: presentaties beschikbaar van 10 sprekers (02-06-2023)
Op woensdag 31 mei 2023 heeft in Expo Hoevelaken de praktijkdag "BI en RPA voor de accountancy" plaatsgevonden. Maar liefst 10 enthousiaste sprekers hebben hun kennis gedeeld met zo'n 130 aanwezige deelnemers. Presentaties van sprekers zijn nu online beschikbaar.
Terugblik en presentaties Seminar RPA en Robotic accounting op 12 oktober 2022 (12-10-2022)
Op woensdag 12 oktober 2022 heeft voor de 5e maal het "Seminar RPA en robotic accounting" plaatsgevonden te Hoevelaken. Met als centraal thema "Boekhoudsoftware middelgroot en de ondersteuning van robotic accounting". In hoeverre ondersteunen AFAS Profit, Exact Globe+, KING Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Twinfield en Visma.Net Robotic accounting.
Presentaties Seminar RPA en robotic accounting 29-9-2021 beschikbaar (28-09-2021)
Op woensdag 29 september 2021 heeft voor de vierde maal het "Seminar RPA en robotic accounting" plaatsgevonden te Lunteren. Met presentaties over PSD2: stand van zaken, ISO ADCS, Frauderisico's verminderen met de IBAN-Naam Check, RPA en AI in meerdere sectoren, Real-time reporting: de toekomst van btw, E-factureren en factuur retourberichten, Online betalingen via betaalplatformen en STIPAC: standaardisatie in de accountancy- en accountingsector.
Presentaties Seminar Robotic accounting 17-4-2019 beschikbaar (18-04-2019)
Op woensdag 17 april 2019 heeft voor de derde maal het "Seminar Robotic accounting" plaatsgevonden te Hoevelaken. Met presentaties over Robotic accounting, Robotic Process Automation (RPA) en gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Gids boekhoudsoftware 2019, RGS Ready, No hands accounting, Robotic Revenue Validation, Toekomst accountancybranche en out-of-the-box denken, Elektronisch factureren met standaards als UBL en PEPPOL. Met tot slot Elektronisch factureren LIVE getoond.
Presentaties Seminar Robotic accounting 18-4-2018 beschikbaar (20-04-2018)
Op woensdag 18 april 2018 heeft voor de tweede maal het "Seminar Robotic accounting" plaatsgevonden te Hoevelaken. Presentaties zijn beschikbaar over Robotic accounting, Robotic Process Automation (RPA) en gerelateerde ontwikkelingen, zoals: blockchain, PSD2, Modern finance, Artificial intelligence (AI), No hands accounting, Robotic Assistent en elektronisch factureren.
Blogs op deze website over [ RPA ]
Repeterend werk elimineren met RPA (03-05-2022)
Automatiseren is hot. De afgelopen jaren kan je geen blog of vakblad openen zonder hiermee geconfronteerd te worden. Een vorm van automatiseren waar je minder vaak over leest is Robotic Process Automation (RPA). Door RPA toe te voegen aan je organisatie kan je automatiseren zonder te koppelen, waardoor je al snel virtuele assistenten hebt die je helpen met de saaie, repetitieve taken.
Vijf aanleidingen waarom robotisering nu wordt omarmd door de accountancy (26-02-2021)
Automatisering van werkprocessen is van alle dag. Administratie- en accountancykantoren zijn er voortdurend mee bezig om de kostprijs van hun primaire proces te minimaliseren. Een aantal jaren geleden zorgde ‘LEAN thinking’ voor een nieuwe kijk op processen. Nu is dat RPA (robotic process automation).
RPA en robotic accounting zijn niet hetzelfde: beide nader verklaard (28-09-2020)
Robotic process automation (RPA) en robotic accounting worden in de praktijk soms door elkaar gebruikt. Beide begrippen hebben echter een andere betekenis met wel het zelfde doel, te weten: het overnemen van handmatige administratieve taken door de computer.
Procesgerichtheid en bedrijfsadministratie (18-08-2020)
Met de komst van automatisering werden routinematige handelingen het eerst in software verpakt om daarmee met name een efficiencywinst te realiseren. Pas toen logistiek en boekhouding aan elkaar werden gelinkt, ontstond er een nieuw concept: ERP (Enterprise Resource Management). Bedrijfsprocessen (en met name de logistiek daarbinnen) werden leidend voor de vastlegging.
Robot, robotic process automation en robotic accounting uitgelegd (07-02-2017)
Robotic Process Automation (RPA) is internationaal een actueel onderwerp. Ook komen we Robotic accounting tegen als actueel thema. In deze blog probeer ik de verschillende begrippen duidelijk te maken en tevens de samenhang weer te geven.
WIKI's over [ RPA ]
AGF-branche (Aardappelen, groente en fruit)

Bij de selectie van software voor de AGF sector zijn de volgende specifieke eigenschappen van belang als het gaat om de kostprijs en productie.

Artikelgegevens
Conversie van SI-UBL 1.2 naar EN 16931, PEPPOL-BIS en NLCIUS

In Nederland is in de jaren 2013-2019 veel gewerkt met de standaard SI-UBL 1.2 voor UBL-facturen. Ook de UBL-Ketentest heeft deze SI-UBL standaard jarenlang als uitgangspunt gebruikt. De bedoeling is dat alle SI-UBL 1.2 facturen vervangen worden door de Europese standaard EN 16931 en de daar vanaf geleide Nederlandse versie NLCIUS en PEPPOL BIS. Dit onderdeel is bedoeld om een handvat te geven voor deze conversie. 

Bron:
Het document "Impact analyses on SI-UBL 1.2 due to NL-CIUS and PEPPOL-CIUS (and thus EN 16931" samengesteld met handvatten voor de conversie van SI-UBL 1.2 naar de nieuwe Europese standaard EN 16931, rekening houdend met NLCIUS en PEPPOL-CIUS. Dit document hebben wij mede gebruikt om onderstaande conversie aandachtspunten samen te stellen.

Zie ook STPE voor de specificatie van onder andere NLCIUS.

 

De standaard versies die UBL via OASIS kent

OASIS (www.oasis-open.org) heeft UBL op de markt gebracht, te weten: 
- UBL 1.0 (2004),
- UBL 2.0 (2006),
- UBL 2.1 (2013).
- UBL 2.2 (2018)
- UBL 2.3 (2021)

In de praktijk wordt vanaf UBL 2.0 gebruikt en zijn de versies backwards compatible. 

Emballage c.q. verpakking

Emballage wordt in de regel als aparte artikelen in de voorraadadministratie bijgehouden.

Nadere specificaties Europese norm EN 16931 met Nederlandse NLCIUS

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten werken sinds medio april 2019.

Nadere specificaties PEPPOL BIS (V3) binnen een UBL-factuur

PEPPOL BIS
Onder de noemer "PEPPOL BIS V3" kent PEPPOL ook een specificatie om een factuur op te bouwen. Deze specificatie is volledig afgestemd op de Europese standaard EN 16931 voor wat betreft UBL. 

PEPPOL BIS (V3) aangevuld met enkele landgebonden specificaties (voor Nederland) vormt de NLUBL waar deze WIKI mede betrekking op heeft. 

Om te starten eerst voorbeeld van een simpele, maar wel complete, factuur in UBL (NLCIUS)

Voordat de elementen op een UBL Factuur verder worden toegelicht volgt onderstaand eerst een simpel, maar compleet, voorbeeld van een factuur met 1 factuurregel en (dus) 1 BTW-percentage.

Opbouw UBL Factuur, afzender factuur (Accounting SupplierParty)

De gegevens van de afzender van de factuur zijn in UBL ondergebracht onder:
[1..1] <AccountingSupplierParty>
   [1..1[ <party>:

  1. [0..1] EndpointID; Elektronische netwerkadressering (EndpointID) van de leverancier, zoals PEPPOL adressering;
    [1..1] PEPPOL  
    Met verplicht SchemeID volgens ISO 6523 ICD code. Voor KVK code 0106 en voor OIN code 0190.
    Nadere specificaties PEPPOL netwerk binnen een UBL-factuur.

  2. [0..*] PartyIdentification; Identificatie van de verkoper. 
    Met element:
    - [1..1] ID; Met optioneel SchemeID volgens ISO 6523 ICD code.
     
    PEPPOL BIS toelichting:
    Dit element wordt zowel gebruikt voor de identificatie van de verkoper, als voor de unieke bankreferentie-identificatie van de verkoper (toegewezen door de bank van de verkoper). Gebruik voor verkoperidentificatie de ICD-codelijst, gebruik SEPA voor een aan de SEPA bank toegewezen crediteurreferentie. Om ervoor te zorgen dat de koper automatisch een leverancier identificeert, moet deze identificatie van de verkoper, de wettelijke registratienummer van de verkoper (zie punt 6) en/of de btw-identificatie van de verkoper (zie punt 5) aanwezig zijn.

    SchemeID
    Het identificatieschema-ID van de verkoper-ID, bijvoorbeeld 0106 (KVK) of 0190 (OIN). Voor aan de bank toegewezen crediteur-ID MOET de waarde "SEPA" zijn

    NLCIUS toelichting:

    Voor het identificeren van de Leverancier (in de communicatie tussen Leverancier en Afnemer) kunnen verschillende soorten identifiers worden gebruikt. Bijvoorbeeld het GLN, KVK nummer, KVK vestigingsnummer, een sector identifier, of bilateraal afgesproken identifier. Dit veld wordt aanvullend gebruikt op het Registratienummer leverancier (zie punt 6) en het BTW nummer (Zie punt 5). (BT-31).
    Het KVK vestigingsnummer kan niet worden gebruikt voor routing op het PEPPOL netwerk, maar alleen voor het identificeren van partijen.

    UBL Ketentest:
    Bovenstaand wordt in de meeste gevallen het KVK-nummer of OIN-nummer gebruikt (zie punt 6).
    In dat geval dus het zelfde nummer als bij het eerder genoemde EndpointID voor SEPA.
       
  3. [0..*] PartyName; Naam van de afzender.
    [0..1] EU-N
    Met element: 
    - [1..1] Name.

    EU-N:
    EU-N stelt zich op het standpunt dat alleen de registratienaam verplicht is (zie onder punt 6 PartyLegalEntity) en daarom deze naam (PartyName) optioneel is!
    Advies UBL Ketentest: naam altijd opgeven.

  4. [0..1] PostalAddress; Postadres van de afzender.
    [1..1] EU-N 
    Met elementen:
    - [0..1] StreetName; straat.
      [1..1] NLCIUS; verplicht indien leverancier in NL.
    - [0..1] AdditionalStreetName. 
    - [0..1] CityName; woonplaats.
      [1..1] NLCIUS; verplicht indien leverancier in NL.
    - [0..1] PostalZone; postcode.
      [1..1] NLCIUS; verplicht indien leverancier in NL
    - [0..1] CountrySubentity; provincie. Niet gebruikelijk in Nederland.
    - [0..*] AddressLine; een of meer aanvullende adresregels.
      [0..1] EU-N
               [1..1] Line; aanvullende adresregel
    - [1..1] Country; landcode.
               [1..1[ IdentificationCode; bijv. NL.

    PEPPOL BIS
    Er moeten voldoende onderdelen van het adres worden gevuld om aan de wettelijke eisen te voldoen.

    NLCIUS

    Volgens de Belastingdienst moeten adressen zo compleet mogelijk zijn. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. De factuur wordt niet gebruikt om stamgegevens bij te werken. Het ontvangende systeem zal doorgaans niets doen met adresgegevens.

    Gebruik aanvullende adresgegevens wordt afgeraden.
    Gebruik provincie wordt afgeraden.

    UBL Ketentest
    Oneens dat ontvangende systeem niets doet met adresgegevens.
    1. Kan gebruikt worden om adresgegevens leverancier op te nemen als deze nieuw is.
    2. Kan gebruikt worden als sprake is van een adreswijziging. Advies is dan wijziging vooraf melden en laten autoriseren. 

    Uitgaande facturen; zoveel mogelijk straat inclusief huisnummer.
    Inkomende facturen; straat aanvullen met inhoud huisnummer als dit laatste apart is gevuld (via BuildingNumber - dat bij EU-N niet gebruikt wordt). 
    De reden is dat in vorige UBL versies (zoals SI-UBL 1.2) het huisnummer apart opgegeven moest worden via BuildingNumber.

  5. [0..*] PartyTaxScheme; BTW-gegevens van de afzender;
    [0..2] EU-N
    Met elementen:
    - [0..1[ CompanyID; BTW-nummer afzender.
      [1..1] PEPPOL 
    - [1..1] TaxScheme; aanduiding VAT.
               [1..1] ID; aanduiding altijd "VAT".

    NLCIUS
    Dit veld betreft het BTW nummer van de Leverancier. Indien leverancier BTW plichtig is in Nederland, dan moet dit gegeven opgenomen worden.
       
  6. [0..n] PartyLegalEntity; KvK-gegevens van de afzender 
    [1..1] EU-N
    Met elementen:
    - [0..1] RegistrationName; Registratienaam van de afzender
      [1..1] EU-N
    - [0..1] CompanyID; Met optioneel SchemeID volgens ISO 6523 ICD code. Veelal KvK-nummer van de afzender. 
    - [0..1] CompanyLegalForm; Juridische informatie
               NLCIUS: Juridische informatie (CompanyLegalForm) afgeraden. N.v.t. voor Nederlandse leveranciers.

    In plaats van KvK kan ook sprake zijn van een andere instantie, c.q. nummer-uitgave. Zo kennen we in Nederland OIN (Overheids Identificatie Nummer) voor overheden die geen KvK-nummer hebben. Voor KVK code 0106 en voor OIN code 0190.

    OIN staat voor openbare Organisatie-identificatienummers (ook wel "Overheids indentificatienummers" genoemd). 
    Voor meer informatie en raadplegen van OIN zie de Centrale OIN Raadpleegvoorziening

    LET OP:
    Het KVK-nummer (of ander nummer) wordt vooraf gegaan worden door het "schemeID".  
    Dit schemaID bevat dan de ISO 6523 ICD code.

    NLCIUS:
    Als Nederlandse leverancier dan alleen gebruiken KVK code 0106 of OIN code 0190.
       
  7. [0..1] Contact; Contactgegevens afzender.
    Met elementen: 
    - [0..1] Name; 
    - [0..1] Telephone; 
    - [0..1] ElectronicMail; emailadres.

Opbouw UBL Factuur, betalingsmethode (PaymentMeans, waaronder bankrekening afzender)

[0..*] PaymentMeans (betalingsmethode c.q. -instructie) is als volgt onderverdeeld:

NLCIUS:
Door Nederlandse leveranciers verplicht om te vullen in geval van betaling van afnemer naar leverancier. Alle drie mogelijkheden worden ondersteund:
1. Bankoverschrijving (Credit transfer)
2. Credit card betaling (Payment card information)
3. Automatische incasso (Direct debit).

Bij een negatief te betalen bedrag blijft de betekenis van Payee en PaymentInstructions, namelijk die van de betalingsontvanger. De invulling verandert dus van gegevens van de leverancier naar die van de afnemer.

  1. [1..1] PaymentMeansCode; Code betalingsmethode. Name is optioneel. 
    NLCIUS: Alleen gebruiken:
    30: Credit transfer (bankoverschrijving), payment by credit movement of funds from one account to another.
    48: Bank card (creditcard betaling), payment by means of a card issued by a bank or other financial institution.
    49: Direct debit (automatische inasso), the amount is to be, or has been, directly debited to the customer's bank account.
    57: Standing agreement (contractueel vastgelegd - verder niet gespecificeerd), the payment means have been previously agreed between seller and buyer and thus are not stated again.
    58: SEPA credit transfer (SEPA bankoverschrijving), credit transfer inside the Single Euro Payment Area (SEPA) system.
    59: SEPA direct debit (SEPA incasso), direct debit inside the Single Euro Payment Area (SEPA) system.
      
  2. [0..n] PaymentID; Betaingskenmerk. 
    [0..1] EU-N
    Zie ook:
    https://en.wikipedia.org/wiki/Creditor_Reference 
    - NL-betalingskenmerk.
       
  3. [0..1] CardAccount; Card gegevens.
    Alleen opgeven bij Credit Card betaling (Payment Means code 48)
    Met als elementen:
    [1..1] PrimaryAccountNumberID; nummer van de kaart.
    [1..1] NetworkID; American Express, Master Card, Visa.
    [0..1] HolderName; naam van de kaarthouder. 
     
  4. [0..1] PayeeFinancialAccount; Bankrekening afzender.
             [0..1] ID; IBAN van de begunstigde (PayeeFinancialAccount) opgeven
             [1..1] EU-N
             [0..1] Name; afgeraden door NLCIUS.
             [0..1] FinancialInstitutionBranch; identificatie van de bank. NLCIUS: wordt afgeraden voor SEPA betalingen. 
                      [1..1] ID; Bic code van de bank.   

  5. [0..1] PaymentMandate (direct debet); Automatische incasso
             [0..1] ID; Unieke identificatie toegekend door de begunstigde om te verwijzen naar de machtiging tot automatische incasso.
                            Wordt gebruikt om de Koper vooraf op de hoogte te stellen van een SEPA-incasso.
             [0..1] PayerFinancialAccount
                      [0..1] ID; De (bank)rekening (van de betalende) die moet worden gedebiteerd (afgeschreven) door de automatische
                                     incasso.
                      [1..1] ID; PEPPOL.

In de praktijk wordt meestal alleen 2 (betalingskenmerk) en 4 (bankrekening afzender) opgegeven. Deze laatste wordt altijd geadviseerd op te geven.

Links naar andere websites over [ RPA ]
IRPA
Institute For Robotic Process Automation.
Softwarepakketten met [ RPA ] Leverancier
Syntri
RPA gestuurde ERP voor de maakindustrie
Syntri ERP B.V. Syntri ERP B.V.
Simac cloud services en RPA
e-factureren, RPA, Peppol, e-procurement en purchase to pay
Simac Document Solutions bv

Onerzoeksbureau GBNED