Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten gaan werken per medio april 2019.

Als een UBL-factuur via het SI / PEPPOL-netwerk wordt uitgewisseld dient betreffende UBL-factuur een aantal elementen te bevatten die enerzijds duiden op het gebruik van PEPPOL en anderzijds op de adressering van de afzender en ontvanger via het PEPPOL-netwerp.

Het gaat met name om:
1. CustomizationID; In onderstaand voorbeeld is een verwijzing naar EN16931 en de NLCIUS opgennomen.
2. ProfileID;
3, Leverancier PEPPOL adres;
4. Afnemer PEPPOL-adres.

Voordat de elementen op een UBL Factuur verder worden toegelicht volgt onderstaand eerst een simpel, maar compleet, voorbeeld van een factuur met 1 factuurregel en (dus) 1 BTW-percentage.

Een UBL factuur bevat de volgende (overige) referenties:

1. Orderreferentie (inkooporder en desgewenst verkooporder - zie uitwerking); optioneel / EU-N optioneel. 
     
2. Factuurreferentie (BillingReference); optioneel / EU-N optioneel. 
   A reference to a commercial invoice or corrective invoice of which the current invoice is a correction of. Dus een verwijzing naar een eerdere factuur.
   Opmerking EU-N: ID is verplicht als BillingReference is aanwezig en IssueDate is optioneel. 
     
3. Verzendreferentie (DespatchDocumentReference); optioneel / EU-N optioneel
   In tegenstelling tot standaard UBL bij EU-N alleen met het attribuut "ID".
   (Als gebruikt is ID verplicht bij NLCIUS en PEPPOL).
     
4. Ontvangstreferentie (ReceiptDocumentReference); optioneel / EU-N optioneel
   In tegenstelling tot standaard UBL bij EU-N alleen met het attribuut "ID".
   (Als gebruikt is ID verplicht bij NLCIUS en PEPPOL).
     
5. Inschrijvings(tender)referentie (OriginatorDocumentReference); optioneel / EU-N optioneel
   In tegenstelling tot standaard UBL bij EU-N alleen met het attribuut "ID".
   (Als gebruikt is ID verplicht bij NLCIUS en PEPPOL).
      
6. Contract(document)referentie; optioneel / EU-N optioneel.
   In tegenstelling tot standaard UBL mag dit element bij EU-N slechts éénmaal voorkomen en dan alleen met het attribuut "ID".
   Dus bij EU-N zonder DocumentType en DocumentTypeCode.

EU-N uitleg algemeen

<Delivery> is Optioneel / EU-N Optioneel

Achtereenvolgens kan desgewenst opgegeven worden:
1. AfleverID; Optioneel
2. Afleverdatum; Optioneel / EU-N Optioneel
3. Aflever identificatie; Optioneel / EU-N Optioneel, bijvoorbeeld als GLN-nummer aanwezig

4. Afleveradres; Optioneel / EU-N Optioneel
Met elementen:
- straat;
- woonplaats
- provincie
- landcode; verplicht bij EU-N
- aanvullende adresgegevens.
Dus alleen de elementen die van belang zijn vullen, de andere elementen weglaten.
EU-N uitzondering: landcode altijd verplicht en huisnr (BuildingNumer) onderdeel van straat (dus niet apart).

5. Naam van de partij waar de goederen afgeleverd worden; Optioneel / EU-N Verplicht

EU-N uitleg algemeen

DeliveryTerms is Optioneel. / EU-N geheel niet opgenomen
Hier kan bijvoorbeeld verwezen worden naar de Incoterms van de International Chamber of Commerce (ICC).

De gegevens van de afzender van de factuur zijn in UBL ondergebracht onder <AccountingSupplierParty> en als volgt onderverdeeld:

1. Identificatie ID van de klant; Optioneel.
   Letterlijk omschreven als: CustomerAssignedAccountID. An identifier for this supplier party, assigned by the customer.
          
2. Aanvullende identificatie afzender; Optioneel.
   Letterlijk omschreven als: AdditionalAccountID is an additional identifier for this supplier party (3th party id in free format text).

De volgende onderdelen zijn in UBL ondergebracht onder <party>:

1. Elektronische netwerkadressering, zoals PEPPOL adressering; Optioneel / EU-N Optioneel.
   Alleen van belang als met PEPPOL als kanaal wordt gewerkt.
   
   
2. Identificatie van de afzender; Optioneel / EU-N Optioneel
      
3. Naam van de afzender; EU-N Optioneel
   
   Opmerking EU-N:
   LET OP: Veronderstelt mag worden dat de naam van de afzender altijd opgegeven wordt.
   EU-N stelt zich op het standpunt dat registratienaam verplicht is (zie onder punt 6) en daarom deze naam optioneel is!
   Advies UBL Ketentest: naam altijd opgeven.
   
   
4. Postadres van de afzender; Optioneel / EU-N deels verplicht (alleen met landcode)
   Met elementen:
   - straat;
   - woonplaats
   - postcode
   - provincie
   - aanvullende adresgegevens; als aanwezig (Addressline) dan altijd Line invullen. 
   - landcode; verplicht bij EU-N
   Dus alleen de elementen die van belang zijn vullen, de andere elementen weglaten.
   + EU-N: uitzondering: landcode altijd verplicht.
   + EU-N uitgaand: zoveel mogelijk straat inclusief huisnummer. Inkomend: straat aanvullen met inhoud huisnummer als dit laatste apart is gevuld (via BuildingNumber).
   + NLCIUS: straat, woonplaats en postcode verplicht.
   
   
5. BTW-gegevens van de afzender; Optioneel / EU-N optioneel.
   BTW-nummer afzender en bijvoorbeeld extra aanduiding als geen BTW van toepassing is.
   + NLCIUS / PEPPOL: BTW-nummer altijd opgeven.
      
6. KvK-gegevens van de afzender (PartyLegalEntity); Optioneel / EU-N deels verplicht.
   Registratienaam (EU-N verplicht) van de afzender en KvK-nummer van de afzender.  
   
   In plaats van KvK kan ook sprake zijn van een andere instantie, c.q. nummer-uitgave. Zo kunnen we in Nederland OIN (Overheids Identificatie Nummer) voor overheden die geen KvK-nummer hebben. 
   
   LET OP:
   Het KVK-nummer (of ander nummer) kan vooraf gegaan worden door het "schemeID".  
   Dit schemaID bevat dan de ISO 6523 ICD code. Voor de KVK is dit code 0106 en voor OIN is dit code 0190.  
   
   Zie voor KVK en OIN met nadruk ook:
   Nadere specificaties EN 16931 (norm voor de Europese kernfactuur), conversie Punt 5 PartyLegalEntity. 
      
7. Contactgegevens afzender; Optioneel / EU-Optioneel.
   Met elementen als naam, telefoon en emailadres.

EU-N uitleg algemeen 

Een UBL factuur bevat de volgende algemene factuurgegevens:

1. ID (Factuurnummer). EU-N
2. Factuurdatum. EU-N
3. Vervaldatum; optioneel, maar wel aanbevolen / EU-N optioneel
      
4. Factuurtype code; optioneel / EU-N verplicht
   Voor een (commerciële) factuur geldt hiervoor standaard de waarde ‘380’.
   De praktijk leert dat niet alle leveranciers de waarde van ‘380’ hebben opgegeven en soms dit element geheel weg laten (het is per slot van rekening optioneel volgens standaard UBL). In het laatste geval kan kan door de ontvanger uitgegaan worden van ‘380’. Vanuit de UBL Ketentest wordt vooralsnog geadviseerd uitsluitend ‘380’ te gebruiken en geen andere InvoiceTypeCode.
   
   In sommige andere landen wordt voor creditnota's gebruikt gemaakt van de code '381'.
   Meer over creditnota's...
     
5. Algemene factuurinformatie; optioneel / EU-N optioneel.
   
   Aanvullende toelichting EU-N:
   Het onderwerp in de toelichting (kunnen er meerdere zijn) wordt aangeduid binnen ##.
   Zie uitwerking hieronder.
      
6. Peildatum voor belastingen (BTW peildatum); optioneel / EU-N optioneel
   Geadviseerd wordt deze gelijk te houden aan de factuurdatum. 
      
7. Valutacode voor de gehele factuur; optioneel / EU-N verplicht
   Vanuit Nederland in verreweg de meeste gevallen "EUR". 
   Als niet opgegeven wordt "EUR" verondersteld.
      
8. Overige valutacodes; optioneel. 
   Aanvullend op de hiervoor genoemde valutacode kan een, desgewenst afwijkende, valutacode worden opgegeven voor specifieke doeleinden, zoals: valutacode voor belastingen (BTW), regelprijs en/of betaling.
   Geadviseerd wordt hier geen, of in ieder geval zo min mogelijk, gebruik van te maken.
   Valutacode voor BTW is ook optioneel aanwezig bij EU-N.
       
9. Referenties van de klant; optioneel / EU-N optioneel.
   Enerzijds kan een interne referentie van de klant opgegeven worden via:
   - het element "AcountingCost" en anderzijds;
   - via het element "BuyerReference".
     
10. Periode waarover de factuurprestatie is verricht; optioneel / EU-N optioneel  
    Via het element "InvoicePeriod" kan een factuurperiode wordt opgegeven, die dan bestaat uit de onderliggende elementen "StartDate" en "EndDate".
    Als gekozen wordt voor "InvoicePeriod" dan moeten "StartDate" en "EndDate" beide verplicht gevuld worden. Formaat datum is in beide gevallen "YYYY-MM-DD".
    
    Aanvullend EN-N optioneel
    Het element "DescriptionCode". The code of the date when the VAT becomes accountable for the Seller and for the Buyer.

 EU-N uitleg algemeen

Van belang als er een andere begunstigde is voor de factuur. Optioneel / EU-N Optioneel

Opgegeven worden dan de naam van de begunstigde, een identificatie en een officiële registratie, zoals een KvK-nummer.
EU-N: Als PayeeParty aanwezig dan is (Party)Name verplicht. 

EU-N uitleg algemeen

Betalingsconditie wordt opgegeven via PaymentTerms en is Optioneel / EU-N optioneel.

Aanvullend kan ook betalingskorting en kredietbeperking vastgelegd worden via PaymentTerms.
EU-N: Note mag maar een keer (0..1) vastgelegd worden.

EU-N uitleg algemeen