Betalingsverkeer binnen boekhoudsoftware is onder te verdelen in: automatische betalingen debiteuren, automatische incasso crediteuren en elektronisch bankieren (waaronder ook functies als Ideal). In relatie tot het betalingsverkeer zijn onderwerpen als SEPA en PSD van belang. In meer uitgebreidere vorm spelen onderwerpen als Treasury-, Cash- en Payment management waarvoor aparte softwaresystemen aangeboden worden. Cryptocurrencies, zoals de Bitcoin, kunnen ook een rol spelen bij betalingsverkeer. 

In de vorige eeuw was het handmatig vastleggen van boekingen de belangrijkste functie om efficiënt met boekhoudsoftware te kunnen werken. Met name bij administratiekantoren was het de kunst om zo snel mogelijk boekingen (inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonverdeelstaat, etc.) handmatig in te voeren. Bankafschriften werden in de regel al min of meer automatisch geboekt via een 'reconciliatie' functie. Deze laatste functie deed zijn intrede toen banken overgingen op de voorloper van SEPA, te weten MT940, een standaard om op uniforme wijze bankafschriftmutaties aan te bieden aan boekhoudsoftware. Heden ten dage worden mutaties zoveel mogelijk automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo kent deze WIKI ook het onderdeel "Betalingsverkeer en boekhoudsoftware" en "Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking".

Dit onderdeel "Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware" gaat in op eigenschappen die zowel van toepassing kunnen zijn op het handmatig vastleggen van boekingen als het automatisch registreren van boekingen.

Functionaliteit op het gebied van salarissoftware is onderverdeeld naar: berekeningen (ondersteuning cao’s, salarisschalen en soorten van berekeningen), belastingfunctionaliteit (de vele regelingen die vanuit de Belastingdienst gelden en in belangrijke mate bepalend zijn voor de inhoudingen), WW-functionaliteit (gericht op de WW-premiesystematiek door de Wet arbeidsmarkt in balans - WAB - per 2020) en onder meer de werkkostenregeling.

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten werken sinds medio april 2019.

De gegevens van de afzender van de factuur zijn in UBL ondergebracht onder:
[1..1] <AccountingSupplierParty>
   [1..1[ <party>:

1. [0..1] EndpointID; Elektronische netwerkadressering (EndpointID) van de leverancier, zoals PEPPOL adressering;
   [1..1] PEPPOL  
   Met verplicht SchemeID volgens ISO 6523 ICD code. Voor KVK code 0106 en voor OIN code 0190.
   Nadere specificaties PEPPOL netwerk binnen een UBL-factuur.
   
   
2. [0..*] PartyIdentification; Identificatie van de verkoper. 
   Met element:
   - [1..1] ID; Met optioneel SchemeID volgens ISO 6523 ICD code.
    
   PEPPOL BIS toelichting:
   Dit element wordt zowel gebruikt voor de identificatie van de verkoper, als voor de unieke bankreferentie-identificatie van de verkoper (toegewezen door de bank van de verkoper). Gebruik voor verkoperidentificatie de ICD-codelijst, gebruik SEPA voor een aan de SEPA bank toegewezen crediteurreferentie. Om ervoor te zorgen dat de koper automatisch een leverancier identificeert, moet deze identificatie van de verkoper, de wettelijke registratienummer van de verkoper (zie punt 6) en/of de btw-identificatie van de verkoper (zie punt 5) aanwezig zijn.
   
   SchemeID
   Het identificatieschema-ID van de verkoper-ID, bijvoorbeeld 0106 (KVK) of 0190 (OIN). Voor aan de bank toegewezen crediteur-ID MOET de waarde "SEPA" zijn
   
   NLCIUS toelichting:
   Voor het identificeren van de Leverancier (in de communicatie tussen Leverancier en Afnemer) kunnen verschillende soorten identifiers worden gebruikt. Bijvoorbeeld het GLN, KVK nummer, KVK vestigingsnummer, een sector identifier, of bilateraal afgesproken identifier. Dit veld wordt aanvullend gebruikt op het Registratienummer leverancier (zie punt 6) en het BTW nummer (Zie punt 5). (BT-31).
   Het KVK vestigingsnummer kan niet worden gebruikt voor routing op het PEPPOL netwerk, maar alleen voor het identificeren van partijen.
   
   UBL Ketentest:
   Bovenstaand wordt in de meeste gevallen het KVK-nummer of OIN-nummer gebruikt (zie punt 6).
   In dat geval dus het zelfde nummer als bij het eerder genoemde EndpointID voor SEPA.
      
3. [0..*] PartyName; Naam van de afzender.
   [0..1] EU-N
   Met element: 
   - [1..1] Name.
   
   EU-N:
   EU-N stelt zich op het standpunt dat alleen de registratienaam verplicht is (zie onder punt 6 PartyLegalEntity) en daarom deze naam (PartyName) optioneel is!
   Advies UBL Ketentest: naam altijd opgeven.
   
   
4. [0..1] PostalAddress; Postadres van de afzender.
   [1..1] EU-N 
   Met elementen:
   - [0..1] StreetName; straat.
     [1..1] NLCIUS; verplicht indien leverancier in NL.
   - [0..1] AdditionalStreetName. 
   - [0..1] CityName; woonplaats.
     [1..1] NLCIUS; verplicht indien leverancier in NL.
   - [0..1] PostalZone; postcode.
     [1..1] NLCIUS; verplicht indien leverancier in NL
   - [0..1] CountrySubentity; provincie. Niet gebruikelijk in Nederland.
   - [0..*] AddressLine; een of meer aanvullende adresregels.
     [0..1] EU-N
              [1..1] Line; aanvullende adresregel
   - [1..1] Country; landcode.
              [1..1[ IdentificationCode; bijv. NL.
   
   PEPPOL BIS
   Er moeten voldoende onderdelen van het adres worden gevuld om aan de wettelijke eisen te voldoen.
   
   NLCIUS: 
   Volgens de Belastingdienst moeten adressen zo compleet mogelijk zijn. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. De factuur wordt niet gebruikt om stamgegevens bij te werken. Het ontvangende systeem zal doorgaans niets doen met adresgegevens.
   
   Gebruik aanvullende adresgegevens wordt afgeraden.
   Gebruik provincie wordt afgeraden.
   
   UBL Ketentest
   Oneens dat ontvangende systeem niets doet met adresgegevens.
   1. Kan gebruikt worden om adresgegevens leverancier op te nemen als deze nieuw is.
   2. Kan gebruikt worden als sprake is van een adreswijziging. Advies is dan wijziging vooraf melden en laten autoriseren. 
   
   Uitgaande facturen; zoveel mogelijk straat inclusief huisnummer.
   Inkomende facturen; straat aanvullen met inhoud huisnummer als dit laatste apart is gevuld (via BuildingNumber - dat bij EU-N niet gebruikt wordt). 
   De reden is dat in vorige UBL versies (zoals SI-UBL 1.2) het huisnummer apart opgegeven moest worden via BuildingNumber.
   
   
5. [0..*] PartyTaxScheme; BTW-gegevens van de afzender;
   [0..2] EU-N
   Met elementen:
   - [0..1[ CompanyID; BTW-nummer afzender.
     [1..1] PEPPOL 
   - [1..1] TaxScheme; aanduiding VAT.
              [1..1] ID; aanduiding altijd "VAT".
   
   NLCIUS
   Dit veld betreft het BTW nummer van de Leverancier. Indien leverancier BTW plichtig is in Nederland, dan moet dit gegeven opgenomen worden.
      
6. [0..n] PartyLegalEntity; KvK-gegevens van de afzender 
   [1..1] EU-N
   Met elementen:
   - [0..1] RegistrationName; Registratienaam van de afzender
     [1..1] EU-N
   - [0..1] CompanyID; Vooraf gegaan door SchemeID volgens ISO 6523 ICD code. Veelal KvK-nummer van de afzender. 
   In plaats van KvK kan ook sprake zijn van een andere instantie, c.q. nummer-uitgave. Zo kennen we in Nederland OIN (Overheids Identificatie Nummer) voor overheden die geen KvK-nummer hebben.
   
   OIN staat voor openbare Organisatie-identificatienummers (ook wel "Overheids indentificatienummers" genoemd). 
   Voor meer informatie en raadplegen van OIN zie de Centrale OIN Raadpleegvoorziening. 
   
   NLCIUS:
   Als Nederlandse leverancier dan verplicht en alleen gebruiken KVK code 0106 of OIN code 0190.
   
   - [0..1] CompanyLegalForm; Juridische informatie
   NLCIUS: Juridische informatie (CompanyLegalForm) afgeraden. N.v.t. voor Nederlandse leveranciers.
      
7. [0..1] Contact; Contactgegevens afzender.
   Met elementen: 
   - [0..1] Name; 
   - [0..1] Telephone; 
   - [0..1] ElectronicMail; emailadres.
   
   

[0..1] PayeeParty; van belang als er een andere begunstigde is voor de factuur.
Bijvoorbeeld een factoring maatschappij.

Opgegeven worden dan de naam van de begunstigde, een identificatie en een officiële registratie, zoals een KvK-nummer.

1. [0..n] PartyIdentification; Identificatie van de begunstigde.
   [0..1] EU-N
   Met element:
   - [1..1] ID; Met optioneel [0..1] SchemeID volgens ISO 6523 ICD code. 
   PEPPOL BIS toelichting:
   Identificatie van de begunstigde of door de bank toegewezen crediteur-ID.
   Dit element wordt gebruikt voor zowel de identificatie van de begunstigde, of de unieke bankreferentie-identificatie van de begunstigde (toegewezen door de bank van de begunstigde). Gebruik voor identificatie van de begunstigde de ICD-codelijst, voor de SEPA-bank toegewezen crediteurreferentie, gebruik SEPA.
   
   SchemeID:
   Aan begunstigde of bank toegewezen crediteur-ID identificatieschema-ID
   De identificatieschema-ID van de begunstigde-ID. Voor aan de bank toegewezen crediteur-ID (BT-90) MOET de waarde "SEPA" zijn
    
2. [0..1] Partyname; Naam van de begunstigde.
   [1..1] EU-N
   Met element: 
   - [1..1] Name.
     
3. [0..*] PartyLegalEntity. KvK of OIN gegevens van de begunstigde.
   [0..1] EU-N
   Met element:
   - [0..1] CompanyID; KvK-of OIN-nummer van de gegunstigde. Met optioneel [0..1] SchemeID volgens ISO 6523 ICD code. 
   - [1..1] EU-N
   
   PEPPOL BIS
   Juridische identificatie van de begunstigde Een identificatie die is uitgegeven door een officiële registrator die de begunstigde identificeert als een rechtspersoon of persoon.
   
   NLCIUS:
   Voor Nederlandse leveranciers verplicht specificeren van KvK of OIN.
   Eén van de volgende codes uit de ISO 6523 lijst van organisatieidentificatieschema's:
   KvK: 0106
   OIN: 0190.  

[0..*] PaymentMeans (betalingsmethode c.q. -instructie) is als volgt onderverdeeld:

NLCIUS:
Door Nederlandse leveranciers verplicht om te vullen in geval van betaling van afnemer naar leverancier. Alle drie mogelijkheden worden ondersteund:
1. Bankoverschrijving (Credit transfer)
2. Credit card betaling (Payment card information)
3. Automatische incasso (Direct debit).

Bij een negatief te betalen bedrag blijft de betekenis van Payee en PaymentInstructions, namelijk die van de betalingsontvanger. De invulling verandert dus van gegevens van de leverancier naar die van de afnemer.

1. [1..1] PaymentMeansCode; Code betalingsmethode. Name is optioneel. 
   NLCIUS: Alleen gebruiken:
   30: Credit transfer (bankoverschrijving), payment by credit movement of funds from one account to another.
   48: Bank card (creditcard betaling), payment by means of a card issued by a bank or other financial institution.
   49: Direct debit (automatische inasso), the amount is to be, or has been, directly debited to the customer's bank account.
   57: Standing agreement (contractueel vastgelegd - verder niet gespecificeerd), the payment means have been previously agreed between seller and buyer and thus are not stated again.
   58: SEPA credit transfer (SEPA bankoverschrijving), credit transfer inside the Single Euro Payment Area (SEPA) system.
   59: SEPA direct debit (SEPA incasso), direct debit inside the Single Euro Payment Area (SEPA) system.
     
2. [0..n] PaymentID; Betaingskenmerk. 
   [0..1] EU-N
   Zie ook:
   - https://en.wikipedia.org/wiki/Creditor_Reference 
   - NL-betalingskenmerk.
      
3. [0..1] CardAccount; Card gegevens.
   Alleen opgeven bij Credit Card betaling (Payment Means code 48)
   Met als elementen:
   [1..1] PrimaryAccountNumberID; nummer van de kaart.
   [1..1] NetworkID; American Express, Master Card, Visa.
   [0..1] HolderName; naam van de kaarthouder. 
    
4. [0..1] PayeeFinancialAccount; Bankrekening afzender.
            [0..1] ID; IBAN van de begunstigde (PayeeFinancialAccount) opgeven
            [1..1] EU-N
            [0..1] Name; afgeraden door NLCIUS.
            [0..1] FinancialInstitutionBranch; identificatie van de bank. NLCIUS: wordt afgeraden voor SEPA betalingen. 
                     [1..1] ID; Bic code van de bank.   
   
   
5. [0..1] PaymentMandate (direct debet); Automatische incasso
            [0..1] ID; Unieke identificatie toegekend door de begunstigde om te verwijzen naar de machtiging tot automatische incasso.
                           Wordt gebruikt om de Koper vooraf op de hoogte te stellen van een SEPA-incasso.
            [0..1] PayerFinancialAccount
                     [0..1] ID; De (bank)rekening (van de betalende) die moet worden gedebiteerd (afgeschreven) door de automatische
                                    incasso.
                     [1..1] ID; PEPPOL.

In de praktijk wordt meestal alleen 2 (betalingskenmerk) en 4 (bankrekening afzender) opgegeven. Deze laatste wordt altijd geadviseerd op te geven.

AdditionalDocumentReference
Via ‘Additional Document Reference’ kunnen een of meer bijlagen als ‘embedded’ file toegevoegd worden aan het UBL document. Bijvoorbeeld een getekende opleverbon in PDF-formaat.

NLCIUS
Advies:
Max 10 MB totaal; 
Max 10 bijlagen.

[0..*] Additional Document Reference
Met de volgende elemten:
- [1..1] ID; Identificatie opgegeven door de afzender. Optioneel met SchemeID
- [0..1] DocumentTypeCode;
  PEPPOL
  Code 130 wordt gebruikt voor een object wat bij de factuur behoort. Anders niet gebruiken.
- [0..1] DocumentDescription; omschrijving van document, zoals opleverbon in PDF of urenspecificatie.

- [0..1] Attachment; de bijlage met het volgende element:
           [0..1] EmbeddedDocumentBinaryObject; Embedded bijlage.
                    Met nadere aanduiding via: mimeCode en filename, beide verplicht. (zie voorbeeld hieronder).

- [0..1] ExternalReference; Verwijzing naar (extern) document.
           [0..1] URI; URL (Uniform Resource Locator) waar document is opgeslagen. Inclusief de aanduiding als https:// of ftp://..
           [1..1] EU-N

MimeCode
Toegestane mimeCodes zijn:
- application/pdf (PDF document); geadviseerd, zie hieronder toelichting PDF
- image/png (PNG afbeelding);
- image/jpeg (JPG afbeelding);
- text/csv (Comma separated file c.q. spreadsheet);
- application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (Open XML spreadsheet);
- application/vnd.oasis.opendocument. spreadsheet (Open Document spreadsheet).

PDF
De PDF kan dienen als toelichting op factuur. Zonder PDF zijn sommige factuurscenario’s niet eens mogelijk. Denk aan bedragen inclusief BTW. 

Hier gaan we alleen in op het toepassen van een G-rekening op een factuur en is geen rekening gehouden met een eventuele verleggingsregeling voor de BTW. In de praktijk kunnen complexere situaties voorkomen met bijvoorbeeld een combinatie van het gebruik van een G-rekening EN de verleggingsregeling op één factuur. Zo kan de G-rekening dan relevant voor de loonheffing en de verleggingsregeling voor de BTW. Voor de verleggingsregeling wordt verwezen naar de Wiki UBL Binnenlandse BTW, BTW-verlegd. 

Een eerste aandachtspunt is dat lang niet alle boekhoudpakketten standaard een functie voor het maken en verzenden van uitgaande (verkooop)facturen bevat. Lang niet alle bedrijven factureren vanuit hun boekhoudsoftware, maar bijvoorbeeld van een branchegerichte toepassing of bijvoorbeeld webwinkelsoftware. Een groothandel maakt in de regel gebruik van software voor de groothandel met modules als inkopen, voorraad- en magazijnbeheer en verkoopfacturen. Een dienstverlenende organisatie (denk aan een accountantskantoor, advocatenkantoor of belastingadvieskantoor) hebben in de regel aparte software voor het registreren van (declarabele) uren en declaraties (facturen). Een bouwbedrijf werkt met software voor een projectenadministratie, mede om te factureren. En bijvoorbeeld een installatiebedrijf gebruikt een werkorderadministratie om te factureren. Tot slot zijn er nog de ERP-toepassingen die zowel functies voor de boekhouding bevatten als factureren.