CRM Relatiebeheer gaat (veel) verder dan louter klantbeheer en het daarbij registreren van de klantgegevens. Leveranciers, partners en uitvoeringsinstanties zijn ook voorbeelden die vallen onder relatiebeheer. En wat te denken van relaties van kantoorcliënten, zoals kantoor belastingdienst, notaris en bankrelatie. Dit alles met de mogelijkheid om afzonderlijke contactgegevens te registreren.

Zowel inkomend- als uitgaand kent een practice management systeem functies voor gegevensuitwisseling en specifieke koppelingen met andere softwarepakketten. 

Een portaalsysteem is een internettoepassing waarmee met name gecommuniceerd kan worden met bijvoorbeeld cliënten en medewerkers. Ingeval van cliënten hebben we het dan over een ‘cliëntportaal’. De tegenhanger van een ‘cliëntportaal is een medewerkersportaal, waarmee met behulp van internet gecommuniceerd wordt binnen de organisaties. Voor dit laatste wordt regelmatig Microsoft Sharepoint en Microsoft Teams ingezet.