Hoe meer zaken een ondernemer op orde heeft, hoe eerder de controlemedewerker van de belastingdienst weer buiten staat.

Leuker kunnen ze het niet maken, wel makkelijker. De belastingdienst sluit bij haar controles zoveel mogelijk aan op de manier van werken van de betrokken ondernemer en gaat daarbij uit van de veronderstelling dat een ondernemer altijd een aantal zaken vastlegt en in de gaten wil houden. Én dat de ondernemer daarvoor een administratie en controlesystematiek voert die past bij de aard en omvang van zijn bedrijf en voorziet in zijn eigen informatiebehoefte. 

Bovendien moet een ondernemer volgens de belastingdienst ervoor zorgen dat de gegevens een flink aantal jaren bewaard en controleerbaar blijven. Kassasoftware is een goede informatiebron. Wie niets automatiseert om een te grote transparantie voor de belastingdienst te vermijden komt van een koude kermis thuis, want de belastingdienst beschikt over allerlei andere manieren om het net sluitend te krijgen. Een kijkje in de keuken. 

Niet onnodig op kosten jagen
“Wij brengen in kaart hoe een ondernemer zijn toko runt en stemmen daar onze controle op af”, zegt Fred van Ipenburg, accountant en projectleider bij de belastingdienst. “We willen ondernemers daarbij niet onnodig op kosten jagen en zo snel mogelijk te werk gaan. We gaan er bovendien vanuit dat iedereen in Nederland belang heeft bij eerlijke belastingbetaling. Immers, wat de een ontduikt, moeten anderen weer opbrengen om de overheidsuitgaven die we met zijn allen willen te kunnen bekostigen.”

In de praktijk leidt dit ertoe dat de belastingdienst zich nauwkeurig verdiept in de dagelijkse gang van zaken in ondernemingen. Hoe sturen ondernemers hun bedrijf aan? Hoe houden ze controle op bestellingen en hun medewerkers? Hoe optimaliseren ze hun winstmarge? Zo vindt de belastingdienst aanknopingspunten voor een efficiënte controle, maar komt ze ook op het spoor van zogenoemde risico’s. Fraudemogelijkheden dus. 
In grote bedrijven is doorgaans meer geautomatiseerd dan in kleinere bedrijven. Grotere bedrijven willen vanuit het hoofdkantoor goed zicht hebben op wat er in de winkels gebeurt om verkopen te optimaliseren en interne fraude te voorkomen. Ze beschikken daartoe over een uitgebreid Point Of Sale-systeem (POS), een professioneel ingerichte administratieve organisatie en interne beheersing (ook wel AO/IB genoemd). Er zijn tal van procedures en afspraken gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan functiescheiding (een kassamedewerker mag bijvoorbeeld de verkoopprijzen niet aanpassen). Daarnaast werken grotere bedrijven met waarneming ter plaatse (de mystery shopper) in opdracht van de leiding. Op deze manier komt fraude aan het licht. De belastingdienst controleert grote bedrijven onder andere op hun AO/IB en POS-systemen.

Zeven jaar bewaarplicht 
In het midden- en kleinbedrijf zijn al deze zaken niet zo professioneel geregeld waardoor de belastingdienst bij haar controleactiviteiten dus ook minder gebruik kan maken van de interne beheerssystemen. Maar of het nu gaat om grote of kleine bedrijven: de belastingdienst heeft het recht om gegevens van de afgelopen zeven jaar op te vragen. Dat staat in de Algemene wet inzake Rijksbelastingen (AWR). Artikel 52 van deze wet bevat algemene voorschriften waaraan de administratie van ondernemers moet voldoen: ondernemers moeten naar de eisen van het bedrijf een administratie voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken. De manier waarop ondernemers hun administratie bijhouden met inachtneming van de wettelijke eisen mogen ondernemers overigens zelf bepalen.

Wie nog niet met een POS-systeem werkt wordt dus geacht om alle kassastroken te bewaren met alle individuele transacties en de totaaltellingen gedurende zeven jaar. 

Ben van der Zwet, edp-auditor bij de belastingdienst: “Ontbreken de totaaltellingen – en dat komen we tegen – dan hervedelen we de bewijslast en volgt een dieper onderzoek. Gebruikt een ondernemer een POS-systeem, dan is dat systeem voor ons een belangrijke informatiebron. Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk POS-systemen die ondernemers gebruiken voldoen aan onze informatie-eisen bestuderen we ze en gaan we in gesprek met softwareleveranciers. We wijzen hen er bijvoorbeeld op dat we ingebakken mogelijkheden om te kunnen sjoemelen zijn tegengekomen die ze er beter uit kunnen halen. Of we bespreken mogelijkheden om gegevens efficiënter op te slaan zodat ondernemers gemakkelijker kunnen voldoen aan de bewaarplicht.” 

POS-pakketten en de belastingdienst
Onderzoeksbureau GBNED signaleert dat niet alle kassatransacties en wijzigingen in de basisgegevens zeven jaar lang in het kassasysteem zelf worden opgeslagen. Gerard Bottemanne van GBNED: “Oudere transacties worden bijvoorbeeld opgeslagen in een apart archiefbestand. Relevant is dan of de elders opgeslagen gegevens weer op te vragen zijn. En dit binnen een redelijke termijn, want dat moet volgens de AWR.” 
Bottemanne onderzoekt op het moment in hoeverre de in de detailhandel gebruikte POS-pakketten rekening houden met de eisen van de belastingdienst. De resultaten worden onder andere bekend gemaakt via www.softwarepakketten.nl. Als voorproefje alvast de reacties van een viertal leveranciers.

Unit 4 Agresso
“De gegevens worden per jaar opgeslagen in een tabel met de naam DAG200X en worden bewaard zolang de klant deze niet weg gooit. Alle kassatransacties worden met alle details bewaard, en er zijn geen gerelateerde tabellen nodig. Daarnaast kan er van elk jaar een audit file worden aangemaakt, volgens het format van de Belastingdienst."

ACA
"Alle relevante kassagegevens worden dagelijks geëxporteerd en verwerkt door het centraal systeem. Gebruikers voldoen aan de bewaarplicht als naast de reguliere (dagelijkse) back-ups, een back-up van de data en de programmatuur van het centrale systeem wordt gemaakt indien er bestanden opgeschoond worden en bij het uitvoeren van een update.”

Newway
“In New-Way Retail Software worden alle POS-Transacties volledig en voor altijd bewaard. De transacties worden in onverdichte vorm opgeslagen en zijn via standaard rapportages individueel of groepsgewijs (bijvoorbeeld per dag of fiscale periode) opvraagbaar. Ook wanneer de gegevens worden geëxporteerd (bijvoorbeeld naar een boekhoudsysteem) blijven de gegevens in het oorspronkelijke formaat in New-Way Retail Software volledig en voor altijd bewaard. Omdat naast POS-Transacties ook alle andere transacties (o.a. inkoopfacturen, betalingen en leveringen) in detail en voor altijd worden opgeslagen is inzicht in een gesloten geld-goederen stroom mogelijk. Ook kent New-Way Retail Software een groot aantal specifieke fiscale rapportages zoals BTW-rapportages en voorraadwaarderings-rapportages. Om de retailer te helpen bij het zeker stellen van de gegevens voorziet New-Way Retail Software tot slot in Back-up en restore functies.”

Nedfox
“Van elke kassabon blijven de detailregels alsmede de kassabon bewaard. Zowel ons pakket POS4ALL alswel RetailVista gooit nooit gegevens weg, alle details/transacties blijven bewaard. Mocht het voorkomen dat er ruimte gemaakt moet worden op de PC of server, dan worden de gegevens apart gezet zodat deze altijd opgevraagd kunnen worden. Uiteraard is een goede back-up van groot belang voor het behoud van de gegevens.”

Bottemanne: “Uit de eerste reacties van de leveranciers blijkt dat zij zich bewust zijn van de wettelijke eisen en hiervoor mogelijkheden hebben ingebouwd. Bovendien wordt duidelijk dat het regelmatig (feitelijk dagelijks) maken van back-ups door gebruikers van de software buitengewoon belangrijk is. Detaillisten die niet regelmatig een back-up maken van de gegevens (en soms de software zelf) lopen dus een risico als het gaat om het voldoen aan de wettelijke bewaarplicht”. 

Werkwijze belastingdienst
De belastingdienst beseft heel goed dat er in de registratie op het verkooppunt onzuiverheden zitten. De totaalsom van kassatransacties is niet gelijk aan de omzet. En er zijn bijzondere zaken: 

• Wellicht worden ook bepaalde kosten contant uit de kassalade betaald

• Voorschotten die contant betaald worden uit de kassalade

• Hoe gaat het systeem om met het terugbetalen bij retouren?

• Statiegelden? loten?

• Komen alle betaalwijzen (contant, PIN, cadeaubonnen, facturen) in het kassasysteem terecht?

• Gebruikt u bijvoorbeeld producten uit uw winkel voor privé gebruik?

Waar let de belastingdienst op bij een controle van een detaillist? De belastingdienst laat natuurlijk niet het achterste van haar tong zien, maar geeft wel een aantal controlegeheimen prijs. 

Fred van Ipenburg: “De Belastingdienst heeft in algemene zin te maken met de volgende risico’s: niet alle transacties worden via de kassa aangeslagen, de primaire vastlegging wordt achteraf gewijzigd of de boekhouding sluit niet met de primaire vastlegging. Om deze risico’s de baas te blijven verrichten we onderzoeken. Startpunt is daarbij vaak de controle op de AO/IB. Ook kijken we naar goederenstromen en kosten in relatie tot de opgegeven verkopen. We hebben tal van aanvullende controlemogelijkheden”.

Voorbeelden van die aanvullende controlemogelijkheden zijn:

1. Waarneming ter plaatse. Bijvoorbeeld of de kosten van aanwezig personeel in de (loon) administratie zijn verantwoord. Of het doen van testaankopen.
2. Vermogensvergelijking. Welk privévermogen geeft de ondernemer op aan het begin en eind van het (fiscale) jaar bij de aangifte inkomstenbelasting en sluit dit aan bij de soort onderneming en bijvoorbeeld de soort privé-bestedingen van een ondernemer? Een riant huis, luxe sportwagen of jacht stroken niet met een minimale aangifte.
3. Zogenoemde verbandcontroles. Kloppen de werktijden van het personeel met de tijdstippen die op de kassatransacties staan? Kloppen de bedragen in het grootboek met de totalen van de kassatransacties? Is de BTW-aangifte aannemelijk gezien de kassa transacties? Zijn de ingekochte goederen - zoals door leveranciers opgegeven - terug te vinden in de verkopen?.

Onverdichte gegevens
De Belastingdienst wil zoveel mogelijk gegevens onverdicht aangeleverd krijgen. Dus individuele kassatransacties, inkoopboekingen en voorraadmutaties. Het gaat hier ook om afwijkende transacties zoals: retouren, mutaties op de kassa in trainingsstand en eventuele kassahandelingen zonder verkoop. En dit alles van zeven boekjaren. 
Ben van der Zwet: “Het is van belang dat er bij correcties een spoor wordt achtergelaten. Oftewel zorg dat achteraf ook inzicht is in gedane correcties. Bij financiële administraties is het ook gebruikelijk dat correcties geboekt en bewaard worden”.
Voor wat betreft het voldoen aan de wettelijke bewaarplicht kunnen ondernemers individuele afspraken maken met hun regiokantoor van de belastingdienst. Als een ondernemer overgaat op bijvoorbeeld een nieuw POS systeem is het aan te raden met de accountant af te stemmen en aanvullend met de belastingdienst goede afspraken te maken over hoe de gegevens uit het huidige systeem bewaard en toegankelijk blijven. Hoe meer zaken een ondernemer op orde heeft, hoe eerder de controlemedewerker van de belastingdienst weer buiten staat.