Onder elektronisch factureren wordt vaak alleen gedacht aan het elektronisch versturen van facturen of deze via internet beschikbaar stellen. Als facturen elektronisch worden verstuurd aan consumenten wordt gesproken over B2C (Business to Consumer) en bij elektronisch factureren aan ondernemers wordt gesproken over B2B (Business to Business).

Ingeval van B2B wordt elektronisch factureren wordt pas echt rendabel als de (elektronische) factuur automatisch door de ontvanger ingelezen en geboekt kan worden in het administratiesysteem. Dit laatste wordt aangeduid als “elektronische factuurverwerking”. Als de ontvanger ook nog eens werkt met het inlezen en verwerken van elektronische bankafschriften, dan komt er nauwelijks nog een handeling te pas aan het factureren tussen ondernemers onderling. De praktijk leert dat deze efficiencyslag voor steeds meer ondernemers werkelijkheid kan worden de komende jaren. 

Boekhoudsoftware
Het versturen van elektronische facturen maakt onderdeel uit van steeds meer boekhoudsoftware. We hebben het dan in verreweg de meeste gevallen over het sturen van een email aan de afnemer met als bijlage de factuur in PDF- of bijvoorbeeld Word formaat. Dit kan zowel aan consumenten als aan bedrijven. Alleen de afzender van facturen heeft op deze wijze een kostenbesparing (print- en portikosten). Als de ontvanger een consument is kan deze besluiten de factuur alleen online te bewaren (in het email archief). Maar als de ontvanger een bedrijf is zal deze de factuur alsnog moeten printen en boeken in de administratie. 

Aan het versturen van elektronische facturen per email, zoals hiervoor genoemd, kleven ook bezwaren: Vaak is de papieren factuur hét visitekaartje van een bedrijf, dit in tegenstelling tot een email die gezonden wordt met een bijlage die de ontvanger zelf kan afdrukken.

Emails kunnen natuurlijk zoekraken of verdwijnen tussen alle spamberichten die dagelijks wordt ontvangen. Het is dan maar de vraag of de ontvanger de factuur op tijd betaalt of dat er eerst een herinnering of aanmaning gestuurd moet worden?

En we gaven al aan dat er voor de ontvanger geen voordelen zijn te behalen.

Naast het versturen van een elektronische factuur kunnen ook betalingsherinneringen en aanmaningen per emal worden gezonden.

Er zijn ook bedrijven, zoals internetprovider XS4ALL, die facturen klaarzetten op internet. De ontvanger krijgt, in het geval XS4ALL, dan een mail met de tekst “Nieuwe online factuur in het Service Centre”. Als gefactureerd wordt aan consumenten en er is sprake van automatische incasso dan hoeft er nauwelijks aandacht te worden geschonken aan de factuur door de afnemer. De facturen zijn na afloop ook nog op te vragen en dat is op zich prima in orde. Maar als de afnemer een bedrijf is zal deze de factuur toch moeten opnemen in de boekhouding (al is het maar om de maandelijkse BTW te kunnen verrekenen die op de factuur staat). Als ondernemer moet je dan iedere maand inloggen op een besloten website, via gebruikersnaam en wachtwoord, en de betreffende factuur daar ophalen en afdrukken. Dat laatste is voor een ondernemer duidelijk meer werk dan het openscheuren van een enveloppe met daarin een factuur direct op papier die vervolgens ingeboekt kan worden. XS4ALL heeft dit netjes opgelost door de mogelijkheid te bieden om de facturen alsnog per post te kunnen ontvangen. Maar dan is geen sprake meer van elektronisch factureren. 

Het is dus duidelijk dat elektronisch factureren het meest rendabel is als de elektronisch verzonden factuur automatisch ingelezen kan worden door de afnemer en de factuur (automatisch) geboekt kan worden in de administratie. Om deze werkwijze voor elkaar te krijgen moet het systeem van de afzender feitelijk dezelfde (berichten)taal spreken als het systeem van de ontvanger. Een optimale situatie ontstaat als zowel leverancier als afnemer werken met hetzelfde online administratiesysteem, zoals Twinfield. In het laatste geval wordt de factuur automatisch doorgeboekt en verwerkt in de administratie van de afnemer. Mits natuurlijk de leverancier en afnemer hierover een akkoord hebben bereikt. Maar ook als leverancier en afnemer elk met een afzonderlijk administratiesysteem werken kan via “webservices” bereikt worden dat de administratie van de afnemer ook automatisch wordt bijgewerkt.

Steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware maken het mogelijk om elektronisch ontvangen facturen te kunnen inlezen in de administratie, oftewel de mogelijkheid van elektronische factuurverwerking. Media 2007 is een klein onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheid van elektronisch factureren binnen boekhoudsoftware. Op de vraag “kunnen inkoopfacturen elektronisch verwerkt worden in de administratie?” werd in elk geval positief geantwoord door AccountView, SkillSource, Quadrant Software, Pantheon Automatisering, AFAS ERP Software en Twinfield. 

Om factuurgegevens automatisch te kunnen uitwisselen tussen (boekhoud)systemen moeten onder meer afspraken gemaakt worden over het formaat waarin de gegevens worden uitgewisseld. Steeds meer geldt XML als standaard waarin de gegevens uitgewisseld worden. Zo’n afspraak kan gemaakt worden tussen leverancier en afnemer, maar bijvoorbeeld ook per branche of zelfs internationaal. Op dit moment zijn er ontwikkelingen om op Europees niveau te komen tot (berichten)standaards voor elektronisch factureren. Op de website www.softwarepakketten.nl/efactureren is een verwijzing opgenomen naar standaards en ontwikkelingen op dit gebied. 

Naast het afspreken van een (standaard) formaat waarin de factuur wordt opgesteld moet ook nog de communicatie tot stand gebracht worden. Op dit moment zijn er intermediairs die deze communicatie, als ware een postbus, verzorgen. Met name afgestemd op consumenten is er bijvoorbeeld Privver, de digitale brievenbus van TNT post. 

Een andere ontwikkeling is de Digitale Nota (een initiatief van de ABN AMRO, ING Bank/Postbank en Rabobank). Via een serviceprovider als Bluem of Anachron kunt u als bedrijf dan digitale nota’s afleveren bij bank portals. Voor de afnemer komt een overzicht van ontvangen digitale nota`s dan in het vertrouwde internetbankieren te staan. Een demonstratie van deze werkwijze is te vinden op de website www.notaonline.nl (keuze “demo digitale nota”). 

Ook branchegericht zijn er goede initiatieven op het gebied van elektronisch factureren. Binnen de agrarische sector kennen we EDI-Circle. Naast de eigenlijke (papieren) factuur voor de cliënt, zet de leverancier (bijvoorbeeld een veevoederbedrijf) een digitaal duplicaat in de centrale EDI-Circledatabase. De accountant kan de digitale facturen die daar klaar staan vervolgens met één druk op de knop ophalen. Omdat de informatie gestandaardiseerd is, kan de accountant de digitale facturen eenvoudig en sneller in uw boekhouding invoeren.

Factuurverwerking
Onder de noemer “factuurverwerking” zijn er ook toepassingen, met name gericht op middelgrote en grote bedrijven, die de mogelijkheid bieden om per post ontvangen (inkoop)facturen in te scannen via een OCR-functie (tekenherkenning), waarna de inkoopfacturen zoveel mogelijk automatisch gecodeerd worden. Per ingescande factuur wordt als het ware een boekingsvoorstel getoond, ter verdere verwerking binnen de administratie (denk aan een goedkeuringsprocedure). De factuur zelf komt dan terecht in een elektronisch archief en is veelal weer op te vragen vanuit de boekhouding. 

De toekomst
Dat papieren facturen op enig moment tot het verleden behoren is een gelopen race. Zeker als er, al dan niet op internationaal niveau, meer standaarden komen voor het elektronisch uitwisselen van facturen. Wij adviseren u deze ontwikkeling de komende jaren nauwlettend te volgen en aan uw leverancier van boekhoudsoftware te vragen naar de (toekomstige) mogelijkheden van elektronisch factureren. En vraagt u dan meteen even naar de status van SEPA (Single EURO payments Area). 

SEPA
300 Miljoen inwoners en bedrijven moeten straks betalingen kunnen doen en ontvangen in euro onder dezelfde condities. Dit moet in 2010 een feit zijn. Voor die tijd moeten softwaresystemen daar dan ook op aangepast zijn. Lokale betaalmiddelen als PIN, incasso en acceptgiro moeten op termijn vervangen worden door panEuropese betaalproducten, te weten:

SEPA Credit Transfer (SCT); overboekingen met een gegarandeerde maximale doorlooptijd van 3 dagen;

SEPA Direct Debet (SDD); automatische incasso's;

SEPA Cards Framwork (SCF); beschrijft geldende basisprincipes en -regels voor kaarten. De chipstandaard (EMV Europay, Mastercard en Visa) en pincodes zijn als ondersteunende technologie gekozen.

In het kader van SEPA is ook IBAN en BIC van belang.
Op initiatief van de Europese banken is het IBAN nummer ontwikkeld. IBAN staat voor 'International Bank Account Number'. IBAN identificeert rekeninghouder, bank en vestigingsland. IBAN is ingevoerd in alle landen van de Europese Unie, alsmede in Noorwegen, IJsland, Zwitserland en Polen. In tegenstelling tot het huidige bankrekeningnummer (dat uit maximaal 10 posities bestaat) is het IBAN nummer opgebouwd uit 18 posities, bestaande uit een landencode, een controlegetal, een biccode en het reeds bestaande rekeningnummer. Verder kennen alle banken een BIC code (Bank Identifier Code) bestaande uit 8 posities en duidt het adres aan van de ontvangende bank. Voorheen werd dit laatste aangeduid als SWIFT-adres of SWIFT-code. 

IBAN en BIC worden nu al toegepast door banken en behoren standaard in boekhoudsoftware aanwezig te zijn.