Zelfroosteren kent zijn oorsprong in Zweden en dan met name in de gezondheidszorg.
Zelfroosteren heeft als doelstelling medewerkers meer zeggenschap te geven over de eigen roosters en kan daarbij helpen bij het organiseren van een goede werk-privé balans.

Zelfroosteren staat al een aantal jaren in de belangstelling, hetgeen ook te merken is aan het toenemende aanbod van softwaretools om zelfroosteren te ondersteunen. Deze marktanalyse brengt deze tools in beeld.

Hoe werkt zelfroosteren
Bij zelfroosteren kiezen medewerkers welke diensten c.q. tijden zij zelf in willen vullen. Uitgangspunt hierbij is een opgave door de werkgever van benodigde capaciteit in de tijd. Hierbij kan al direct rekening gehouden worden met voorkeuren die medewerkers vooraf kunnen opgeven, bijvoorbeeld rekening houdend met schoolgaande kinderen, mantelzorg en natuurlijk geplande vakantiedagen. Vervolgens vullen medewerkers gewenste tijden in voor de nog openstaande capaciteit, op een zodanige wijze dat in onderling overleg gekomen wordt tot de gewenste bezetting. Het is tot slot aan de leidinggevende om de planning te beoordelen en formeel goed te keuren.

Bij het invullen van het rooster moet nadrukkelijk rekening gehouden worden met de geldende cao, arbeidstijdenwet en andere wet- en regelgeving. Denk aan een medewerker die 2 lange diensten achter elkaar wil werken. De mogelijkheid dat medewerkers achteraf onderling alsnog een dienst kunnen ruilen is natuurlijk prima, maar ook in dat geval moet rekening gehouden worden met de cao en andere wet- en regelgeving. Bij dit laatste kan goede software een uitkomst bieden, zeker als er sprake is van uitgebreide regels waarmee rekening gehouden moet worden.

Voorbereiding werkgever
Voor de invoering van zelfroosteren wordt geadviseerd een plan van aanpak op te stellen en op basis daarvan te starten met één of meer pilotprojecten. Op basis van de uitkomsten en met name opgedane ervaring met de pilot(s) kan dan weloverwogen een besluit worden genomen om zelfroosteren al dan niet verder in te voeren in uw organisatie en op welke wijze. Een en ander wordt dan vastgelegd in een implementatieplan. Houdt u er nadrukkelijk rekening mee dat zelfroosteren niet van toepassing hoeft te zijn op alle afdelingen binnen uw organisatie. Dat bij de voorbereiding vanaf het eerste uur medewerkers betrokken moeten worden spreekt hierbij voor zich. De juiste software biedt uitkomst als ondersteuning voor zelfroosteren. Neem daarom tijdig de ondersteuning van software voor zelfroosteren mee in uw plannen. Hierna vindt u criteria voor de selectie van dergelijke software.

Als u zelfroosteren overweegt in uw organisatie adviseren wij u als eerste na te gaan of uw huidige planningssoftware de gewenste functionaliteit bevat voor zelfroosteren. Anders kunt u het aanbod van zelfroostersoftware doornemen dat we in kaart gebracht hebben.

Selectie van zelfroostersoftware
Zelfroosteren heeft ook consequenties voor de software waarmee u uw persoonsplanning regelt. Bij de selectie van zelfroostersoftware moet u denken aan:

1. De wijze waarop uw medewerkers toegang hebben tot de software, zoals een PC op kantoor, een tablet of een smartphone.
     
2. De locaties waar medewerkers toegang hebben tot de software, zoals op kantoor, een ambulante werkplek of vanuit huis. Verbinding via internet (en beveiliging) speelt hierbij ook een rol. Deze voorziening maakt het mogelijk om voor medewerkers thuis – samen met hun partner – het rooster in te zien en in te vullen.
      
3. Andere functionaliteiten op het gebied van software voor personeelsplanning die voor uw organisatie van belang zijn. Zo kan het zijn dat niet alle afdelingen en medewerkers (gaan) werken volgens het systeem van zelfroosteren. Als u overweegt te werken met verschillende softwaresystemen zorg dan in elk geval voor een goede uitwisseling van gegevens, mede ter voorkoming dat u gegevens dubbel moet invoeren en dat u geen overall planning en managementinformatie heeft. 
      
4. Specifieke functionaliteit op het gebied van zelfroostersoftware, zoals:
   
   4.1. Rekening houden met de geldende cao, arbeidstijdenwet en andere wet- en regelgeving.
   
   4.2. Het vooraf kunnen opgeven van beschikbaarheid door medewerkers, waar zoveel mogelijk al direct geautomatiseerd
          rekening mee wordt gehouden bij het invullen van de gevraagde capaciteit.
   
   4.3. Inzicht in nog in te roosteren diensten en tijden, zowel overall als per afdeling en soort van werkzaamheden.
   
   4.4. Inzicht door medewerkers in roosters van collega’s, mede op basis van autorisaties.
   
   4.5. Suggesties van in te zetten medewerkers. Met name als zelfroosteren niet direct leidt tot het volledig invullen van het rooster.
   
   4.6. Onderling kunnen ruilen van diensten door medewerkers en verlofaanvragen, gevolgd door fiattering door de leidinggevende.
   
   4.7. (Management)rapportages per afdeling, medewerker, soort van werkzaamheden, e.d. Met ook inzicht in
          onregelmatigheidstoeslag (ORT) per medewerker. 

Gids Salaris- en HRM-software
Een afzonderlijke marktanalyse over software voor zelfroosteren is sinds december 2019 vervangen door software voor zelfroosteren op te nemen in de Gids Salaris- en HRM-software die gratis is aan te vragen.