Door: Patty Oudhof, Trade!interop

Over de voordelen van e-factureren is al veel geschreven, maar hoe verzilvert u ze? Welke doelstellingen wilt u bereiken en hoe pakt u dat aan? In 4 stappen helpen wij u daar inzicht in te krijgen:

Stap 1: Bepaal uw doelstellingen en uw adoptieaanpak
Stap 2: Breng uw softwarelandschap in kaart
Stap 3: Bereid uw ‘onboardingstrategie’ voor
Stap 4: Implementatie aanpak

Stap 1: Bepaal uw doelstellingen en uw adoptieaanpak
Onder e-factureren verstaan we het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een XML formaat zoals UBL. Deze manier van factureren realiseert voor iedere organisatie besparingen. Hoe groot of klein uw onderneming ook is. Handmatige handelingen bij het verwerken van facturen zijn namelijk verleden tijd. Dit minimaliseert de kans op fouten en daarnaast zijn er minder excepties, zoals foutieve betalingen en facturen die ten onrechte wel of juist niet betaald worden.

De verwerkingstijd van een factuur wordt met elektronisch factureren teruggebracht tot enkele minuten. Daarmee kunnen boeterentes worden voorkomen en wellicht kunnen organisaties gebruik maken van kortingen, omdat facturen tijdig betaald kunnen worden.

Wanneer u weet wat e-factureren uw organisatie gaat besparen, dan is het goed om daarbij een duidelijke visie te hebben op e-factureren en de optimalisatie van omliggende processen.

Uw visie op e-factureren en omliggende processen
Elektronisch factureren is nog maar het begin. De komende jaren zal er steeds meer geïnvesteerd worden in het optimaliseren van soortgelijke processen. Zo zijn er bijvoorbeeld organisaties die al enige tijd e-factureren en de volgende stap maken, namelijk het automatiseren van de orderstromen.

Wat is de toekomstvisie van uw organisatie op het optimaliseren van processen? Wilt u rustig aan starten met e-factureren of wilt u meteen zoveel mogelijk e-factureren ontvangen, om daarna de vervolgstappen naar een zo efficiënt en optimaal mogelijk proces te maken? Deze keuze bepaalt welke manier van implementeren en leveranciersonboarding het beste bij uw organisatie past.

Wij raden aan om eenvoudig te beginnen en vandaaruit continu aan verbetering te werken.

Stap 2: Verdiep u in het softwarelandschap van uw organisatie
Factureren is onderdeel van een groter geheel. Veel facturen komen voort uit een order of een contract. Een factuur gaat vervolgens gepaard met een levering van een dienst of een product, met de bijbehorende prestatieverklaring of pakbon. Vervolgens vindt na de facturatie de betaling en de BTW afdracht plaats. Factureren beslaat meerdere systemen en daarom zijn er vaak meerdere afdelingen en processen die belang hebben bij e-factureren.

Elektronisch factureren kan ondersteund worden door verschillende software systemen:
- ERP-pakketten
- Financiële software
- Inkoop software
- Workflow/OCR software
- E-facturatie software
- Transactie netwerken

Uw software in kaart brengen
Het is verstandig om de software die uw organisatie gebruikt inzichtelijk te maken en te bekijken welke mogelijkheden er zijn om te e-factureren. Waar in uw proces past e-factureren het beste en kunt u uit de voeten met uw huidige software of is een aanvulling met bijvoorbeeld e-facturatie software beter? Door dit goed uit te werken wordt inzichtelijk hoe e-factureren het beste kan worden toegepast binnen uw organisatie.

Stap 3: Bereid uw ‘onboardingstrategie’ voor
Om e-factureren succesvol te maken, heeft u uw leveranciers nodig. U wilt van hen tenslotte elektronische facturen ontvangen. Het ervoor zorgen dat uw leveranciers u e-facturen gaan sturen noemen we onboarding.

Onboarding is iets waar vaak niet of in een te laat stadium aan gedacht wordt. De focus ligt in veel gevallen op het implementeren van e-factureren en wanneer de systemen en processen zijn ingericht blijkt het niet meteen zo succesvol te zijn. Wanneer organisaties starten met onboarding, wordt vaak begonnen bij de grote organisaties met een hoog factuurvolume. Dat is zeker belangrijk, maar er is ook een grote groep kleinere leveranciers. Zij sturen minder facturen, maar de verwerkingstijd van deze facturen ligt vaak hoger. Neem deze groep daarom ook mee in het onboardingsproces.

U bent helemaal klaar om te e-factureren, maar uw leverancier is dat misschien nog niet. Zorg er daarom voor dat u uw leverancier helpt bij de overstap naar e-factureren. Dat kunt u doen door uw leverancier te informeren en aan te sluiten bij wat uw leverancier nu al kan. Formaatconversie en de ondersteuning van meerdere kanalen kunnen daarbij een belangrijke rol spelen.

Stap 4: Implementatie aanpak
De implementatie van e-factureren is vaak onderdeel van een groter traject, waarin wordt nagedacht over het optimaliseren van het inkoopproces, het kiezen van software of het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Er zijn verschillende typen implementatietrajecten te onderscheiden waar e-factureren onderdeel van kan uitmaken.

Technologie implementatie
Bij een technologie implementatie worden geen ingrijpende veranderingen doorgevoerd. De bestaande processen blijven intact en er wordt geen nieuwe software aangeschaft. De functionaliteit om te kunnen e-factureren is vaak al aanwezig in bestaande software en daar wordt gebruik van gemaakt.

Inkoopoptimalisatie
Van inkoopoptimalisatie is sprake wanneer een organisatie zijn inkoopprocessen optimaliseert of opnieuw ontwerpt. E-factureren wordt dan vaak onderdeel van bestaande inkoop of ERP-software. De impact op de organisatie is echter groter dan bij de vorige aanpak. De nieuwe manier van werken moet namelijk worden geëmbed in de organisatie. Daarnaast wordt bij inkoopoptimalisatie ook vaak gekeken naar het uitwisselen van elektronische orders.

Pakketselectie
Hierbij gaat een organisatie op zoek naar software voor de ondersteuning van bestaande bedrijfsprocessen, zoals finance en inkoop. E-factureren wordt door veel softwarepakketten ondersteund, maar er wordt ook vaak gekozen om e-facturatie als losse pakketselectie te behandelen. Omdat het nieuwe softwarepakket bestaande software ondersteunt, is de impact op het bedrijfsproces beperkt.

Digitale transformatie
We spreken van digitale transformatie wanneer de finance- en/of inkoopafdeling worden gedigitaliseerd. De impact is groot, omdat de finance- en/of inkoopprocessen opnieuw worden vormgegeven en er software wordt geïmplementeerd om die processen te ondersteunen. Naast het gebruik van OCR software zetten ook steeds meer organisaties in op het ontvangen van elektronische facturen en mogelijk elektronische orders. E-factureren wordt hiermee onderdeel van de digitale transformatie.

Welke methode het beste bij uw organisatie past, hangt uiteraard af van uw huidige processen en softwarelandschap.

In dit artikel hebben we kort de vier stappen toegelicht die nodig zijn om te komen tot een succesvol e-facturatie traject. Wilt u meer weten over dit onderwerp? Download dan het gratis whitepaper ‘Succesvol e-factureren’.