Door Michelle Pesch, Exact Software

46% van de accountants- en administratiekantoren ziet vermindering van de administratieve druk als topprioriteit. 51% van de ondernemers levert nog een papieren administratie aan. Als ik vraag naar de reden, krijg ik vaak als antwoord: ‘omdat de klant dat gewend is’. Daar zet ik dan mijn vraagtekens bij. 

Dat ondernemers open staan voor een betere manier van administratie aanleveren, illustreer ik met een persoonlijke anekdote. Laatst was mijn oom op bezoek. Hij is stoffeerder. Wij spreken elkaar niet zo vaak en hij vroeg: wat doe jij eigenlijk? Ik antwoordde dat ik bij een softwarebedrijf werk. Hij vroeg: wat kan je met die software? ‘Hoe zou jij het vinden dat je met een paar klikken facturen kan maken, versturen per email en dat je accountant die direct kan verwerken’, antwoordde ik. ‘En dat je een betaalvoorstel ziet staan bij inkoopfacturen in je persoonlijke dashboard, die je met een klik betaalbaar kan stellen?’ “Klinkt goed, maar mijn accountant kan dat niet”, antwoordde mijn oom. “Ik lever eens per kwartaal mijn administratie aan. Op papier. Ken je een accountant die mij kan bieden wat je zojuist vertelde?”

Onbekend
Zo jammer vond ik dit om te horen. Ik ben omgeven door automatisering en digitalisering, maar besefte opeens dat de gemiddelde ondernemer er onbekend mee is. Hij wil het wel maar weet het niet.

Tips
Ik vroeg me af: zullen accountants en boekhouders wel op de hoogte zijn van laagdrempelige automatiseringsmogelijkheden? Daarom heb ik de volgende tips voor je.

1. Richt je administratie zo in dat het handmatige werk minimaal is. Mijn collega Dave heeft hier een tijdje terug een blog over geschreven.
     
2. Zet de bankkoppelingen aan. Zo worden bankmutaties automatisch ingelezen in je boekhouding. Scheelt veel werk. Nu gebruikt slechts 35% van de kantoren bankkoppelingen.
     
3. Laat ondernemers op uniforme wijze hun administratie digitaal aanleveren. Als je administraties op papier, via email, WhatsApp (ja het gebeurt echt!) en Excel binnenkrijgt dan kost de verwerking veel tijd en is de kans op fouten groot. Bovendien is de gegevensveiligheid in gevaar. De boetes die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorschrijft zijn niet mals.
     
4. Doe de btw-aangifte (of suppletie-aangifte) vanuit je boekhoudpakket in plaats van de site van de belastingdienst. Scheelt ook veel tijd en gaat foutloos.
      
5. Laat je klanten digitaal factureren (via UBL 2.0). Je klant heeft geen werk aan het maken van een factuur en de boekhoudkundige verwerking automatisch gaat.
     
6. Zorg dat je klanten hun openstaande posten direct kunnen betalen vanuit hun boekhouding. Zo voorkom je tikfouten en de aflettering gaat automatisch.
     
7. Zorg dat je consistent boekt waardoor de automatische matching met bankafschriften soepel verloopt. Houd daarom het aantal grootboekrekeningen beperkt.
     
8. Koppel software van je klanten zoals webshops of kassa’s met hun boekhoudprogramma. Daardoor gaat de verwerking van verkopen vanzelf en wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. 

Tips van Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED, aan Exact (n.a.v. bovenstaande blog):

1. Zorg dat factureren in UBL standaard aan staat voor alle klanten binnen Exact Online. Stuur dan altijd een UBL+PDF.
   
   
2. Zorg dat alle relevante versies van UBL ondersteund worden en niet alleen UBL 2.0.