De techniek is op orde, dus we kunnen e-factureren! Heel mooi, maar hoe gaat u ervoor zorgen dat uw leveranciers u e-facturen gaan sturen? Om e-factureren succesvol te maken dient u zoveel mogelijk facturen elektronisch van uw leverancier te ontvangen.

Uw leveranciers aan u laten e-factureren wordt ook wel ‘onboarding’ genoemd. Het lijkt misschien eenvoudig: u stuurt uw leveranciers een e-mail met het verzoek vanaf nu elektronisch aan u te factureren en de e-facturen stromen binnen. In de praktijk blijkt dit echter toch iets minder eenvoudig te zijn.

Wanneer beginnen met onboarden
Wij zien vaak dat er over het aansluiten van leveranciers pas wordt nagedacht als het implementatietraject voorbij is. Organisaties lopen op die manier kans aan het einde van het traject geconfronteerd te worden met onnodige complicaties, die de adoptie van e-factureren in de weg staan. Neem onboarding daarom direct mee wanneer u zich oriënteert op de implementatie van e-factureren.

Onboarding strategieën
Er zijn verschillende manieren waarop je kunt onboarden. In de markt worden de volgende strategieën toegepast:

1. Reactive onboarding: De inkopende organisatie zorgt dat hij e-facturen kan ontvangen en wacht af tot een leverancier vraagt of hij zijn facturen ook elektronisch kan aanleveren. Deze strategie wordt regelmatig toegepast bij organisaties die verplicht zijn om e-facturen te kunnen ontvangen, zoals bijvoorbeeld semioverheden. Soms wordt de mogelijkheid facturen elektronisch aan te leveren vermeld in contracten, maar er wordt niet actief op gestuurd. Vanzelfsprekend leidt deze manier van onboarding tot de laagste aantallen e-facturen.
   
   
2. Proactive onboarding: Klanten benaderen hierbij actief hun leveranciers om hen te onboarden. Deze strategie wordt vaak toegepast om de grootste leveranciers over te laten stappen op e-factureren.
   
   
3. Adaptive onboarding: Bij deze manier van onboarding worden niet alleen de grote, maar ook de kleinere leveranciers ge-onboard. Deze strategie levert het grootste aantal e-facturen op, maar het stelt wel eisen aan de manier waarop leveranciers worden benaderd en meegenomen in het proces om te gaan e-factureren.

Adaptive onboarding
Adaptive onboarding vraagt een nieuwe kijk op het benaderen van leveranciers. Naast dat er met een paar grote leveranciers een intensief traject wordt ingegaan, gaat een organisatie ook met kleinere leveranciers aan de slag. Veel organisaties hebben een grote hoeveelheid kleinere leveranciers. Ze sturen niet veel facturen, maar het inboeken van deze facturen kost vaak veel meer tijd dan de gestandaardiseerde facturen van grote organisaties. Bij adaptive onboarding worden daarom alle leveranciers benaderd, met het doel ze te laten e-factureren. Om dat efficiënt te doen worden de leveranciers gesegmenteerd benaderd.

Gesegmenteerde benadering van leveranciers
U wilt graag e-factureren, maar uw leverancier is hier wellicht helemaal niet mee bezig. Het is daarom belangrijk om het uw leverancier zo gemakkelijk mogelijk te maken. Hoe kunt u uw leverancier helpen, zodat hij u gaat helpen door zijn factureren elektronisch aan te leveren? De kern van adaptive onboarding is dan ook dat uw onboarding strategie zich aanpast aan de huidige manier van werken van uw leverancier.

Wij zien vaak in onboardingscampagnes dat de reacties van leveranciers zijn onder te verdelen in 5 groepen: 

1. Leveranciers die factureren in Word of Excel weten vaak niet wat e-factureren is en hoe ze een e-factuur moeten aanleveren. Zij zullen daarom eerst moeten worden geïnformeerd. Daarnaast bieden e-facturatie dienstverleners, zoals tradeinterop, voor deze groep leveranciers een portaal aan. Via zo’n portaal kan een leverancier eenvoudig en snel elektronisch factureren.
   
   
2. Gebruikt een leverancier verouderde software die niet kan e-factureren, dan is onboarding lastiger. Het aantal facturen is te hoog om handmatig in een portaal in te voeren en aan de andere kant is switchen van financiële software niet altijd even eenvoudig. Met de meeste softwarepakketten kan echter wel elektronisch worden gefactureerd. Deze groep leveranciers zal daarom steeds kleiner worden.
   
   
3. Veel softwarepakketten kunnen e-factureren, maar ze maken niet allemaal gebruik van hetzelfde UBL formaat. De verwachting is dat de komende jaren steeds meer softwarepakketten aanpassingen doen om beter te voldoen aan de SI-UBL standaard (SI-UBL is het meest gestandaardiseerde UBL formaat). Gebruikt uw leverancier een ander formaat dan uw software aankan? Dan kunt u met behulp van formaatconversie gewoon e-facturen.
   
   
4. Een groeiend aantal leveranciers kan zijn facturen aanleveren in SI-UBL. Deze leveranciers hoeven vaak alleen nog met de klant af te stemmen via welk kanaal de klant de e-factuur wil ontvangen.
   
   
5. Tenslotte zijn er steeds meer leveranciers waarbij e-facturatie vanzelf gaat, doordat ze gebruik maken van de SI-UBL en PEPPOL/Simplerinvoicing. Leveranciers die gebruik maken van PEPPOL/Simplerinvoicing kunnen namelijk checken (via een discovery engine) of hun klant een e-factuur wil. Onboarden gaan hierdoor automatisch.

Zolang niet iedere organisatie gebruik maakt van PEPPOL/Simplerinvoicing, zal onboarding nodig zijn. Zorg er daarom voor dat u een goede strategie bepaalt om zoveel mogelijk facturen elektronisch te kunnen ontvangen van uw grote en van uw kleine leveranciers.

Wilt u direct aan de slag met uw onboarding strategie? Doe dan gratis en vrijblijvend de tradeinterop Onboarding Quickscan. Wilt u meer informatie over onboarding? Bekijk dan onze website: www.tradeinterop.com.