De zoektocht van Vanhier accountants & adviseurs naar een financiële softwareoplossing dat op een eenduidige manier zorgt voor beheersing van het backofficewerkproces kwam uit bij Yuki. Het Rotterdamse boekhoudplatform anticipeerde goed op de wensenlijst van het volgens algemeen directeur Daan van der Poel veeleisende kantoor. ‘Wij zoeken echt een businesspartner; een waarmee we kunnen sparren. Je hebt immers een gezamenlijk doel. Yuki wil goed en succesvol in de markt staan en wij willen goed en succesvol onze dienstverlening verrichten. Elkaar kunnen vinden in die ambitie. Dat is een heel belangrijk vertrekpunt geweest in onze keuze voor Yuki.’

Vanhier
Het Noord-Hollandse Vanhier, met vestigingen in Amstelveen, Haarlem, Heerhugowaard, Limmen en Wormerveer, werkte de afgelopen jaren met een softwarelijn van de eerste generatie online-producten. ‘Op een zeker moment kom je op een punt dat je in je werkprocessen al redelijk vooruitstrevend bent, maar dat je tooling achterop begint te raken,’ aldus Van der Poel. ‘Dan is het zaak om daarin te gaan investeren en te vervangen door nieuwe, slimmere gereedschappen.’

De algemeen directeur nam in 2010 al eens een keer een kijkje in de ”Yuki-fabrieken” in Rotterdam en hij bleef de ontwikkelingen volgen. ‘Ze zijn altijd vooruitstrevend en op zoek naar een propositie waarbij je met een hoge mate van automatisering je administratieve dienstverlening kan organiseren.’ Vanhier is in het bijzonder gespecialiseerd in de controlling-discipline en volgens Van der Poel kan Yuki daar een mooie schakel zijn in de totstandbrenging van de actuele administratievoering.

‘Wij zochten een eenduidige wijze van de verwerking van de administratie waar geen ruimte is voor eigen interpretatie van het werkproces of de wijze waarop je tot een eindproduct of dienst komt’, aldus Daan van der Poel.

Volgen kwaliteit van administraties
Bij Vanhier hebben ze goed nagedacht over de mogelijkheden die de nieuwe softwareoplossing moest hebben. Van der Poel: ‘We zijn een veeleisend kantoor met een behoorlijk wensenlijstje. Yuki heeft daar goed op geanticipeerd. Waaruit dat wensenlijstje bestaat? Naast de vereiste dat wij een businesspartner zoeken waarmee wij kunnen sparren, was een belangrijke eis dat het hele backofficeproces goed te volgen is, over de administraties, over de vestigingen en over de teams heen. Dat kan dus met de kwaliteitsmonitor van Yuki. Dat is een hele mooie tool waar je bijvoorbeeld bij een specifieke vestiging kunt zien of de totale stand van zaken van de administraties voldoende of onvoldoende is. En vervolgens kun je doorzoomen naar de teams. Op die manier krijg je echt beheersing in je backofficeproces. Nu weten we het ongeveer, maar dat is niet concreet genoeg. De kwaliteitsmonitor geeft die duidelijkheid wel.’

Backoffice proces
Een andere wens die Yuki voor het Noord-Hollandse kantoor vervult, is het online samenwerken met de klant. ‘Alle vragen vanuit de ondernemer en vragen van collega’s lopen via Yuki. Het brondocument is bij Yuki altijd gekoppeld aan een vraag of antwoord, dus dat geeft geen misverstanden. Het neemt ook de mailload weg, waardoor er meer ruimte voor persoonlijk contact ontstaat. Dan is het relatief makkelijk om een aantal fysieke contactmomenten met je klant per jaar te hebben.’ Het backofficeproces moet volgens Van der Poel efficiënt, effectief en kwalitatief zijn. ‘De borging van het backofficeproces door Yuki biedt ruimte aan de voorkant om iets te kunnen betekenen voor je klant. In de vorm van advies, tijd en aandacht. Daar heb je dure termen voor: operational excellence en customer intimacy. Van die termen blijf ik altijd een beetje weg, we zijn immers gewoon Vanhier. Maar we doen dat wel, die combi van een goed doordacht werkproces enerzijds en een mooie toegevoegde waarde in producten en diensten voor onze klanten aan de andere kant.’

Onboarding Yuki
Vanhier gaat met een grote bulk administraties over op Yuki. Het kantoor kan op stevige support van Yuki rekenen in de omslagperiode. In januari 2019 moet de implementatie afgerond zijn. Inmiddels zijn de eerste trainingen van start gegaan. ‘De grootste verandering voor de 65 medewerkers is dat je niet meer denkt in boekhoudingen, maar in een proces. Het gaat niet meer om de journaalposten, maar het gaat erom dat er uiteindelijk een kwalitatieve administratie tot stand komt met een slimme wijze van logistieke verwerking. Dat is de bewustwording die nu tot stand komt.’