Softwarepakketten.nl
Exact Software

Onderzoek

Switchen van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware: vendor lock-in en dataportabiliteit

Plaatsingsdatum 02-11-2018
Berichtdatum November 2018

Gericht op standaard boekhoudsoftware, salarissoftware en fiscale aangifte software wordt een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden om te switchen van het ene naar het ander softwarepakket met behoud van gegevens. Ook dataportabiliteit in het kader van de AVG krijgt aandacht in dit onderzoek. 

Volgens Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED is vendor lock-in en dataportabiliteit een aandachtspunt dat al tientallen jaren een punt van zorg is en niet de aandacht krijgt die het verdient. Dat laatste wil Gerard komende periode verandering in brengen. Het onderzoek zal niet direct een pasklare oplossing bieden, maar zo mogelijk een eerste stap zijn in de goede richting. Gericht op boekhoudsoftware voor met name de ZZP'er en de MKB-markt wordt vaak de XML Auditfile Financieel (XAF) genoemd als het gaat om enerzijds bewaarplicht en anders het switchen van het ene naar het andere boekhoudpakket. Maar in beide gevallen biedt de XAF niet voldoende uitkomst vanwege dezelfde reden: de XAF is daarvoor niet compleet genoeg. 

Een belangrijke functie in verband met de AVG is dataportabiliteit, oftewel de overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit laatste geeft betrokkenen het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Organisaties zijn wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te verstrekken. Omdat er nog nauwelijks tot geen ervaring en jurisprudentie is wat betreft de formaten van overdraagbaarheid van persoonsgegevens is het aan de softwareleveranciers om dit zelf in te vullen. Afgelopen zomer (2018) hebben we aan leveranciers van salaris en HRM software, in het kader van de nieuwe "Gids salaris- en HRM software", de vraag gesteld: “In welk data-formaat is de overdraagbaarheid van persoonsgegevens geregeld”. Op deze vraag is geen een duidend antwoord gekomen. Een aantal maal worden formaten genoemd als: Excel, XML, CSV en PDF. Een van de leveranciers noemt in zijn antwoord het ontbreken van een standaard.  

Waarom dit onderzoek
In contact met accountants-, administratie-, belastingadvieskantoren en soms ondernemers komt met enige regelmaat het overstappen naar andere boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware aan de orde. Omdat sprake is van een fusie tussen kantoren, men niet geheel tevreden is met bestaande software, de relatie met betreffende leverancier niet optimaal is of bijvoorbeeld omdat opeens een grote prijsverhoging wordt doorgevoerd. Naast de pakketkeuze komt conversie van bestaande gegevens aan de orde als belangrijk criterium bij het overstappen. Dat laatste is soms de reden dat toch maar vastgehouden wordt aan bestaande software en overgang naar andere software wordt uitgesteld of zelfs van afgezien. Dit is te beschouwen als "vendor lock-in". Als het gaat om één individuele administratie behoort handmatig overzetten van gegevens soms nog tot de mogelijkheden. Maar de administratie voor tientallen en meer organisaties over zetten is andere koek. 

De door de AVG genoemde dataportabiliteit gaat weliswaar over individuele personen, maar gaat ook over de overdraagbaarheid van gegevens. Als vanuit bijvoorbeeld een salarisadministratie gegevens van één persoon overdraagbaar zijn, geldt dat natuurlijk ook voor alle andere personen. En dat laatste ondersteunt het overstappen naar andere salarissoftware met behoud van gegevens. En dat geldt ook voor de gegevens van personen in fiscale aangiftesoftware voor de IB en VPB. 

Ook wordt in dit onderzoek de, al eerder aangestipte, (fiscale) bewaarplicht van gegevens meegenomen.

Huidige situatie
In eerste instantie wordt in de laatste 2 maanden van 2018 geprobeerd de huidige (dus bestaande) situatie in kaart te brengen als het gaat om:

  1. Conversie van bestaande gegevens als het gaat om wisselen van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware;
  2. Bewaren van gegevens als geen gebruik meer wordt gemaakt van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware. We noemen dit ook wel de exit strategie. 

UW MEDEWERKING
Gericht op het in kaart brengen van de huidige situatie vragen wij als volgt uw nadrukkelijke medewerking bij antwoord op de volgende vragen:

  1. Kent u softwareleveranciers, in de domeinen boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware, die conversie van gegevens uitgaand en/of ontvangend goed geregeld hebben?
  2. Kent u softwareleveranciers, in de domeinen boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware, die conversie van gegevens uitgaand en/of ontvangend niet goed geregeld hebben met concrete voorbeelden? 
  3. Heeft u zelf ervaring met conversie van de hiervoor genoemde software en wilt u die ervaring delen voor dit onderzoek?

 Uw reacties kunt u met ons delen via conversie@gbned.nl.  

Ook branche- en beroepsorganisaties in accountancy vragen we nadrukkelijk om vendor lock-in en dataportabiliteit van software op de agenda te zetten en waar mogelijk dit onderzoek te ondersteunen. 

Vervolgfase
Op basis van het in beeld brengen van de huidige situatie wordt vervolgens bepaald hoe, vanaf januari 2019, de vervolgfase er uit ziet. 

Contact
Naast de hiervoor gestelde vragen zijn suggesties in het belang van dit onderzoek altijd welkom. Deze kunnen gericht worden aan conversie@gbned.nl. Zo nodig wordt dan contact met u opgenomen. Andere contactgegevens vindt u op de website van Onderzoeksbureau GBNED.

Categorie(n) Branche > ICT bedrijven, Soort > Belastingen, Juridisch en Subsidie, Softwareselectie, Standaardisatie, (open)standaarden, Branche > Accountantskantoren, Soort > Boekhoudsoftware, Assuring (incl. certificeren en compliance), Soort > Loon- en salarisadm. en HRM
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED
Internet URL http://www.gbned.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Gerelateerde berichten

Gids Salaris- en HRM-software 2018/2019 [03-11-2018]

Terugblik ICT Accountancy jaarcongres 31-10-2018: Instant Payments, PSD2, Data driven mindset en andere onderwerpen [01-11-2018]

Robotic accounting contest boekhoudsoftware 2018: resultaten en testrapporten beschikbaar [31-10-2018]

ICT Accountancy softwaregids 2019: overzicht van standaard software van meer dan 100 leveranciers gericht op de accountancy [30-10-2018]

APIs en administratieve software: het nieuwe ERP [27-09-2018]


Woensdag 12 december 2018
Seminar: elektronisch factureren in de praktijk

Deze dag is volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, - mede - op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en PEPPOL. Ook komt de FraudeInfodesk aan de orde, controle van inkomende facturen en robotic accounting. En er worden meerdere LIVE demonstraties verzorgd.
Meer informatie en aanmelden...



CreAim


AFAS Software


Visma Software

Tecknow


Onerzoeksbureau GBNED