Hyarchis, specialist in content services, lanceert vier praktische tools voor documentbeheer. Op basis van Artificial Intelligence geven Hyarchis Classify, Blurrify, Search-it en Check-it een nieuwe dimensie aan informatie zoeken, ontsluiten en lezen. De inzet van AI automatiseert belangrijke controleprocessen en maakt ongestructureerde data beter toegankelijk. Deze tools zijn het antwoord van Hyarchis op de toenemende behoefte aan het ontsluiten van informatie uit archieven, het op een flexibele manier beheren van archieven en het (blijvend) voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving.

Adriaan Hoogduijn, COO bij Hyarchis: “Documentbeheer heeft in de afgelopen jaren een enorme transformatie doorgemaakt. Met de komst van Artificial Intelligence gaat deze transformatie nog een stap verder. We signaleren dat onze klanten veel tijd kwijt zijn aan het juist archiveren van documenten en het minimaliseren van data op persoonsgebonden documenten. Dankzij onze vier nieuwe tools op basis van AI kunnen we onze klanten ontzorgen en realiseren we maximale accuratesse, kostenbesparing en helpen hen hun besluitvormingsprocessen te onderbouwen. Zo halen zij het maximale uit hun digitale archief en voldoen zij aan de laatste wet- en regelgeving.”

Hyarchis Classify
In veel archieven is het niet duidelijk welke documenten opgeslagen zijn of wordt de aanwezigheid van documenten onterecht aangenomen. De technologie van Hyarchis Classify zorgt voor geautomatiseerd inzicht in de inhoud van het archief. De tool is getraind met behulp van miljoenen voorbeelddocumenten en stelt vast welk type document er aan het archief wordt toegevoegd. Vervolgens wordt op basis van de onderlinge relaties tussen de datapunten binnen een document automatisch de juiste classificatie toegekend.

Hyarchis Blurrify
Veel organisaties worstelen met dataminimalisatie, oftewel het beperken van de opslag van privacygevoelige gegevens. Hyarchis Blurrify zorgt ervoor dat persoonsgevoelige gegevens onleesbaar worden gemaakt. Alle mogelijke bestandstypen van PDF tot TIF worden door de oplossing uitgelezen. Vervolgens worden de gegevens die niet nodig zijn voor bedrijfsdoeleinden, zoals een BSN-nummer, automatisch geblurd.

Hyarchis Search-it
Organisaties bezitten veel documenten die slechts gedeeltelijk of niet doorzoekbaar zijn. Hyarchis Search-it zorgt ervoor dat deze documenten automatisch worden uitgelezen en worden voorzien van een (onzichtbare) tekstlaag. Dit zorgt ervoor dat het originele archief intact blijft, terwijl de inhoud van bijvoorbeeld gescande documenten volledig doorzoekbaar is.

Hyarchis Check-it
De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dat er aantoonbaar controles uitgevoerd worden op de juistheid van documenten binnen persoonsgebonden dossiers. In plaats van deze dossiers handmatig of steekproefsgewijs te controleren op de juistheid van documenten, kan dit nu volledig geautomatiseerd. Door alle documenten in het archief op tekstniveau te doorzoeken, achterhaalt deze laatste tool op basis van de inhoud van het document of het om een niet-toegestaan document gaat. Ook alle relevante datapunten worden onderling geverifieerd. Zo wordt achterhaald of de documenten in het juiste dossier zitten. Documenten die verkeerd gearchiveerd zijn, worden voor handmatige verificatie aangeboden.