Door Koen Figee, Exact

Een groep voorlopers in accountancy kwam vorige week in Barcelona bijeen voor de internationale summit van Exact. De hamvraag; hoe kunnen we digitaal accelereren? Hoe realiseer je een digitale transformatie als accountantskantoor met 22.000 klanten? En wat zijn de best practices van middelgrote of juist kleinere klantoren, zoals Cloud Award winnaar SFAA? De belangrijkste conclusies delen we in dit blog, dus lees snel verder.

Davy Haesen, Directeur ICT bij SBB – met 22.000 klanten het grootste accountantskantoor van België – focust op 4 domeinen in hun reis van digitale transformatie. ‘Alles draait uiteindelijk om de klant’, dus start met de doelen van je klant. Bied hen inzicht en verras hen door het beter/sneller/slimmer te doen dan wat ze normaal van je verwachten. ‘Wij hebben dit bij SBB ondergebracht in een Customer Delight Program’.

Medewerkersbetrokkenheid
Stap 2 is het bieden van de juiste tools; cloudoplossingen voor input, verwerking en output. Als deze processen op orde zijn kan je superslimme dingen doen, denk bijvoorbeeld aan Artificial Intelligence, zeker als je zoveel klanten hebt als SBB.

‘Misschien wel de belangrijkste stap (3) voor ons is de medewerkersbetrokkenheid. We besteden heel veel aandacht om hen te activeren. Hier kun je niet vroeg genoeg mee beginnen en dit stopt vervolgens ook nooit meer. Investeer in brainstormsessies, regionale verantwoordelijkheden, training, het delen van succesverhalen, en gebruik de feedback om bij te sturen. Nog een tip; communicatie tijdens het hele proces is cruciaal!’

‘Op deze manier transformeren wij de dienstverlening (stap 4), met gestandaardiseerde processen voor data-invoer, zodat onze mensen als bedrijfsadviseur het verschil kunnen maken bij de klant.’ Aldus het grote kantoor uit België. Maar wat is de succesformule voor een kleiner kantoor? Een mooi bruggetje naar SFAA, wat uit hartje Amsterdam komt.

Real-time data
Over digitaal excelleren is Annelie helder. ‘Wij willen echt in de kassa van de klant zitten. Want als we zorgen dat we real-time data tot onze beschikking hebben, kunnen we de klant echt helpen met de uitdagingen van ondernemen. Onze mensen testen continu nieuwe apps, koppelen systemen en als het moet passen ze zelfs het kassasysteem van de klant aan. We doen er echt alles voor om te zorgen dat we slim kunnen werken.’ Ook bij het scale-up kantoor SFAA is het van belang om helder te communiceren over doelstellingen. Een tip van Annelie; zorg voor de stip op de horizon maar maak het vervolgens met je team ook heel concreet in zaken die je per kwartaal, maand en zelfs per week gerealiseerd wilt hebben om het einddoel te bereiken.

Naast deze praktijkervaringen werd er ook dieper ingegaan op de rol van Exact.

No Hands Accounting
De mogelijkheden om met Exact Online digitaal te accelereren, werden live gedemonstreerd aan de hand van Exact Online functies. Zo illustreerden Wiegert de Vos en Erik Ledeboer hoe de samenwerking tussen de accountant en klant via Mijn[Kantoor] kan worden gestroomlijnd. In combinatie met No Hands Accounting, waarbij boekingspatronen worden herkend en handmatige handelingen worden geautomatiseerd, kun je maar liefst 93% tijdwinst behalen op de verwerking van een inkoopfactuur.

Na de best practices van SBB en SFAA werden aan de hand van het Accountancy Groeimodel ervaringen uitgewisseld door de aanwezige kantoren. Conclusie; standaardisatie en verandermanagement zijn de 2 belangrijkste succesfactoren om digitaal te accelereren. 

Meer over Exact Online...