Of u als eindgebruiker optimaal gebruik kunt maken van elektronisch factureren hangt af van uw klanten (de ontvangers van uw facturen), uw leveranciers (waarvan u zelf facturen ontvangt) en van de door u in gebruik zijnde softwaresystemen. Deze checklist geeft houvast bij de criteria die daarbij een rol spelen.

Deze beknopte checklist gaat in op:

• Het formaat van een elektronische factuur; Dit is het digitale formaat waarin facturen uitgewisseld worden. Belangrijk te weten is dat PDF wel een digitaal formaat is, maar dat het uitwisselen van facturen in PDF-formaat niet valt onder elektronisch factureren. Dat laatste komt doordat een ontvangend systeem de velden op een PDF-formaat niet direct kan herkennen. Dat laatste wordt dan geregeld via ‘scannen en herkennen’ en dat wordt beschouwd als een voorloper van elektronisch factureren.

  Het bekendste en meest gebruikte formaat voor elektronisch factureren op dit moment is UBL dat staat voor Universal Business Language.

• Het verzend- en ontvangstkanaal; Elektronische facturen worden ‘system to system’ uitgewisseld. Dat betekent concreet voor de gebruiker(s) dat  een elektronisch factuur automatisch vanuit het systeem van de afzender terecht komt in het systeem van de ontvanger. In de praktijk wordt hiervoor gebruik gemaakt van E-mail en het PEPPOL-netwerk.
    
• Afstemmen met klanten aan wie u elektronisch gaat factureren; Hier kunt u, althans voor een deel, het werk door uw factuursoftware laten doen, mits deze laatste software goed is voorbereid op elektronisch factureren.
    
• Afstemmen met leveranciers van goederen en/of diensten van wie u facturen ontvangt; Als elektronisch factureren vanuit uw leverancier(s) nog niet het geval is kunt u dat in elk geval vragen. Hoe meer vragen een organisatie krijgt om toch vooral elektronisch te gaan factureren hoe meer kans op succes dat dit ook gaat gebeuren.  
  
  
• Afstemmen met uw leverancier van software voor uitgaande facturen; Wij hebben op een rij gezet over welke functionaliteit een softwarepakket (factuur-, boekhoud- of ERP-pakket) dient te beschikken om optimaal elektronisch factureren te ondersteunen. 
    
• Afstemmen met uw leverancier van software voor inkomende facturen; De cirkel is rond als uw administratieve software (in de meeste gevallen boekhoud-, ERP- of purchase-to-pay software) elektronische facturen automatisch kan ontvangen en verwerken. WIj hebben op een rij gezet over welke functionaliteit dergelijke software dient te beschikken als het gaat om elektronisch factureren, oftewel elektronische factuurverwerking, gebaseerd op UBL.
   
• Hoe te handelen bij complexere situaties; Bijvoorbeeld: uw softwareleverancier ondersteunt elektronisch factureren uitgaand en/of inkomend niet of niet in voldoende mate. U werkt met leveranciers en/of klanten in het buitenland, al dan niet in andere EU landen. Want ondanks een EU standaard voor elektronisch factureren zijn er ook in landen bij de EU onderling verschillen als het gaat om elektronisch factureren. Leveranciers en/of klanten werken met afwijkende factuurformaten (dus anders dan UBL). In deze situaties kan een Billing Service Provider (PSD) van betekenis zijn. 

Download 
Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers (en softwareleveranciers) in PDF... (8 pagina's).