Blog door Exact Software

Welk formaat je kantoor ook heeft, je wilt zoveel mogelijk waarde leveren voor je klant. Dankzij de digitale verwerkingsmogelijkheden van Exact Online wordt 'no hands accounting' mogelijk, dit is de drijvende kracht achter de control en CFO-diensten van GetMonkeys in Amsterdam. 

Het verwerken en bijhouden van de administratie zag er nog maar een paar jaar geleden heel anders uit. “Je had in elke organisatie een boekhouder, controller en ‘chief financial officer’ nodig”, zegt Maarten van Leeuwen van GetMonkeys. Het vak ‘boekhouden’ is langzaam aan het verdwijnen: “Een boekhouder hoeft nu alleen maar te kijken of alles goed in de administratie terecht is gekomen. Daardoor heeft de controller weer veel minder uren nodig om zijn werk te doen. De hele boekhoudketen schuift in elkaar.”

GetMonkeys is in de basis geen administratiekantoor. Vooral ook omdat er zo weinig tijd nodig is voor het verwerken van de administratie. “De meeste tijd besteden we daardoor aan strategisch advies bij onze klanten”, zegt Maarten Smulders. “Daarbij begeleiden we klanten bij het maken van toekomstbestendige keuzes vanuit data-gedreven inzichten. We maken echt deel uit van de financiële teams.”

Geen remmende voorsprong
De beide Maartens richtten GetMonkeys op na de nodige ervaring opgedaan te hebben in bedrijfsleven. Van Leeuwen bij administratie- en accountantskantoren waar hij op het laatst vooral start-ups en scale-ups bediende. Smulders was vaak financieel eindverantwoordelijk en kreeg steeds te maken met dezelfde vragen over KPI’s. Beiden kregen het gevoel daar meer mee te kunnen doen in een zelfstandige rol en zo meerwaarde te kunnen leveren voor meerdere bedrijven in het MKB.

De wet van de remmende voorsprong is op GetMonkeys niet van toepassing. Het bedrijf was zelf een startup en deed meteen alles digitaal met Exact Online, Scan & Herken en Mijn[Kantoor]. Niet voor niets kreeg het bedrijf in 2018 de Exact Cloud Award voor Samenwerking. De jury van de award was lovend over de manier waarop zo’n startend kantoor als GetMonkeys in staat is om zoveel klanten te bedienen, als een echte CFO, maar dan op afstand.

Real-time relevante informatie
“Hoeveel documenten er door onze administraties gaan heen gaan? Een heleboel en zeker 99% wordt direct digitaal verwerkt”, vertelt van Leeuwen. De drempel wordt daarvoor, dankzij Scan & Herken en Mijn[Kantoor], lekker laag gehouden. Bij sommige klanten loopt de tijdswinst op tot 90%. “We kunnen nu de klant adviseren op basis van real-time informatie”, zegt Smulders. “Op elk moment heeft die inzicht in zijn administratie. Inkoop, uitgaven, omzetbelasting. Wanneer we bij hen aan tafel zitten, kunnen we altijd direct revelante informatie uit het systeem vissen wanneer dat nodig is.”

Software steeds slimmer
“Exact noemt het ‘no hands accounting’,” zegt van Leeuwen. “Dat is inderdaad al bijna het geval. De software wordt steeds slimmer aan de hand van machine learning. Documenten worden steeds beter herkend en sneller verwerkt. En mocht er toch eens iets doorheen glippen, dan is de knop ‘Vinden & Corrigeren’ de uitkomst. Wij zijn erg blij met de richting die Exact is ingeslagen met no hands accounting.”