Door: Exact Software

Steeds meer kantoren werken met No hands accounting met Exact Online. Maar hoeveel tijd besparen die nu eigenlijk? Bij kantoor De Administratie weten ze het precies. "De tijd die wij nodig hebben voor een gemiddelde administratie hebben wij terug weten te dringen van 2 uur naar 35 minuten."

Eigenaar Raymond van Lier van De Administratie is stellig: “We hebben zoveel efficiencyslagen gemaakt sinds 2007, dat we per klant van 2 uur per maand naar 35 minuten per maand konden. De laatste slag daarbij was meteen de grootste, de invoering van No hands accounting in 2018.”

Extra efficiency
Al in 2007 deed De Administratie zijn eerste ervaringen op met digitalisering van de boekhouding door gebruik te gaan maken van scansoftware voor inkomende en uitgaande facturen. “Dat leverde meteen een verbetering op van 25 tot 30 procent vergeleken met handmatig in de boekhouding invoeren.” In 2015 volgde de geïntegreerde Exact Online scanoplossing die daar weer 35 procent van afhaalde. En dan in 2018 No hands accounting, wat zorgde voor een flinke 45 procent extra efficiency.

Indrukwekkende cijfers
De cijfers zijn dan ook indrukwekkend. De efficiencyverbetering van 45 procent is gemeten over het totale pakket aan handelingen, inclusief bank/memo en met gebruikmaking van ‘continuous monitoring’. Daarbij houdt de software in de gaten of alles juist verloopt: zijn de goede BTW-codes gebruikt, is in het juiste dagboek geboekt, zijn er bedragen van 450 euro of hoger, etc.

85% factuurherkenning
Maar liefst 85 procent van de facturen wordt automatisch herkend en goed verwerkt. Vóór No hands accounting kostte elke boeking van een inkoop- of verkoopfactuur nog steeds 55 seconden. Mét No hands accounting kon De Administratie dat terugbrengen naar 30 seconden. Het boekhouden wordt steeds meer een controlerende functie, vertelt Van Lier. “We kijken nu eigenlijk alleen nog naar de uitzonderingen en de afwijkingen, en zien helemaal niet meer elke factuur.”

Meer tijd voor de klant
Wat doet het kantoor met al die vrijgekomen tijd? “Omdat klanten een vast bedrag per maand betalen, blijft er meer tijd over voor klantcontact”, zegt Van Lier. “Het contact met de klant gaat naar een ander niveau. We kunnen nu actuele cijfers presenteren, op week- of maandbasis. En we kunnen meer advies op maat leveren.” Ook aan de klantzijde ervaart De Administratie meer tevredenheid. “Het blijkt óók voor de klant een efficiencyverbetering om facturen digitaal aan te kunnen leveren. De keerzijde is dat klanten sneller verwend raken,” zegt Van Lier lachend. “Maar dat is goed, zo dwingen ze ons om steeds weer te innoveren.” 

Bron: Exact Software.