Onderzoeksrapport Process Mining: turning event data into value, responsibly

Subtitel:
Professionals staan voor de uitdaging om de complexiteit van het gebruik van Process Mining te onderkennen, dan wel het toepassen en/of controleren hiervan.

Door Paul van Egmond, BEc, Premaster IT audit, compliance & advisory, Vrije Universiteit Amsterdam. 15 december 2019.

Abstract
Process Mining is een techniek, tool en een methode om geautomatiseerde bedrijfsprocessen te visualiseren. Professionals staan voor de uitdaging om de complexiteit van Process Mining te onderkennen en toe te passen. Technische - en businessrisico’s zorgen ervoor dat een Process Mining Project faalt. Dit leidt tot de volgende onderzoeksvraag: Welke risico’s van Process Mining worden ondervangen door Process-Mining-Project-Methodology? Met deze onderzoeksvraag wordt onderzocht hoe een Process Mining Project kan slagen wanneer rekening gehouden wordt met deze projectmethode.

De complexiteit van Process Mining is met name het verkrijgen van tijdige, relevante en accurate data. Daarnaast zijn er verschillende granulariteitniveaus van de data mogelijk. Elk (detail)niveau van data geeft een andere weergave van - en inzicht in het bedrijfsproces.

De granulariteit van de ontsloten data moet aansluiten met de (beoogde) eindgebruiker. De interpretatie van het bedrijfsproces en data is van belang om de data te ontsluiten en te analyseren. Hierbij is de teamsamenstelling dan ook divers met verschillende professionals.

Voor het analyseren kan zowel een opensource- als commerciële Process-Miningtool worden ingezet. Bij de laatste ontbreekt de standaardisatie. De commerciële tools gebruiken bevatten eigen normen en naamgeving en hierbij verschillende algoritmes met verschillende uitkomsten.

De Process-Mining-Project-Methodology (PM2-methode) betstaat uit zes fases. Met behulp van deze fases kan een projectgroep geholpen worden om op gestructureerde wijze een project uit te voeren. Wanneer de planningsfase bijvoorbeeld wordt overgeslagen, is de kans groot dat later in het project vertraging ontstaat of zelfs stagneert. In de evaluatiefase wordt nagegaan of de analysebevindingen correct zijn geïnterpreteerd. Daarnaast worden deze geverifieerd en gevalideerd. Deze stap komt ten goede aan de kwaliteit van de uitkomsten en verbeteringen van Process Mining voor de organisatie.

Uit het onderzoek blijkt dat PM2 de meest voorkomende risico’s afdekt. Echter, niet alle risico’s worden afgedekt. Daarom moeten aanvullende beheersingsactiviteiten worden uitgevoerd om alle risico’s die in de literatuur zijn gevonden af te dekken.
De aanvullende beheersingsactiviteiten bevinden zich ten eerste in de planningsfase, waar de keuze voor de teamsamenstelling wordt gemaakt. Ten tweede in de keuze van data-analysetools die tijdens het project worden toegepast. Aanvullend kan een training worden gevolgd om de benodigde kennis en inzicht te krijgen. Als laatste dienen in een aanvullende fase documenten en rapporten te worden toegevoegd om de keuzes en uitkomsten van het project goed te kunnen overdragen aan belanghebbenden. 

Process Mining wordt steeds belangrijker, maar ook ingewikkelder om toe te passen. Een oorzaak hiervan is dat de techniek (algoritmes) niet transparant zijn bij commerciële tools. Het moet worden vastgesteld welke partij de beste tool biedt voor de analyse die uitgevoerd moet worden. Dit huidige onderzoek leidt tot aanbevelingen voor vervolgonderzoek naar welke commerciële tools er zijn en om de gebruikte algoritmes te toetsen. Daarnaast is vervolgonderzoek nodig om aan te geven met welke toepassingsmogelijkheid de tool zich onderscheidt, bijvoorbeeld in het analyseren op doorlooptijden. Daarnaast blijft de techniek, de methodes en tools van Process Mining in ontwikkeling. Ook hier geldt dat vervolgonderzoek verricht moet worden om de bewustwording en complexiteit over te dragen naar het bedrijfsleven en (eind)gebruikers die de techniek, methode en tool inzetten.

Key woorden: Process Mining, Process-Mining-Project-Methodology, Technische- en Business risico’s.

Complete rapport
Het complete rapport (Nederlandstalig) kent de volgende inhoudsopgave:

• Voorwoord
• Abstract
• Figuren- en tabellenlijst
• Verklarende woordenlijst
• Inleiding
• Methodologie
• Theoretisch kader
• Resultaten
• Beheersmaatregelen
     Aanvullende beheersingsmaatregelen
     Process Mining praktijk ervaring
     Process Mining professionals
• Conclusie
• Reflectie
• Discussie en aanbevelingen
• Literatuurlijst

Opvragen 
Download het complete raport "Process Mining" door Paul van Egmond (PDF).