Zenvoices heeft het voor King en Exact Online gebruikers mogelijk gemaakt om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Met het verwerken van goederen- en logistieke facturen levert Zenvoices nu ook een bijdrage aan 'purchase-to-pay' processen.

Ontstaan door samenwerking
In lijn met de werkwijze van Zenvoices is voor de ontwikkeling intensief samengewerkt met gebruikers en partners. Vanuit hun expertise met inkoopprocessen is zo in slechts enkele maanden een complete oplossing voor het automatisch controleren van inkoopfacturen
met bijbehorende magazijnontvangsten en bestellingen vormgegeven. Ook is er veel aandacht voor de afhandeling van uitzonderingen, iets waar de testgebruikers veel waardevolle feedback voor hebben gegeven.

Hoe werk het?
Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit het gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische verwerking, met behoud van regie
Ook bij deze oplossing biedt Zenvoices de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre men automatische beoordeling en verwerking wil doorvoeren. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden met welke tolerantie op de inkoopprijs of aantallen een inkoopfactuur automatisch mag worden verwerkt en met welke stappen in het proces rekening moet worden gehouden. Facturen met afwijkingen buiten de ingestelde bandbreedte kunnen dan automatisch afgekeurd worden en na bijbehorende acties alsnog worden goedgekeurd.

Zorgeloos inkoopfacturen verwerken met Zenvoices
Met het bieden van de mogelijkheid om goederen en logistieke facturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten biedt Zenvoices nu ook een ideale oplossing om het verwerkingsproces voor deze factuurstromen verregaand te automatiseren en incorrecte facturen op structurele wijze af te handelen.