Ieder klant van een accountant of administrateur levert altijd alles perfect aan, toch? Nee, en dat was ook de ervaring van Leo van Winden. “Vraagposten in de administratie zijn hoofdpijn voor de boekhouder en accountant. Ze worden vaak te laat opgelost en blijven dan openstaan totdat de jaarrekening wordt gemaakt.”
Dat moest anders kunnen: geautomatiseerd en online. Het werd Vraagposten App.

Iedere accountant of administrateur is periodiek tijd kwijt aan het opvragen van facturen en bonnen bij onbekende betalingen. “Vraagposten die niet op tijd worden opgelost kosten je klant geld – omdat wanneer hij de bonnen niet meer terug kan vinden de posten op privé worden geboekt. Dat kost BTW en een hogere belastingaanslag. Ze kosten jou ook tijd door alle tijd die je eraan besteedt.”
Van Winden zag in zijn eigen administratiekantoor dat Vraagposten oplossen niet leuk is, en dan ‘vergeten’ wordt. Dat ze te laat worden opgepakt en dan extra veel tijd kosten.

Online opruimen
Om dit probleem uit de wereld te helpen werd een webbased programma ontwikkeld. Het programma sluit aan op online boekhoudpakketten als Unit4 Multivers, Exact online en Twinfield. Na koppeling met die pakketten zoekt Vraagposten de openstaande boekingen op en maakt een signaleringsmail aan de klant.
De klant kan vanuit die mail de openstaande vragen inzien, een toelichting geven of er documenten aan toevoegen. Daarna controleert en accepteert de boekhouder ze. Omdat alles online gebeurt hoeft niemand iets te installeren. “Zolang een boeking niet is goedgekeurd blijft Vraagposten hem automatisch – wekelijks of maandelijks – bij de klant in herinnering brengen.”

Dashboard geeft overzicht en historisch inzicht
Omdat het programma speciaal voor accountants en boekhoudkantoren is ontwikkeld kunnen er vele administraties tegelijkertijd in ontsloten worden. “Op een online dashboard krijg je een duidelijk overzicht van de openstaande boekingen per administraties. Bovendien kun je de historie terugzien.” Zowel op desktop, tablet of zelfs mobiel geeft het dashboard goed inzicht.

Wat zou je hiermee besparen?
“Je bespaart natuurlijk vooral een heleboel gedoe. Zowel op je kantoor als tussen jou en de klant.” Zoals het een boekhouder betaamt heeft Van Winden het ook makkelijk gemaakt die besparing in geld uit te drukken. “Op de site kun je aan de hand van een paar simpele variabelen zien hoe snel je het abonnement op deze online dienstverlening eruit hebt.”