Blog door Exact Software

Iedere ondernemer is anders, maar één ding hebben ze allemaal gemeen: er moet een verplichte administratie bijgehouden worden. Steeds vaker laten zzp’ers dit over aan een boekhouder. Maar de manier waarop zij hun financiële informatie aanleveren, zorgt nog weleens voor frustratie. Ook bij Kohen Administraties verliep dit proces niet altijd helemaal vlekkeloos, waardoor het verwerken van de administratie van klanten meer tijd kostte dan nodig. Daarom besloot eigenaar Adam Kohen eind 2019 dat het tijd was voor een nieuwe manier van werken.

‘Als administratiekantoor werken wij veel met zzp’ers en kleine ondernemers, voornamelijk uit de bouw, zorg, horeca en andere dienstverlenende sectoren. En heel eerlijk: tot voor kort was het verwerken van de administratie van onze klanten een onoverzichtelijk proces’, vertelt Adam. ‘De een stuurde losse mailtjes, de ander appte alles door, en sommigen werkten liever met WeTransfer of Google Drive. Voor de klant natuurlijk hartstikke handig, maar voor ons werkte dit absoluut niet efficiënt. Ik moest continu shiften, lijstjes bijhouden en checken of ik wel alles compleet had. Ook waren veel soorten administratiesoftware die klanten gebruikten niet compatibel met mijn toenmalige systeem. Kortom: doordat de informatie voor elke klant op een andere plek stond, waren wij onnodig veel tijd kwijt aan het verwerken hiervan. Dat werd een steeds groter pijnpunt. Het was mijn partner die zei: “Zeg je huidige pakket op, ik zie alleen maar verzuchtingen bij je. Stap over naar een marktleider die de wedstrijd snapt en deze wél kan winnen”.’

Goede match
Tijdens de zoektocht naar een softwarepakket dat wél voldeed, stuitte Adam op Exact Go - het nieuwste product van Exact. ‘Exact Go is een administratietool die zich richt op de zzp’er en kleine ondernemer. Dit sluit dus perfect aan op onze doelgroep. Ook werd ik enthousiast van de moderne look & feel. Daarom hebben we eind 2019 besloten om deel te nemen aan de controlled release van het product. Inmiddels zijn we een aantal maanden verder en zijn we heel enthousiast. Exact Go draagt voor ons vanaf dag 1 bij aan het uniform en digitaal aanleveren van informatie vanuit onze klanten. Het fungeert als digitale schoenendoos en voldoet aan de fiscale bewaarplicht. Via UBL wordt alle informatie automatisch gekoppeld aan de juiste administratie in Exact Online. Dat werkt heel prettig.’

Meer rust in de tent
Dit zijn niet de enige voordelen die Exact Go biedt voor Kohen Administraties; het helpt hen ook om werkzaamheden beter en gelijkmatiger te verdelen over het hele jaar. ‘Verkoopfacturen die klanten in Exact Go maken, komen voor ons realtime beschikbaar in Exact Online. Deze kunnen we dus direct verwerken. Daarnaast stimuleren we al onze klanten om maandelijks hun inkoopfacturen te verzamelen en te uploaden. Dat vergt een lange adem, maar inmiddels heb ik ze zover, mede doordat Exact Go dit heel makkelijk maakt. Hierdoor krijgen we niet 4 keer per jaar vlak voor de btw-aangiftes een berg werk op ons afgevuurd, maar wordt het gelijkmatig over het jaar verdeeld. Wij maakten eerst bizarre piekdruktes en lange dagen mee rond aangifteperioden, maar die scherpe randen zijn fors afgevlakt.’

‘Sinds we gebruik maken van de combinatie van Exact Go en Exact Online, hoeven we de verkoopfacturen van klanten trouwens ook niet meer handmatig te verwerken. Deze worden in Exact Online namelijk automatisch verwerkt in de administratie van de klant. Het enige wat we nog hoeven te doen, is het inventariseren van de inkopen. De kans dat er een fout insluipt, is door de koppeling met Exact Online praktisch nul. Ik laat eens per week een controle uitvoeren op alle boekingen, en klaar. Vooral de tijdrovende data-entry wordt met Exact go getackeld. Hierdoor kunnen we dit werk in minder tijd en met minder mensen doen. Kortom: het helpt ons om onze bedrijfsprocessen efficiënter in te richten.’

Snelle adoptietijd
Wat Adam betreft is Exact Go vooral heel geschikt voor startende ondernemers. ‘Binnen deze doelgroep voldoet de tool ruimschoots aan de wensen. Doordat je met Exact Go tot 5 facturen per maand gratis kunt gebruiken, kan iemand op een laagdrempelige manier zijn of haar complete administratie digitaal bijhouden in 1 tool. Offertes en facturen maken is heel simpel door het vaste format. Ook kan een klant eenvoudig bonnen en inkoopfacturen uploaden via de app. Dat gebruiksgemak zorgt voor een snelle adoptietijd.’

Stroomversneller voor automatisering
Exact Go helpt administratiekantoren dus om een digitaliseringsslag te maken - een welkome bijkomstigheid in het “op afstand werken” van nu. Voor Kohen Administraties is dat trouwens niks nieuws; zij werkten ver voor corona al vanuit huis en in de cloud. ‘Wij zijn geen administratiekantoor met archiefkasten vol hangmappen, maar zijn juist groot voorstander van digitaal werken. Het voordeel daarvan is dat klanten altijd toegang hebben tot hun dossier. Wij denken ook dat dit de toekomst is en dat de ‘ouderwetse’ boekhouder over 5 jaar niet meer bestaat. Een boekhouder krijgt meer de rol van persoonlijk adviseur, bedrijfscoach en misschien wel bedrijfskundig adviseur met een oog voor financiën. De boekhouding zal dan voor een nóg groter gedeelte automatisch verlopen. Bij Kohen Administraties vindt deze verschuiving al enige jaren plaats. De combinatie van Exact Go en Exact Online zorgt hierbij voor een stroomversnelling.’

Meer over Exact voor accountants- en administratiekantoren.