Blog door Reindert Doorn, DOCCO.

Tijdens de NBA Accounttech sessies werd het begrip veelvuldig genoemd, maar toch belandde hij niet op het technologielandschap 2020: ‘low-code’. Een gemis, aldus Reindert Doorn van DOCCO, die ziet dat de opmars van low-code software dit jaar al is begonnen in bij accountantskantoren. Met low-code software kunnen kantoren data uitwisselen en processen automatiseren. Het is een soort’ haarlemmerolie’ en fungeert ten dienste van veel andere technologische trends. 

Low-code is een trend waarbij applicaties en procesautomatisering ontworpen kunnen worden aan de hand van een eenvoudige grafische interface (schermen). Er is vaak zeer beperkte technische kennis nodig. Je waant je even programmeur. Een uitkomst voor toepassingen wanneer je een automatiseringsstap wilt toevoegen, waar je bestaande applicatielandschap niet in voorziet.

ICT 2020
In het modelplan ICT 2020 dat adviesbureau DOCCO aan haar relaties verstrekt, prijkte low-code systemen in het rijtje met externe ontwikkelingen voor dit jaar. Waar het eerder een onbekend begrip leek, begint daar nu verandering in te komen. De eerste kantoren zijn actief aan de slag met ‘low-coding’ en het aanbod van tools hiervoor neemt toe. Bekende (buitenlandse) tools zijn al jaren Zapier, IFTTT en Mendix. Rondom AFAS manifesteerde STKKR zich enige tijd terug. Ook komt DOCCO BettyBlocks en CombiDesk regelmatig tegen bij accountantskantoren. Als belangrijke ‘runner-up’ noemt DOCCO het bedrijf LemonForce, die zich met haar portfolio specifiek richt op de branche. Daarnaast zijn er grote verwachtingen rondom het aanbod van Microsoft, genaamd Power Automate en Power Apps. De inzetmogelijkheden variëren echter per toepassing. 

Stel je deze voorbeelden eens voor

Als een prospect een offerte wil ontvangen, wordt deze automatisch voorbereid en samengesteld op basis van de aangegeven interesse (website) qua dienstverlening. Bij instemming en na het voltrekken van de klantacceptatieprocedure wordt de opdrachtbevestiging met bijlagen direct voor digitaal ondertekenen aangeboden en na ondertekening in het interne dossier geplaatst. De status in het CRM-systeem wordt bijgewerkt en een project wordt aangemaakt. Betrokken medewerkers ontvangen een e-mail met de bevestiging: de werkzaamheden kunnen starten en de eerste uren kunnen worden geregistreerd.

Binnen het kantoor worden alle projecten van het type advies waarop al drie maanden geen tijd is geboekt, automatisch weer gesloten. Dat scheelt een jaarlijkse controle. Daarnaast worden het totaal aantal loonslips, die verwerkt zijn in de online salarissoftware, per klant iedere maand automatisch op het declaratievoorstel geplaatst. Mutaties die tussendoor zijn aangeboden via een digitaal formulier aan de klant, worden na controle geautomatiseerd verwerkt in de salarissoftware. Via een dashboard wordt de verwerking constant gemonitord.

Low-code en No-code

De techniek wordt voor de gebruiker steeds makkelijker gemaakt. De tools zorgen ervoor, dat de technisch complexere aspecten, zoals de connectiviteit of de beveiliging, op voorhand geregeld zijn. Bij low-code tools is desondanks enig inzicht in technische aspecten wel van waarde. IT-medewerkers van het kantoor met begripskennis van API’s, variabelen, expressies en UX-design zullen uitermate snel hun weg vinden. Voor anderen is het volgen van een training geen overbodige luxe. De leercurve verschilt echter per tool.

Zo zijn er ook ‘no-code’ tools, die nog eenvoudiger zijn in gebruik. Deze tools zijn gericht op de niet-technische gebruiker, hebben een vereenvoudigde interface, maar zijn wel beperkter in functionaliteit voor maatwerk. Hoewel dit handig lijkt, dient wel gekeken te worden naar de geschiktheid ervan bij kantoorbrede inzetbaarheid. Vaak zijn ook de beveiligings- en compliance instellingen bij deze no-code tools in mindere mate aanpasbaar. Denk daarbij ook na over de plaats waar data wordt opgeslagen.

Belang van API’s

De eerste toepassingen van low-code tools bij administratie- en accountantskantoren zijn doorgaans met online (webbased) software. Dat is niet verrassend: moderne softwareleveranciers kiezen er vaak voor om hun applicatie open te stellen voor gegevensuitwisseling en de documentatie ervan openbaar te maken. Zo’n verzameling ‘afspraken’ en ‘definities’ voor gegevensuitwisseling wordt ook wel API genoemd (Application Programming Interface). Dit stelt kantoren in staat om waardevolle toepassingen en geautomatiseerde verwerkingen te ontwikkelen op basis van deze online applicaties. Dit geeft een voorsprong bij het innoveren van klant- en kantoorprocessen.

Reindert Doorn geeft aan: “Connectiviteit is een steeds belangrijker criterium bij het selecteren van software en kantoren willen graag de touwtjes in handen hebben”. Hij benadrukt het belang van een open API: die is openbaar en goed gedocumenteerd. Hier zijn standaarden voor zoals Open API 3.0 (ook wel Swagger specification genoemd). Met deze informatie in handen is het veel eenvoudiger om met low-code tools aan de slag te gaan. Bij no-code tools zijn de gegevensverbindingen soms al voorbereid.

Waarom je niet wilt wachten

De eerste ervaringen die DOCCO heeft met het inzetten van dergelijke tools zijn enthousiast. Vooral de (functionele)-IT-ers binnen het kantoor maken de materie zich snel eigen en het biedt voor hem of haar volop mogelijkheden om de bedrijfsvoering te ondersteunen. Starten met ‘low-code’ tools doet men realiseren dat er een wereld te winnen is met proces automatisering en dat dit binnen handbereik ligt. Dat maakt enthousiast. Tegen minimale investeringen komt er functionaliteit beschikbaar die het kantoor vooruit helpt en innovatie stuwt. Het doet kantoren wel realiseren dat het belang van applicaties met een open structuur qua (API)-communicatie essentieel is.

Het advies is om klein te beginnen. Maak geen grote Visio-schema’s, maar start met eenvoudige voorbeelden. Situaties die binnen het kantoor veel handwerk vragen, maar niet complex zijn. Hiermee kan de ervaring groeien en het voorstellingsvermogen. Want dat lijkt nu nog de enige begrenzing. 

Complete artikel
Lees het complete artikel "De opmars van low-code in accountancy" op DOCCO.nl, met uitgebreide voorbeelden, tevens voorzien van voordelen en nadelen.