Blog door het Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement (NMBF)

Open standaarden voor digitale gegevensuitwisseling hebben voor e-factureren en e-procurement grote voordelen, aldus Annemieke Toersen. Zij is senior adviseur ICT-standaarden bij het Forum Standaardisatie en lid van het Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement (NMBF). Daar praat zij mee over e-factureren en e-procurement in Nederland.

Het Forum Standaardisatie waar Toersen werkt, bevordert het gebruik van open standaarden binnen de (semi)overheid en geeft advies over de toepassing ervan. Ook beheert het forum de lijst met verplichte open standaarden, de zogenoemde 'pas toe of leg uit'-lijst. (Semi)overheidsorganisaties hebben de verplichting de standaarden die op deze lijst staan te gebruiken en als zij dit niet doen, daarover verantwoording af te leggen in hun jaarverslag. Het forum werkt in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en is voor een deel gefinancierd door ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK).

Open standaarden stimuleren
'Open standaarden zorgen uiteindelijk voor een betrouwbare, goed functionerende, digitale samenleving', licht Toersen toe. 'Bijvoorbeeld omdat ze helpen bij het uitwisselen van gegevens op een veilige en duurzame manier.' Forum Standaardisatie probeert het gebruik van open standaarden op allerlei manieren te stimuleren. Een voorbeeld daarvan is de beslisboom voor de 'pas toe of leg uit'-lijst. 'Stel dat een gemeente software voor een nieuw financieel systeem wil implementeren. Met de beslisboom wordt dan heel snel duidelijk welke open standaarden de gemeente precies moet uitvragen bij leveranciers', vertelt Toersen.

E-procurement en e-factureren
Als het gaat om e-procurement - dus gedigitaliseerde inkoopprocessen - en e-factureren, zijn er op dit moment twee verplichte open standaarden: NLCIUS en SETU. NLCIUS is de Nederlandse standaard voor e-factureren, gebaseerd op de verplichte Europese norm EN 16931. SETU is de standaard voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. 'In principe zouden rijksoverheidsorganisaties, gemeenten, provincies, semioverheidsorganisaties, en zbo's altijd om de verplichte open standaarden moeten vragen bij hun leveranciers', zegt Toersen, 'tenzij het echt niet anders kan. Uitleg hierover hoort dan in het jaarverslag. Want open standaarden maken e-factureren en e-procurement efficiënt, toegankelijk en veilig.'

Monitor open standaarden
'Forum Standaardisatie onderzoekt ook jaarlijks hoe het met de adoptie van verplichte standaarden gaat. In de Monitor open standaarden kan je zien in hoeverre de verplichte standaarden werden uitgevraagd bij een steekproef uit de aanbestedingen', aldus Toersen. 'De monitor van 2019, die in juli 2020 is verschenen, vertelt ons dat NLCIUS in ongeveer de helft van de onderzochte aanbestedingen werd uitgevraagd. Organisaties zijn in toenemende mate op de goede weg, maar nog niet in alle gevallen worden alle relevante open standaarden toegepast. Vandaar de beslisboom als hulpmiddel en de bekendheid die wij aan open standaarden proberen te geven.'

Van verplicht naar ingeburgerd
Als een standaard is ingeburgerd, kan deze van de verplichte lijst af, is de gedachte bij het Forum Standaardisatie. 'In het ideale geval verdwijnt een standaard na een jaar of twee van de lijst met verplichte standaarden, omdat het gebruik ervan zelfsprekend is geworden,' vertelt Toersen. Het doel is dus niet om de lijst met verplichte standaarden steeds langer te maken. 'De voordelen van bijvoorbeeld e-factureren, zoals lagere kosten, minder papiergebruik, minder handling, moeten zo evident worden dat organisaties binnen en buiten de overheid een standaard als NLCIUS omarmen.'

E-factureren: een praktijkvoorbeeld
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is in samenwerking met het ministerie van BZK kortgeleden met een facturerings-app gestart. Daarmee kunnen kleinere leveranciers met behulp van een QR-code of e-factuurlink razendsnel het factuurvoorstel aanvullen dat OCW hen stuurt. NLCIUS is daarbij de onderliggende standaard en de app heeft koppelingen met allerlei systemen, bijvoorbeeld met het KVK-register. 'Het opmaken van een factuur is daarmee heel eenvoudig geworden. Die factuur gaat bovendien direct naar het betaalsysteem van OCW, waardoor de betaling binnen vijf dagen plaatsvindt. Die snelheid, het gemak waarmee een factuur kan worden opgesteld, het genereren van automatische statusberichten, dat zijn voordelen die het gebruik van open standaarden met zich meebrengt,' aldus Toersen. 'Inmiddels wordt deze app binnen OCW uitgerold en hebben ook andere departementen interesse getoond.'

Lid van het NMBF
Toersen is namens het Forum Standaardisatie lid van het NMBF. Dit geeft haar de gelegenheid NMBF-leden te adviseren over open standaarden die voor e-factureren en e-procurement belangrijk zijn. Door haar NMBF-lidmaatschap weet Toersen op haar beurt hoe de publieke en private partijen die gezamenlijk het NMBF vormen, aankijken tegen open standaarden. Een goede gegevensuitwisseling, zou je kunnen zeggen. En dat is ook precies waar Toersen zich voor inzet: veilige en duurzame uitwisseling van data, waardoor zich een betrouwbare digitale samenleving ontwikkelt.