Door Mark ter Steege, F1 Leiderschap

Voor velen van ons verliep 2020 heel anders dan verwacht, waardoor zaken ook lang niet altijd gingen zoals gepland. Nu 2021 nadert, verdient het onderwerp ‘plannen’ wat mij betreft een duidelijke plek op de agenda. Een toelichting op drie handige planning tools.

Klanten stellen mij regelmatig vragen die gerelateerd zijn aan goed kunnen plannen. Maar hoe plannen organisaties hun werkzaamheden eigenlijk – en welke tools zijn daarvoor het meest geschikt? Dat is een lastige vraag, omdat elke organisatie planning op haar eigen manier definieert. Wat voor de ene organisatie de planning is, komt voor de andere organisatie nog niet in de buurt van een planning, zo heb ik gemerkt.

Inventarisatie en verkenning
Als ik een organisatie vraag hoe ze omgaan met hun planning, of welke tool ze daarvoor het liefst inzetten, gaat daar dus een essentiële vraag aan vooraf: wat verstaan jullie precies onder planning? De antwoorden op die vraag variëren van een overzicht met taken of werkzaamheden tot een nauwkeurige capaciteitsplanning, waarin je op medewerkers- en taakniveau kunt plannen. Is eenmaal duidelijk wat de organisatie onder planning verstaat, dan onderzoek ik de visie van de organisatie. Hoe zijn de bedrijfsprocessen ingericht, wat wil de organisatie met een nieuwe tool bereiken? Welke overige oplossingen worden er op dit moment gebruikt? Zodra dit helder is, kan ik samen met de klant op zoek naar een tool die in dat totaalplaatje past.

Welke tool moet ik gebruiken?
Verreweg de meeste organisaties waar ik kom, maken gebruik van Excel voor de planning. Uiteraard is Excel geschikt om lijstjes bij te houden, maar het is ook foutgevoelig. Bovendien vraagt het om vrij veel aanpassingen en een ijzeren discipline om de planning er goed in bij te houden. Zeker als het aankomt op capaciteitsplanning. Daarom belicht ik hier drie alternatieve mogelijkheden voor het maken en bijhouden van planningen:

Simpelplanning
Deze oplossing biedt een – de naam zegt het al – simpel overzicht van standaardwerkzaamheden. Deze bestaan uit verschillende stappen. Per stap kun je een verantwoordelijke medewerker koppelen, zodat de bijbehorende taak op zijn of haar dashboard verschijnt. Op dit momenten zijn er standaardworkflows voor de werkzaamheden boekjaar (jaarrekening), btw-aangifte en salaris. Daarnaast kunnen losse taken worden aangemaakt.

QicsMilestones
Naast de bestaande projectplanning beschikt QicsMilestones sinds begin dit jaar ook over een capaciteitsplanning. Op deze manier kun je zien wanneer iets moet worden gedaan en door wie, maar ook wie nog tijd en budget over heeft. Hierdoor houd je volledig overzicht op je project- en capaciteitsplanning.

Microsoft Planner
Waar Excel vooral geschikt is voor het bijhouden van lijstjes, is Microsoft Planner veel meer een projectmanagement tool met taakbeheer. Doordat het een onderdeel is van Office 365 en naadloos integreert met Microsoft Teams, kan er eenvoudig mee online worden samengewerkt aan projecten.

Ten slotte
Ik hoop dat ik je met mijn blog inspiratie heb gegeven voor je plannen in 2021. Wil je hierover van gedachten wisselen en je plannen concreet maken? Door middel van een Bedrijfsscan maak ik een nulmeting van jouw organisatie en geef ik advies over de stappen die je (eventueel samen met mij) kunt zetten om je plannen waar te maken!