Het systeem van dubbel boekhouden is door Luca Paciolo uitgevonden in 1494 en vandaag de dag nog steeds in gebruik. Elke transactie leidt tot een debet- en creditboeking. Een groot verschil met vroeger is dat transacties in de boekhouding steeds vaker automatisch tot stand komen. Het bekendste zijn de elektronische bankmutaties en elektronische factuurverwerking. Zonder handmatige handelingen worden op basis van ingebouwde, of aangeroepen boekingsintelligentie, transacties in de boekhouding zoveel mogelijk automatisch bijgewerkt. Soms gebruiken leveranciers termen als AI, Robotic accounting, RPA of misschien wel Blockchain. En worden we geconfronteerd met standaarden als CAMT, PSD2, UBL en PEPPOL. Allemaal prima, zolang de boekingsintelligentie handmatige handelingen in de boekhouding maar zoveel mogelijk tot een minimum beperkt. 

Boekingsintelligentie
Met name gericht op de doelgroep ZZP en MKB kan goede boekhoudsoftware op basis van boekingsintelligentie bepalen of een aankoop kosten betreft of dat sprake is van een investering met bijbehorende restwaarde en afschrijvingstermijnen die voorgesteld worden. Als ik tijdens een bijeenkomst automatische boekingsintelligentie aankaart in relatie tot elektronische factuurverwerking is er altijd wel iemand aanwezig met de vraag hoe je nu weet of een aankoop kosten zijn of voorraad? Dat laatste is nu juist het werk van goede boekingsintelligentie. Al dan niet met behulp van RGS-codes in combinatie met de BIC-codes van afzender en ontvanger. 

Laat accountants en aanpalende beroepsorganisaties als de NBA en Norea vooraf en tussentijds (want boekingsintelligentie opbouwen is een continu proces) de parameters en de uitkkomsten van de boekingsintelligentie controleren en de ondernemer kan met een gerust hart vertrouwen op de in gebruik zijnde boekhoudsoftware en de uitkomst van het resultaat dat is vastgelegd op basis van de boekingsintelligentie. Hoe gaaf is dat. 

Ik laat me graag informeren door accountants en genoemde beroepsorganisaties in hoeverre de controle van automatische boekingsintelligentie in de praktijk is gevorderd. 

Altijd bij en automatisch rapporteren maar
De Belastingdienst ontvangt automatisch mijn BTW-aangifte die natuurlijk, op tijd, automatisch betaald wordt.
Mijn IB-aangifte komt voor de winstaangifte automatisch tot stand vanuit mijn boekhouding en de rest is al voor-ingevuld.

De winstaangifte voor de VPB en de jaarrekening voor de KVK ziet een ondernemer ook alleen nog maar digitaal langskomen om een, eveneens digitale, handtekening te zetten. Alle cijfers komen automatisch tot stand vanuit de boekhouding en mogen als het goed is geen enkele verrassing opleveren voor de ondernemer. Want zijn boekhouding is het hele jaar door bijgewerkt.  

Twee keer boekhouden
Alweer ruim een jaar geleden heb ik samen met leveranciers van fiscale aangiftesoftware en boekhoudsoftware een standaard koppelvlak ontworpen (de RGS Brugstaat)  voor het aanleveren van grootboeksaldi voor de winstaangifte IB en VPB. Voor een ander (RGS) traject ben ik me nu inhoudelijk aan het verdiepen in de cijfers die aanwezig zijn in de WInstaangifte-IB. Verreweg de meeste cijfers herken ik vanuit het RGS-schema en kan ik relateren aan een grootboekschema. Maar ik kom ook tegen:

- Restwaarde machines fiscaal;
- Andere vaste bedrijfsmiddelen restwaarde fiscaal;
- Restwaarde gebouwen in eigen gebruik fiscaal;
- Restwaarde milieu-bedrijfsmiddelen fiscaal. 
Je mag verwachten dat deze gegevens aanwezig zijn in een vaste activa administratie in de boekhouding als subadministratie van het grootboek. De eerder genoemde brugstaat bevat echter alleen grootboeksaldi en niet genoemde restwaardes.

Het kan dus niet anders dan dat deze restwaarde nogmaals wordt geregistreerd in de fiscale aangiftesoftware die het betreffende accountants- of administratiekantoor in gebruik heeft. Dat is dus twee keer boekhouden, terwijl de cijfers als aanwezig worden verondersteld in de boekhouding.

En richting jaarrekeningsoftware is het al niet veel beter. 

Voornemen
Mijn voornemen is in 2021 de accountancysector te ondersteunen bij het zoveel mogelijk automatisch uitwisselen van gegevens in, eerste instantie, de rapportageketen. Dus een gegeven dat eenmaal is vastgelegd en dat verderop in de rapportageketen opnieuw nodig is automatisch verkrijgen vanuit de bron. Met als doel "Nooit meer een cijfer dubbel invoeren". 

Vragen aan u?
Aan alle accountants- en administratiekantoren in Nederland heb ik in eerste instantie 2 vragen:

1. Welke voorbeelden van het nogmaals invoeren van cijfers, die al elders vastliggen, heeft u nog meer?
   (denk aan verloopstaten in vele soorten en maten. Maar bijvoorbeeld ook een loonjournaalpost of kosten die vanuit de boekhouding juist richting de WKR in de salarisadministratie terecht moeten komen).
   
   
2. Op welke punten laat uw software u in de steek als het gaat om automatische boekingsintelligentie?

Reacties graag mailen aan gerard@gbned.nl (Gerard Bottemanne).