Voor een groothandel is een complete ERP-oplossing met goed inzicht in verkoop, inkoop en voorraad een noodzaak. Je wilt als groothandel geen nee verkopen, maar tegelijkertijd niet teveel investeren in het op voorraad houden van goederen. En ontvangen (voorraad)artikelen wil je zo efficiënt mogelijk opslaan in je magazijn(en) om deze weer te kunnen uitleveren aan klanten. Daarbij wil je de traceerbaarheid (traceability) van bepaalde artikelen goed geregeld hebben.

Goed voorraadbeheer is best een uitdaging. Je wilt:

• Continu inzicht hebben in actuele informatie;
• Controle hebben op de inkoop van artikelen;
• Bestellingen snel en tegen de juiste prijs leveren aan klanten;
• Bij food de houdbaarheid in de gaten houden.

Wat je niet wilt is klanten verliezen omdat je artikelen niet of niet snel genoeg kunt leveren of bijvoorbeeld waardevermindering van je voorraad door het overschrijden van houdbaarheidsdata.
En inkopers en verkopers moeten niet met magazijnmedewerkers hoeven bellen om vragen over aanwezige voorraad af te stemmen. Dat laatste moeten ze zelf kunnen en wel realtime.

Alle betrokken medewerkers moeten over de laatste (voorraad)informatie kunnen beschikken. Zoals realtime inzicht in de actuele voorraad per magazijn en locatie.

(Magazijn)medewerkers moeten daarnaast:

• Pakbonnen kunnen vervaardigen;
• Correcties in een levering kunnen aanbrengen;
• Verzend- en artikeletiketten kunnen afdrukken;
• De transportwijze kunnen bepalen;
• Zendingen klaarzetten en aanleveren bij transporteurs.

Realtime inzage in actuele voorraad per magazijn en in de soort locatie is dus cruciaal.

Specifieke functies
We zoomen in op enkele specifieke functies van voorraadbeheer, te weten:

Automatisch besteladvies
Bij een geautomatiseerd besteladvies wordt rekening gehouden met zaken als minimumvoorraad en levertijd. Ook is er een keuze uit meerdere leveranciers voor een zelfde artikel. Zodat er efficiënt ingekocht kan worden. Zo kan de ene leverancier het voordeligst leveren bij grotere bestelhoeveelheden of een langere levertijd en een andere leverancier kan juist voordelig zijn bij een kleine bestelhoeveelheid en een snelle levertijd. Ook rekening houden met de economische voorraadbehoefte in de tijd speelt een rol. Bijvoorbeeld als er onvoldoende voorraad dreigt te ontstaan bij het invoeren van verkooporders of juist (inkoop)bestellingen die al onderweg zijn.

Dropshipment orders
Werk je, al dan niet voor bepaalde artikelen, niet met eigen voorraad dan is het reuze handig als je verkooporders direct aan bestellingen bij je leverancier kunt koppelen. Artikelen kunnen dan naar keuze direct bij je klant afgeleverd worden of via je eigen bedrijf. Een manier van werken die veel gebruikt wordt door webshops die met dropshipment werken. Door je webshop te koppelen aan onze ERP-software bereik je de meest efficiënte werkwijze.

Meerdere magazijnen en locaties
Met behulp van magazijnen en locaties kun je onderscheid maken naar soort artikelen of bijvoorbeeld artikelgroepen. Zo kun je werken met een aparte locatie voor grijpvoorraad. Grijpvoorraad is die voorraad waarvan het verbruik in de regel hoog is en die je dus snel moet kunnen ophalen. Hierbij speelt ook het verplaatsen van bulkvoorraad naar grijpvoorraad een rol (in het Engels aangeduid als ‘replenishment’. En er kunnen aparte locaties zijn voor retourartikelen of bijvoorbeeld artikelen die nog een kwaliteitscontrole moeten ondergaan bij de ontvangst ervan in het magazijn.

Een andere belangrijke eigenschap van voorraadbeheer is het bepalen van vrije locaties waar nieuw binnengekomen artikelen opgeslagen kunnen worden.

Het koppelen van een handscanner behoort tot de basisuitrusting van goed voorraadbeheer. Bijvoorbeeld voor het picken van orders op volgorde van locatie.

Serienummers en partijregistratie
Serienummer worden bijvoorbeeld gebruikt bij artikelen waar service op verleend worden. Denk aan elektronica artikelen, zoals een notebook. Bij basis van een serienummer wordt elk artikel uniek gemaakt en is het individueel te traceren. Zo kun je als groothandel direct achterhalen bij welke leverancier een specifiek artikel is ingekocht en aan welke klant hetzelfde artikel is verkocht.

Partijregistratie komt veelal voor bij bulkartikelen in de food- en medische sector. Door partijregistratie kunnen goederen met een beperkte houdbaarheidsdatum eenvoudig getraceerd worden. Zo wordt per partij vastgelegd: de uiterste houdbaarheidsdatum, uiterste verkoopdatum, productiedatum en een uniek batchnummer.

Artikelen met een serienummer en/of deel uitmakend van een partij, kunnen ook gebruikt worden bij de productie. Zo kunnen onderdelen (grondstoffen of een halffabrikaat) eenvoudig getraceerd worden.

Traceability
De traceerbaarheid (traceability) van artikelen is steeds belangrijker. Zo moeten levensmiddelen in alle stadia van de productie traceerbaar zijn volgens de Europese General Food Law (GFL). Het begint met het goed vastleggen van zaken als serienummers, partijnummers, houdbaarheidsdata, uiterste verkoopdata, leveranciers en afnemers van artikelen. Zo leg je bij het boeken van goederenontvangst direct de betreffende serienummers en partijnummers vast in het voorraadbeheersysteem. Het gaat hierbij om het terugvinden van artikelen of bepaalde componenten die zijn gebruikt in artikelen. Van inslag tot uitslag moet alles betrouwbaar geregistreerd zijn zonder een teveel aan (handmatige) handelingen.

Medisch
Per 26 mei 2021 gelden nieuwe regels voor medische hulpmiddelen. En bijvoorbeeld per 26 mei 2022 voor medische hulpmiddelen voor in-vitro diagnostica. Meer informatie over deze nieuwe regels is te vinden op de website van de overheid. Traceerbaarheid van medische hulpmiddelen moet dus goed geregeld zijn.

Andere functies
Voorraadbeheer of een uitgebreider Warehouse Managementsysteem (WMS) kent nog meer functies, zoals:

• Inventarisatie van voorraad;
• Herwaarderen van voorraad;
• Mobile apps; verbonden met het cloud WMS platform.
• Orderpicken;
• Magazijnontvangsten.

Meer informatie over KING ERP.