De accountants en adviseurs van Koenen en Co gingen begin dit jaar in één klap met hun hele organisatie over naar een nieuw softwarepakket. Dat werd een succes, dankzij de bijzonder grondige voorbereiding. Nico van Knippenberg, voorzitter van het dagelijks bestuur: "We waren vooraf gewaarschuwd: onderschat het niet! Nou, dat hebben we niet gedaan. Daardoor hebben we nú al de ruimte om serieuze efficiëntieslagen te maken."

Door het brede scala aan werkzaamheden had Koenen en Co in de loop der jaren ook een scala aan softwarepakketten opgebouwd. Van Knippenberg: "We kozen altijd voor best of breed. We knoopten daardoor ook allerlei losse systeempjes aan elkaar. Dat is arbeidsintensief in het onderhoud, en het is een risico. Tel daarbij op dat de eisen voor privacy en security steeds strenger worden, en je snapt waarom we besloten de overstap te maken naar best of suite."

Heldere doelen, grote impact
Van Knippenberg: “Dat de impact groot zou zijn, wisten we vooraf. Daar waren we ook uitgebreid voor gewaarschuwd. Collega’s zeiden: onderschat dit niet! Je kunt met AFAS grote stappen zetten in je efficiency, maar dan moet het wel eerst echt goed staan. En we wisten wel waar we naar toe wilden, maar niet wat er in de tussentijd op ons af zou komen. Dus hebben we daar flink capaciteit voor vrijgemaakt. Vanuit de gedachte: het is belangrijk, dus moet je ’t goed doen."

Uitgebreide projectstructuur
Reindert Doorn, interim-projectmanager bij DOCCO: “Belangrijk was ook de uitgebreide projectstructuur. Ik denk dat er in totaal wel vijftig man op enige wijze bij betrokken waren. Op strategisch niveau was er een stuurgroep, op operationeel niveau was er de projectgroep. Er waren ook groepen die zich bezighielden met het testen, met de interne communicatie, met opleiding, met de overgang … noem maar op. Het zorgde er wel voor dat dingen grondig gebeuren én dat veel mensen al meteen ervaring opdoen met het systeem."

Resultaat
De implementatie is geslaagd. Iedereen werkt met de nieuwe software. Van Knippenberg: “Ik vind het nog steeds goed dat we het zo grondig aangepakt hebben, want dit mag nu eenmaal niet mislukken. Al kun je achteraf ook best nog dingen aanwijzen die we beter net iets anders hadden kunnen doen, vooral in de inrichting zelf. Juist daarom ben ik ook blij dat ik zelf zo nauw betrokken was. Iemand moet op cruciale momenten zeggen: zo gaan we het doen. En die iemand ben ik geweest. Ik kan dus niemand iets kwalijk nemen behalve mezelf, en dat is prettig.”

Doorn: “Het is allemaal gelukt in het tijdsbestek dat we vooraf bedacht hadden. En er wordt niet over fundamentele zaken geklaagd. Dus ja, dat is een succes."