Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

“Vanaf april 2021 is het mogelijk een aanzienlijk deel van de Jaar-Productiestatistiek direct vanuit de financiële administratie in te vullen. Dit is een van de grootste en meest tijdrovende CBS-enquêtes. Met het Referentie GrootboekSchema (RGS) kan tot 75% van de vragen automatisch gevuld worden”. Zo meldt het CBS trots op zijn website. En niet onterecht volgens ons.

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) toont als eerste grote overheidsorganisatie aan dat een financiële rapportage direct en eenvoudig gevuld kan worden vanuit de boekhouding op basis van louter RGS.

Het CBS heeft net als de Kamer van Koophandel (KVK) en de Belastingdienst als uitvragende partij begin deze eeuw ingezet op Standard Business Reporting (SBR) op basis van eXtensible Business Reporting Language (XBRL). Zonder verplichtstelling bleek het aanleveren van statistieken op basis van SBR een brug te ver en werden slechts een handjevol statistieken in XBRL-formaat geautomatiseerd aangeleverd.

Zo’n 2 jaar geleden hakte het CBS samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de knoop door en besloot over te gaan naar RGS om de Jaar-Productiestatistiek direct vanuit de financiële administratie in te vullen. Dus cijfers vanuit de bron geautomatiseerd overnemen. Een terechte keuze volgens ons.

Hoe gaat het gebruik van RGS t.b.v. de CBS-uitvraag in zijn werk?

Stap 1:
Allereerst wordt het standaard rekeningschema binnen de financiële administratie gekoppeld aan RGS. Eenvoudig gezegd wordt elke bestaande grootrekening gekoppeld aan een equivalent uit het RGS-schema. Nieuwe ondernemingen kunnen het RGS zelfs als uitgangspunt nemen bij het opzetten van een grootboekadministratie. Evenals ondernemingen die hun grootboekschema willen actualiseren en opschonen. Steeds meer standaard boekhoudsoftware biedt ondersteunende functionaliteit om een bestaand rekeningschema zoveel mogelijk automatisch te koppelen aan het RGS-schema.

Stap 2:
Er wordt vanuit de financiële administratie een ‘RGS brugstaat’ aangemaakt. Dat laatste is een standaard formaat om een grootboek saldilijst uit te wisselen met externe partijen. De RGS brugstaat was al eerder ontwikkeld om een saldilijst uit te wisselen voor de winstaangifte IB en VPB binnen fiscale aangiftesoftware. Het CBS heeft bij deze 2e stap, net als bij stap 1, aangesloten bij een bestaande standaard.

Stap 3:
Via een beveiligde omgeving kan de gebruiker gegevens uit de RGS brugstaat importeren bij het CBS en worden de cijfers uit de RGS brugstaat automatisch opgenomen in de Jaar-Productiestatistiek die op het scherm wordt getoond. Vervolgens kunnen dan de ontbrekende gegevens gevuld worden. En daarmee is de opgave van de Jaar-Productiestatistiek een feit.

Nu al een succes

Wij denken dat het CBS geen dag te laat begonnen is met het omarmen van RGS. Dit jaar kan al praktijkervaring opgedaan worden met het aanleveren van gegevens op basis van RGS om daarna binnen enkele jaren RGS als defacto te kunnen beschouwen voor het aanleveren van gegevens. De opgedane praktijkervaring dit jaar kan mooi meegenomen worden bij het verder uitrollen van RGS in de praktijk.

Ondernemers, accountants- en administratiekantoren die hun administratie al ingericht hebben op basis van RGS worden niet opgezadeld met extra software, en dus kosten, om de Jaar-productiestatistiek aan te leveren. Daarom denken wij dat de animo om mee te doen er zeker is. En diezelfde kantoren kunnen ook nog eens profiteren van de automatische aanlevering van cijfers uit de boekhouding aan fiscale aangiftesoftware voor de winstaangifte Inkomstenbelasting (IB) en Vennootschapsbelasting (VPB). Dat is al een succes te noemen.

In het verleden spraken we met name accountants- en administratiekantoren die vertelden RGS zeker te willen omarmen. De kantoren die het voortouw namen vroegen wel regelmatig naar de mogelijkheden toen ze RGS eenmaal gekoppeld hadden aan bestaande rekeningschema’s. In de beginjaren van RGS moesten we het antwoord op dat laatste nog schuldig blijven en konden we alleen verwijzen naar wat de toekomst zou brengen. Dat is nu wel anders in positieve zin.

Aanbevelingen aan het CBS

Het CBS is op een beheersbare manier met de implementatie van RGS begonnen menen wij. Naar de toekomst toe willen we graag enkele aanbevelingen meegeven:

• Vooraf inzicht bieden aan gebruikers in de relatie tussen RGS-codes en de uit te vragen statistiekgegevens. Dan kunnen gebruikers bij het inrichten van hun administratie en het koppelen aan RGS direct zien welke elementen van de Jaar-Productiestatistiek gevuld worden.
    
• Inzicht bieden welke aangeleverde cijfers via de RGS brugstaat niet gebruikt zijn binnen de Jaar-Productiestatistiek. Daarmee wordt ook de betrouwbaarheid (in termen van juistheid en volledigheid) van de aangeleverde cijfers gecontroleerd.
   
• In de toekomst inzetten van API-techniek om de RGS-brugstaat in te lezen.

RGS Brugstaat

Vanuit menig boekhoudpakket worden financiële cijfers overgenomen voor rapportagedoeleinden, zoals voor de winstaangifte IB en VPB binnen fiscale aangiftesoftware. Dat kan automatisch door koppelingen die softwareleveranciers onderling hebben afgesproken. Dat betekent dat er steeds bilaterale afspraken gemaakt moeten worden door softwareleveranciers onderling. In de praktijk worden cijfers ook met enige regelmaat handmatig overgenomen, zoals voor de genoemde winstaangifte IB en VPB.
In nauw overleg met betrokken softwareleveranciers is door Onderzoeksbureau GBNED medio 2019 een ‘standaard koppelvlak’ gedefinieerd onder de noemer "RGS brugstaat" om gegevens vanuit boekhoudsoftware, op basis van RGS, over te zetten naar fiscale aangiftesoftware. Zodat alle leveranciers (van boekhoud- en fiscale aangiftesoftware) een uniforme oplossing hebben voor het automatisch aanleveren van cijfers uit het grootboek voor de winstaangifte. In 2020 heeft het CBS aangegeven ook gebruik te maken van het formaat RGS brugstaat, zoals hiervoor al beschreven.

Het beheer van de RGS brugstaat is ondergebracht bij STIPAC.

Meer informatie

• Voor meer informatie over het CBS en RGS, zie www.cbs.nl/bespaartijd.
• Voor algemene informatie over RGS, de RGS brugstaat en RGS MKB, zie www.boekhoudplaza.nl.