Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.

De wijze waarop achteraf controle plaatsvindt op uitbetaling van financiële steun aan ondernemers, die inkomstenderving hebben opgelopen ten tijde van de coronacrisis, is een aanpak die ondernemers ook achteraf op kosten jaagt. Zoals hierna zal blijken wordt volgens mij geen gebruik gemaakt van de al lang bestaande standaard XML Auditfile Financieel (XAF).

Via de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW) kunnen ondernemers een tegemoetkoming aanvragen als gevolg van omzetderving tijdens een corona-periode. Achteraf wordt opgave gedaan van daadwerkelijk omzetverlies. Ook wordt bij de definitieve vaststelling gekeken naar de daadwerkelijke loonsom in de betreffende NOW-periode. Bij de vaststelling wordt dus bepaald wat de definitieve NOW-tegemoetkoming is.

Al dan niet steekproefsgewijs wordt door de overheid controle uitgevoerd op de betrouwbaarheid van de financiële opgave door de ondernemer en dus op de rechtmatigheid van de uitkering. Op zich niets mis mee. Alleen de wijze waarop zijn kanttekeningen bij te plaatsen.

Deze controle leidt op enig moment tot een uitvraag aan de ondernemer vanuit “Samenwerkingsverbanden en Uitvoering Van Beleid Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid”.

Een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk illustreert deze controle als volgt:

Gericht op een NOW 1.0 uitkering van afgerond € 2.300 aan een ondernemer in de Entertainmentsector is deze uitvraag de volgende:

Het zal duidelijk zijn dat het beantwoorden van bovenstaande uitvragen de nodige tijd in beslag neemt. Al dan niet met de inschakeling van een accountants- of administratiekantoor. Je kunt je zelfs afvragen of dat wel in verhouding staat met de verstrekte uitkering van € 2.300 aan betreffende ondernemer.

Dat de overheid achteraf een controle uitvoert op juistheid van de uitkering is nogmaals best logisch. Alleen is de vraag of de wijze waarop wel zo efficiënt is.

Gerelateerd aan deze laatste vraag wordt uitgelegd waarom:

• 1a. Laat de overheid hier zo mogelijk eerst de gedeponeerde stukken bij de Kamer van Koophandel gebruiken.
    
• 1b, 1c en 1d. Een saldibalans, specificatie van de omzet per maand en onderliggende grootboekmutaties. Al jaar en dag is er de Auditfile Financieel (XAF). Deze export in XML-formaat is indertijd ontwikkeld door de Belastingdienst in samenwerking met de markt. De XAF wordt volop gebruikt voor gegevensaanlevering bij een controle door de Belastingdienst, bij rapportages en conversies. De XAF bevat informatie die nu gevraagd wordt in Excel. Dus waarom wordt niet de XAF gebruikt (met één druk op de knop uit boekhoudsoftware beschikbaar) i.p.v. een nieuwe uitvraag in Excel?
  
  Dit is ook een uitgelezen kans om de meerwaarde van het Referentie Grootboekschema (RGS), en dan met name RGS MKB, te benutten in relatie met de XAF. Dan is 100% duidelijk welke (grootboek)rekeningen betrekking hebben op omzet.
   
• Voor gegevens onder 2a t/m 2j zie hiervoor.
    
• 3a en 3b. BTW-aangifte over 2019 en 2020 inclusief suppletie. Feitelijk net zo’n situatie als onder 1a, te weten: Laat de overheid hier eerst de BTW-aangiftes bij de Belastingdienst gebruiken. in 2007 moesten we zo nodig van diezelfde overheid over op XBRL/SBR, zodat alles digitaal beschikbaar zou zijn en dat een lastenvermindering voor ondernemers zou betekenen. Hoezo lastenvermindering als gegevens opnieuw opgevraagd worden bij de ondernemer?

Dan blijft feitelijk alleen over de uitvraag van de drie omzetboekingen voor en na de meetperiode met bijbehorende bankafschriften en orderdocumenten.

Mogelijk zie ik zaken over het hoofd en is bij het tot stand komen van de uitvraag door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid uitgebreid overleg geweest met onder andere de Belastingdienst, Kamer van koophandel en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountantskantoren. Bijvoorbeeld over de inzet van de Auditfile financieel (XAF), al dan niet in combinatie met RGS, en de al aanwezige BTW-aangiftes bij de Belastingdienst.

De NBA is via de helpdesk NOW-regeling, om een reactie gevraagd naar bovenstaande.
Reactie NBA (20 juli 2021)  luidt als volgt:
"De NBA heeft bovengenoemde adviezen niet uitgevoerd. Wij bemoeien ons niet met de wijze van uitvoeren van werkzaamheden. Uitsluitend het controleprotocol is van belang". 

Mijn inziens schiet de NBA hierin tekort.
Er is regelmatig overleg geweest tussen de NBA en het betreffende ministerie begrijp ik. Dan ligt het toch voor de hand dat de NBA suggesties aandraagt om betreffende controle zo optimaal mogelijk uit te voeren, zoals het behulp van de al lang bestaande XAF Auditfile financieel, in plaats van een nieuwe uitvraag in Excel met alle benodigde tijdsbesteding en dus kosten voor de ondernemer. 

Heb je zelf concrete aanbevelingen om de controle van de NOW- en soortgelijke regelingen efficiënter te laten verlopen? Laat het dan even weten via gerard@gbned.nl.