Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

"Gegevens die verondersteld worden al in de boekhouding aanwezig te zijn worden in de praktijk handmatig nogmaals vastgelegd als het gaat om externe verslaggeving. Bij artikelen over externe verslaggeving wordt vaak voorbij gegaan aan registraties in de boekhouding en niet tot nauwelijks gesproken over het eenmalig vastleggen van gegevens aan de bron en de weg van ‘record to report’. Lees in dit artikel over de oorzaken en hoe het ook anders kan".

Wat is er aan de hand?
Via boekhoudsoftware wordt de financiële huishouding van een onderneming bijgehouden. Bij kleine organisaties is dit vaak een samenspel tussen ondernemer en een accountants- of administratiekantoor via een online boekhoudsysteem.

Bij grote(re) organisaties met een eigen afdeling administratie of financiën zorgt betreffende afdeling voor het bijhouden van de boekhouding.

Het bijhouden van een vaste activa administratie met periodieke afschrijvingen en een verplichtingenregistratie hoort ook bij de boekhouding. Tel hier bij op het automatisch aanleveren van financiële mutaties vanuit andere administraties aan de boekhouding, zoals de salaris-, productie-, werkorder-, inkoop-, voorraad-, verkoop-, webwinkel- en service administratie. Als een geoliede machine zorgen deze administraties te samen met een financiële planning en analyses (FP&A) voor continu inzicht in het financiële reilen en zeilen van een onderneming.

De periodieke BTW-aangifte en ICP-opgave die met één druk op de knop geheel automatisch vanuit de boekhouding op elektronische wijze wordt aangeleverd aan de belastingdienst is dan een resultante van het feit dat de boekhouding op orde is op dat moment.

Stel nu dat de boekhouding van een onderneming continu keurig wordt bijgehouden met inbegrip van de genoemde afschrijvingen en reserveringen (van bijvoorbeeld vakantiegeld dat achteraf wordt uitgekeerd). Dan kunnen we veronderstellen dat op elk gewenst moment, in elk geval periodiek, een bijgewerkte balans en resultatenrekening opgeleverd kan worden.

Veel ondernemingen laten het opstellen van een jaarrekening over aan een accountants- of administratiekantoor. Dat noemen we “samenstellen”. Met een kolommenbalans als uitgangspunt gaat een accountant dan aan het werk met het opstellen van de jaarrekening. Even voor de goede orde: het samenstellen van een jaarrekening is een ander proces dan het (achteraf) controleren van de jaarrekening. Bij het samenstellen is het echter niet zo dat een accountant klakkeloos de cijfers uit de kolommenbalans overneemt in de cijfers van de jaarrekening. Zo neem ik aan althans. Posten als voorziening dubieuze debiteuren, kosten versus investering en afschrijvingen passeren in de regel eerst de revue. Ik heb het dan over “uitwerken van de kolommenbalans”.

Kloof
Bij het “uitwerken van de kolommenbalans” is sprake van een heuse kloof. Voor een deel is dat best begrijpelijk. Als bijvoorbeeld in de boekhouding bedrijfseconomisch wordt afgeschreven en er wordt op fiscale grondslagen gerapporteerd dan moet de accountant dat (extra comptabel) corrigeren. Maar voor een groot deel kun je je afvragen waarom aanvullende boekingen niet gewoon in de bron vastgelegd worden, oftewel binnen boekhoudsoftware. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan het opnemen van voorzieningen.

Vaste activa dubbel registreren
Bij het rapporten over vaste activa en bijbehorende afschrijvingen voor bijvoorbeeld een aangifte vennootschapsbelasting of kredietrapportage is in de praktijk aangetoond dat de genoemde kloof tussen boekhouding en externe rapportage niet incidenteel is.

Van zzp’er tot multinational, het bijhouden van vaste activa met afschrijvingen is eerder regel dan uitzondering. En die registratie vindt plaats in boekhoudsoftware, via een module of subadministratie “Vaste activa”. Zo kun je via de boekhouding achteraf vanuit het actief de afschrijvingen volgen en inzoomen op de oorspronkelijke inkoopfactuur die digitaal vastligt. Ook de WOZ-waarde voor registergoederen en aanvullende gegevens voor bijvoorbeeld onroerend goed kun je in een goede vaste activa administratie aan de bron registreren. Kun jij dat niet? Dan wordt het tijd voor een ander boekhoudpakket.

Vanuit het grootboek worden aanschafwaarde, boekwaarde beginbalans, afschrijvingen en boekwaarde eindbalans automatisch doorgegeven aan rapportagesoftware. Maar dan mis je wel zaken als restwaarde, aanschafdatum, datum in gebruik name, datum buiten gebruik stellen en de WOZ-waarde als het gaat om een bedrijfspand. En dan laat ik de specificatie voor investeringsaftrek gemakshalve maar even achterwege. Het meest voor de hand liggend is dat deze elementen vanuit de vaste administratie overgenomen worden in betreffende rapportagesoftware. De praktijk leert dat accountants deze gegevens met de hand nogmaals vastleggen in rapportagesoftware. En fiscalisten doen dit zelfde bij het voorbereiden van de winstaangifte voor de Inkomsten- of vennootschapsbelasting via fiscale aangiftesoftware. Er zijn zelfs accountants die vaste activa pas achteraf registreren als subadministratie van rapportagesoftware. Een automatische aansluiting met de boekhouding en de oorspronkelijke inkoopfactuur is dan ver te zoeken. Dergelijke aansluiting kan achteraf dan alleen handmatig gecontroleerd worden. En dat anno 2021 waar begrippen als AI, BI, RPA en Robotic accounting als gemeengoed worden verondersteld.

Actuele kostprijs
De NBA heeft enkele jaren geleden het rapport “Actuele kostprijs in de praktijk” uitgebracht. Een goed stuk met praktijkvoorbeelden. Alleen de consequenties voor eventuele mutaties in de boekhouding ontbreken.

Dit laatste is mede opvallend te noemen omdat de NBA nadrukkelijk via de RGS gremia betrokken is bij de ontwikkeling van het Referentie grootboekschema (RGS). En juist bij dit laatste zijn recent alleen al zo’n 150 RGS-codes opgenomen die betrekking hebben op de “actuele kostprijs”. Maar voorbeelden die de actuele kostprijs duiden in relatie tot het grootboek – waar RGS primair voor is bedoeld - zijn er niet. Laat staan boekingsvoorbeelden.

Ook de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ) mist in haar uitingen en bijvoorbeeld haar uitgave “Richtlijnen voor de jaarverslaggeving voor micro en kleine rechtspersonen” een link naar de boekhouding (op basis van bijvoorbeeld codes uit het Referentie grootboekschema - RSG).

Hiermee wordt volgens mij de kloof tussen boekhouding en externe verslaggeving alleen maar onnodig versterkt.

“Eenmaal registreren aan de bron” is mijn motto. Oftewel zoals de Engelsen het noemen van “Record to Report”. In Nederland kennen we het systeem van dubbel boekhouden, maar daarmee is nooit bedoeld het dubbel registreren van dezelfde gegevens.

Externe verslaggeving is ook een apart vak op hogescholen en universiteiten. Naar maar idee moet de registratie volgens het principe van “record to report” daar meer aandacht krijgen. Wellicht kan het Referentie grootboekschema (RGS) als brug dienen. Zie voor dit laatste Boekhoudplaza.nl met talloze boekingsvoorbeelden. Een uitbreiding van dit laatste is altijd welkom.

Tot slot
“Rapporteren begint feitelijk met het registreren aan de bron en niet pas bij het uitwerken van een kolommenbalans”.

Ik roep de NBA, RJ en docenten op hogescholen en universiteiten op om mee te helpen de kloof tussen de boekhouding en externe rapportage te dichten. Dat scheelt het onnodig dubbel registreren van gegevens en zorgt voor continue aansluiting tussen boekhouding en rapportages met automatische gegevensuitwisseling van ‘record to report’ (fiscale correcties en andere bijzonderheden daargelaten).