Als het gaat om registratie van vaste activa worden gegevens als aanschafdatum, restwaarde en WOZ-waarde nu nog massaal met de hand overgenomen in bijvoorbeeld fiscale aangiftesoftware of een kredietrapportage, terwijl dit eenvoudig automatisch is te regelen vanuit de boekhouding.

De RGS vaste activastaat is een nieuwe standaard om vanuit de vaste activa administratie in de boekhouding vaste activagegevens in een uniform formaat aan te leveren aan andere systemen, mede op basis van het Referentie Goorboekschema (RGS).

De vaste activa administratie kan beschouwd worden als een subadministratie van het grootboek. Daarmee is er een relatie met de corresponderende RGS codes voor vaste activa en afschrijvingen. 

Uitgangspunten voor het gebruik van de RGS vaste activastaat zijn:

1. Er wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware die RGS-ready is.
2. Er wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware die beschikt over een volwaardige vaste activa administratie.
3. RGS en de vaste activa administratie is beide in gebruik via de hiervoor bedoelde boekhoudsoftware.
4. Alles wordt bijgehouden in euro's.

Je kunt besluiten om vaste activa te registreren in het grootboek zelf en daar ook periodiek de afschrijvingskosten te boeken. Dat laatste desgewenst via een vaste periodieke journaalpost. Al bij het vastleggen van de vaste activa mis je dan elementaire gegevens per actief die benodigd zijn voor een vaste activastaat, zoals:

1. Datum aanschaf;
2. Datum ingebruikname; als deze datum afwijkt van de aanschafwaarde is dit de datum waarop de afschrijving begint.
3. Restwaarde; 
4. Afschrijving per periode; bijvoorbeeld percentage per jaar;
5. WOZ-waarde; als het gaat om een bedrijfsgebouw, bijvoorbeeld bij een kredietaanvraag.
6. Bodemwaarde; als het gaat om een bedrijfsgebouw. Om te bepalen tot welk bedrag fiscaal afgeschreven mag worden.

Naast genoemde elementen geeft een volwaardige vaste activa administratie ook inzicht in zaken als investeringen, desinvesteringen en boekwaardes. Inzicht in de vaste activa en de mutaties daarop kunnen dan tot uitdrukking gebracht worden via een vaste activastaat.

Duurzaamheid
De NBA heeft de Handleiding duurzaamheid klimaat, handvatten voor accountants uitgebracht (september 2021). In deze handleiding is de bijlage “Attentiepunten jaarrekening en klimaat” opgenomen. Met onder andere aandacht voor vaste activa. Zo wordt bij immateriële vaste activa verwezen naar ecologische veroudering en activering van klimaatkosten. En bij materiële vaste activa wordt verwezen naar onder andere het rekening houden met subsidieregelingen en bijzondere waardeverminderingen (o.a. energie- of CO2-intensieve activa).

Met als uitgangspunt gegevens vastleggen bij de bron stellen wij voor bij de RGS vaste activastaat, voor zover mogelijk, rekening te houden met gegevens over duurzaamheid. Door het vastleggen van dergelijke gegevens in de vaste activa administratie (dus bij de bron) kunnen ze, al dan niet via de RGS vaste activastaat, gebruikt worden bij verschillende rapportages wat betreft duurzaamheid.

Meedoen
Leveranciers van boekhoud-, fiscale aangifte- en rapportagesoftware worden opgeroepen de RGS mogelijk te maken in hun software.

Accountants-, administratiekantoren en financials in het bedrijfsleven roep ik op de RGS vaste activastaat te gebruiken als onderdeel van de implementatie van het Referentie grootboekschema binnen hun orgaisatie en hun softwareleveranciers op te roepen deze ontwikkeling in te bouwen in hun software.

Bronnen
Interessente bronnen voor RGS en de RGS vaste activastaat in het bijzonder zijn:

• STIPAC, RGS vaste activastaat;
• Wiki boekhoudsoftware, vaste activaregistratie;
• Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding;
• RGS ready; inzicht in boekhoudsoftware die RGS ondersteunt.
• RGS MKB als decimaal rekeningschema.