Urios is een softwarepakket voor advocaten, gericht op kantooradministratie. Urios voert constant kleine verbeteringen door op basis van de feedback van hun gebruikers. Een paar keer per jaar brengen zij een grote update uit, waarvan deze maand de eerste van 2023. De belangrijkste ontwikkelingen leest u hier.
Meer geautomatiseerd tijdschrijven
De ontwikkeling van de Urios Stopwatch heeft niet stilgestaan. Vorig jaar zijn opties toegevoegd voor het automatisch starten van de stopwatch bij het:
- opstellen van een document of e-mail;
- openen en bewerken van een document;
- starten van een telefoongesprek, mits u uw VoIP telefooncentrale aan Urios heeft gekoppeld.
Dankzij de feedback van hun gebruikers hebben zij de Urios stopwatch verder verbeterd, zodat deze nog prettiger werkt.
- Verschillende groottes stopwatch
Omdat het fijn is dat de stopwatch in beeld blijft, maar u uiteraard niet wilt dat deze in de weg staat, is het vanaf deze versie mogelijk de stopwatch te tonen in drie verschillende groottes: klein, middel en groot.
U kunt zelf op elk moment de stopwatch aanpassen naar de gewenste grootte.
- Meerdere stopwatches naast elkaar
Het was al mogelijk meerdere stopwatches naast elkaar te openen. Nieuw in deze versie is dat eerder geopende stopwatches automatisch stoppen als u een nieuwe stopwatch start. Zo loopt er altijd maar één stopwatch tegelijk.
- Memoveld bij stopwatch
Terwijl de stopwatch loopt kunt u al aantekeningen maken in het memoveld, bijvoorbeeld telefoonnotities. Deze aantekeningen worden tegelijkertijd met het opslaan van de stopwatch bij de tijdregel opgeslagen.
- Start automatisch na sluiten vorige
Het was al mogelijk automatisch een nieuwe stopwatch te laten openen bij het opslaan van de vorige. Hierbij moest u de tijd echter zelf starten. Op verzoek hebben we nu ingesteld dat de stopwatch die automatisch opent, direct begint te lopen. Dit voorkomt dat tijd weglekt als u een aantal kleinere taken achter elkaar doet, bijvoorbeeld het afhandelen van e-mails.
Handtekening toevoegen aan Word-modellen
Met behulp van Word-modellen kunt u veel informatie uit Urios geautomatiseerd in uw standaard brieven krijgen. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om geautomatiseerd uw handtekening als afbeelding in te voegen.
Dit doet u door de handtekening als afbeelding te uploaden bij de betreffende medewerker. Vervolgens lees Urios deze handtekening automatisch uit in het Word-model middels de daarvoor bestemde Word-code.
Nieuwe opties en lay-out voor Outlook Add-In
Met de Urios Outlook Add-In kunt u uw e-mails uit Outlook snel en eenvoudig opslaan in de juiste dossiermap in Urios.
- Dossier automatisch al geselecteerd
Bij het opslaan van een e-mail via de Urios Outlook Add-In maakt Urios automatisch een selectie van dossiers waarin u, zeer waarschijnlijk, de betreffende e-mail wilt opslaan. Deze selectie gebeurt op basis van alle e-mailadressen van relaties die gekoppeld zijn aan het dossier. Als de selectie uit één dossier bestaat, selecteert Urios automatisch het bijbehorende dossier voor u. Zo hoeft u dit niet meer zelf aan te klikken.
Als er meerdere dossiers aan een e-mailadres zijn gekoppeld dient u wel zelf het juiste dossier aan te vinken. Dit kunnen ook meerdere dossiers zijn.
Zijn er meer dan 10 dossiers aan een e-mailadres gekoppeld? Dan doet Urios geen dossiersuggesties en kunt u direct zelf zoeken naar het juiste dossier.
- Aparte submap voor bijlagen
Het was al mogelijk een andere standaard submap in te stellen voor documenten als voor e-mails. Vanaf deze versie is het ook mogelijk voor bijlagen van e-mails een aparte standaard submap in te stellen. Dit kan handig zijn als u vaak e-mails ontvangt met bewijsstukken of andere processtukken als bijlage. Zo blijft uw map met e-mails overzichtelijk.
- Alle bijlagen tegelijk selecteren
Waar voorheen alle bijlagen standaard stonden uitgevinkt, staan nu alle bijlagen standaard aangevinkt. Mocht u toch meer bijlagen willen uitvinken dan aanvinken, kunt u eenvoudig - met één klik - alle bijlagen uitvinken. Dit alles om u te helpen met zo efficiënt mogelijk werken.
Naast een aantal functionele wijzigingen is ook de lay-out aangepast zodat dit beter in lijn is met Urios zelf.
Aanpassingen Agenda
- Helderdere kleuren en indeling kolommen
Op de tabbladen Weekagenda en Vandaag is de lay-out van de Urios-agenda aangepast. Er worden nu helderdere kleuren gebruikt om duidelijker onderscheid te zien tussen de verschillende onderdelen.
Taken en Termijnen met datum worden getoond op de dag zelf. Indien deze niet worden afgerond verplaatsen deze automatisch naar de kolom ‘zonder datum of te laat’, links van de agenda. Ze blijven daar in beeld staan totdat ze worden afgerond of verwijderd.
Taken invoeren zonder datum
Het is nu mogelijk agenda-items als Taak zonder specifieke datum in te voeren. Alleen de velden Medewerker en Omschrijving zijn verplicht. Het invoeren van taken zonder datum kan handig zijn om op die manier uw ’to do-lijstjes’ in Urios in te voeren, zodat u die - vaak kleinere taakjes - niet vergeet. De taken zonder datum worden op de tabbladen Vandaag en Weekagenda getoond in een aparte kolom.
Verbetering boekhoudkoppelingen
- Inlezen openstaande betalingen voor live-koppeling Exact Online
Begin 2022 heeft Urios een live-koppeling met Exact Online gerealiseerd. Deze koppeling was echter eenzijdig: van Urios naar Exact Online. Dit betekent dat alle informatie van definitieve facturen uit Urios wel al direct konden worden doorgestuurd naar Exact Online, maar geen informatie uit Exact Online kon worden opgehaald.
Vanaf deze versie is de koppeling tweezijdig geworden: Urios kan nu ook automatisch betalingen ophalen vanuit Exact Online.
- Pdf-factuur direct bijgevoegd in Exact Online
Vanaf deze versie stuurt Urios ook de pdf-facturen direct mee met de boeking naar Exact Online, zodat deze daar direct zijn terug te vinden onder het kopje 'Documenten'.
Dit geldt alleen voor de live-koppeling met Exact Online. Niet voor de export of e-mailkoppeling.
- Export naar Visma eAccounting
Op verzoek van een aantal kantoren is een CSV-export voor Visma eAccounting toegevoegd. Hiermee kunt u een export maken van uw debiteuren en declaraties uit Urios. Deze bestanden stuurt u vervolgens naar uw boekhouder of kunt u zelf inlezen in Visma eAccounting, mits u dit zelf beheert.
- Nieuw exportformaat: FMUTA
Dit formaat kan worden gebruikt voor het handmatig exporteren van uw facturen uit Urios naar uw boekhoudpakket. Voor zover bij ons bekend wordt dit formaat ondersteund door Asperion, Exact Globe, Twinfield, Visma AccountView en Visma eAccounting.
E-facturatie via Thunderbird
Wilt u graag elektronisch factureren vanuit Urios zonder gebruik te maken van Outlook, maar staat wel de tweestapsverificatie of OAuth aan in uw e-mailaccount? Dan zou u vanaf deze versie kunnen e-factureren vanuit Urios via het e-mailprogramma Thunderbird.
U kunt hieraan bijvoorbeeld uw Gmail-account koppelen. Vervolgens opent Urios bij het definitief maken van een e-factuur een concept-e-mail in Thunderbird, waarna u deze e-mail handmatig kunt verzenden. De pdf-factuur en standaard declaratietekst (instelbaar in Urios) zijn hieraan dan al automatisch toegevoegd.
|
