Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Standaard boekhoudpakketten (al dan niet als onderdeel van een uitgebreider ERP-systeem) vormen een belangrijke schakel bij zowel elektronisch factureren (uitgaand) als elektronische factuurverwerking (inkomend). Elektronisch factureren op basis van UBL, met een aansluiting op Peppol, is vandaag de dag steeds vaker aanwezig in boekhoudsoftware.

UBL staat voor Universal Business Language en is een internationale standaard voor de indeling van handelsdocumenten.
In relatie tot E-factureren gaat het dan om de factuur en (voor sommige andere landen een apart) creditnota. Maar ook anders handelsberichten, zoals inkooporders, vrachtbrieven en ook aanmaningen. 

Peppol bestaat kort gezegd uit een tweetal afsprakenstelsels die beheerd worden door de Stichting OpenPeppol. Het gaat dan om de berichtenstandaard en een uitwisselingsprotocol. Het Peppol Netwerk wordt gevormd door Serviceproviders met ieder een eigen Peppol access point.

E-factureren bestaat binnen boekhoudsoftware uit de volgende functionaliteit c.q. eigenschappen: 

1. Elektronisch factureren; uitgaande facturen aanmaken en verzenden in UBL-formaat;
2. Inkomende factuurverwerking op basis van UBL;
3. Aangesloten zijn op het Peppol netwerk;
4. Workfow functionaliteit voor de autorisatie van inkomende facturen; zeker bij grote(re) organisaties is dit een belangrijk element.

Op basis van antwoord op deze vier vragen kan een eerste beeld gevormd worden in welke mate je leverancier van boekhoudsoftware E-factureren ondersteunt.

Na een bevestiging dat bovenstaande functies aanwezig zijn in de boekhoudsoftware is het vervolgens goed om even door te vragen. De volgende vragen kunnen dan gesteld worden:

1. Is de aansluiting op het Peppol-netwerk voor gebruikers geïntegreerd in de software?
   Het gaat erom dat voor gebruikers een aansluiting op Peppol volledig vanuit het boekhoudpakket aangestuurd wordt. 
   
   Als aansluiten op Peppol niet aangeboden wordt door de leverancier van de boekhoudsoftware en ook niet volledig geïntegreerd is in de software zelf, dan zulf je op zoeken moeten naar de juiste software voor E-factureren, uitgaand en/of inkomend. Houdt daarbij in het achterhoofd dat die E-factuuroplossing goed moet communiceren met het boekhoudpakket waarmee gewerkt wordt. Zeker wat betreft het opslaan en zoveel mogelijk automatisch verwerken van de inkomende facturen in de boekhouding. Op handmatig werk zit namelijk niemand te wachten. 
   Geadviseerd wordt in dit geval de Gids Elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten eens door te nemen.
     
2. Kent het boekhoudpakket een automatische controle op aanwezigheid van een afnemer in Peppol op basis van minimaal het KVK-nummer en OIN-nummer (voor Overheidsdiensten)?
   
   
3. Kent het boekhoudpakket een automatische signalering als een afnemer is aangesloten op Peppol, waarbij Peppol dan als voorkeur wordt voorgesteld om facturen te verzenden? Dit wordt ook wel ‘Peppol-first’ genoemd;
   
   Er is uiteraard de mogelijkheid om zelf te controleren of een afnemer is aangesloten op Peppol. Je moet dat dan per afnemer vooraf controleren. 
   
   Echt gebruikersvriendelijk is als de boekhoudsoftware automatisch signaleert of afnemers op Peppol aangesloten zijn. Als dit laatste het geval is kan de software automatisch voorstellen om Peppol als factuur verzendmethode te selecteren. Ook als een afnemer later alsnog op Peppol is aangesloten kan de boekhoudsoftware daar automatisch melding van maken. Zo hoeft de gebruiker zelf niet in de gaten te houden welke afnemers op Peppol zijn aangesloten.
   
   Let op:
   Voorwaarde is dan wel dat vooraf het KVK- of OIN-nummer geregistreerd is in de debiteurenadministratie.
   
   
4. Worden factuur retourberichten (Peppol BIS Invoice response berichten) ondersteund door de boekhoudsoftware?
   Zowel uitgaand (vanuit de afnemer) als inkomend (door de leverancier).
   Via factuur retourberichten kan de leverancier de status van facturen volgen bij de afnemer.
   
   Via een Peppol service provider kan de bedrijfsapplicatie een melding ontvangen dat een factuur is afgeleverd via Peppol. Dat laatste betekent niet automatisch dat de factuur is opgenomen in de administratie van de afnemer. Als gewerkt wordt met "factuur retourberichten" ontvangt de afzender van een factuur automatisch een bericht als de factuur is opgenomen in de administratie van de afnemer. Ook wordt de leverancier automatisch geïnformeerd als de factuur is goedgekeurd of afgekeurd met reden van afkeur.
   
   Een elektronische factuur volgt de weg van leverancier naar afnemer en een factuur retourbericht volgt altijd de weg van afnemer naar leverancier. In beide gevallen via het Peppol netwerk.
   
   
5. Worden Peppol orderberichten (uitgaand en inkomend) ondersteund;
   Naast facturen biedt Peppol ook de mogelijkheid om, onder andere, orderberichten via de UBL-standaard te ondersteunen. Het gaat hierbij inkooporders die van afnemers naar leveranciers verzonden worden.
   
   Als de leverancier deze ordergegevens gebruikt als referentie op de factuur dan kan de afhandeling van de factuur verder geautomatiseerd worden.
    
6. Zijn er kosten verbonden aan het aansluiten, verzenden en/of ontvangen van elektronische facturen en/of orders via Peppol?

Voor bedrijfsapplicaties die aangesloten zijn op Peppol en de bijbehorende eigenschappen, verwijs ik graag naar het onderdeel  “Aangesloten software op Peppol” op deze website.