Nedspice heeft zijn wereldwijde HR-organisatie in korte tijd naar een hoger niveau getild met SAP SuccessFactors. De overstap van gefragmenteerde lokale systemen naar één centraal, cloudgebaseerd HR-platform zorgt voor meer overzicht, betere stuurinformatie en een inclusieve employee experience. De implementatie, begeleid door SAP-partner Pentos, is onderdeel van een bredere professionaliseringsslag binnen het bedrijf.

Nedspice produceert en verkoopt specerijen, kruiden en gedroogde groenten en is wereldwijd actief met onder meer fabrieken in India en Vietnam en saleskantoren in de US, EMEA en Azië. Duurzaamheid is een belangrijk speerpunt, zowel in de keten als in de omgang met medewerkers. Het bedrijf werkt nauw samen met lokale boeren en investeert in duurzame gemeenschappen en processen.

Toekomstgerichte aanpak
Toen Esmée Dorpmans begon als Group Human Resources Director, trof zij een versnipperd HR-landschap aan. “We hadden geen eenduidige processen, er was nauwelijks stuurinformatie beschikbaar op HR en we werkten op veel plekken nog met Excel”, vertelt Dorpmans. “Dat is geen basis voor modern HR-beleid.”

De wens om inzicht te krijgen in personeelsdata en performance was urgent: “Op simpele vragen als ‘Hoeveel medewerkers hebben we vandaag?’ had ik geen direct antwoord. Dat moest veranderen.”

Gestroomlijnde implementatie
In samenwerking met SAP-partner Pentos startte Nedspice met een versnelde roll-out. Binnen twaalf weken werden Employee Central, Onboarding en Offboarding Recruitment en Performance Management uitgerold. “Dankzij de Fit-to-Standard aanpak met onze pre-configured Best Practice oplossing LaunchNOW! konden we snel aan de slag”, zegt Fatma Yesil, principal consultant bij Pentos. “In plaats van lange designsessies en vele testdagen voor de klant, hebben we gebruikers direct laten ervaren hoe het systeem werkt en was de effort die nodig was voor implementatie minimaal.”

Een belangrijk voordeel was dat Nedspice nog geen geïntegreerd HR-systeem had, waardoor oude data of processen nauwelijks in de weg zaten. “We konden schoon beginnen”, aldus Dorpmans. “Wel hebben we veel aandacht besteed aan draagvlak en educatie in de verschillende landen.”

Pragmatische samenwerking met Pentos
De samenwerking met Pentos speelde een cruciale rol in het succes van de implementatie. Naast technische expertise bracht de partner ook structuur en helderheid in het project. “Wat ik waardeerde, was dat Pentos duidelijk was over wat wel en niet werkte in onze samenwerking”, zegt Dorpmans. “We zaten vanaf het begin op één lijn: geen eindeloos maatwerk, maar bouwen op wat werkt.”

Ook Pentos ervaart dat deze aanpak zijn vruchten afwerpt. “Je merkt dat het vertrouwen groeit naarmate het project vordert. Het is mooi om te zien hoe een organisatie als Nedspice de standaard echt omarmt”, zegt Yesil.

Inclusieve uitrol en directe verbeteringen
De nieuwe HR-omgeving wordt stap voor stap uitgebreid, met bijzondere aandacht voor inclusiviteit. “Iedereen gaat meedoen, van fabrieksmedewerker tot kantoorpersoneel”, benadrukt Dorpmans. Zo is het systeem toegankelijk gemaakt in lokale talen en wordt rekening gehouden met verschillende gebruikersgroepen.

Concrete verbeteringen zijn al zichtbaar. Zo wordt verlof nu correct centraal geregistreerd en heeft iedere medewerker toegang tot een eigen profiel. Het globale Performance Management-proces is afgestemd op SuccessFactors, zodat ook hier consistentie ontstaat. “Onze mensen weten nu beter wat er van ze verwacht wordt. Dat versterkt ook het leiderschap in de organisatie.”

Voorbereid op verdere digitalisering
De implementatie van SAP SuccessFactors is de eerste stap in een bredere digitale HR-strategie. Nedspice wil in de toekomst ook tijdregistratie, learning en payroll integreren. Daarnaast is de nieuwe omgeving een belangrijke aanjager van organisatievernieuwing. “Dankzij de nieuwe organisatieschema’s zie je in één oogopslag hoe we georganiseerd zijn. Dat creëert bewustwording en helpt om verbeteringen door te voeren”, zegt Dorpmans.

HR speelt inmiddels een steeds grotere strategische rol. “We trainen onze teams om niet alleen uit te voeren, maar ook te analyseren en adviseren. Dat is nieuw, maar cruciaal als we écht datagedreven willen werken.”

Brede samenwerking en zichtbare impact
De samenwerking met Pentos wordt door beide partijen als intensief en constructief ervaren. “We zijn echt samen op reis gegaan”, aldus Dorpmans. “Door vanaf dag één duidelijke keuzes te maken en elkaar uit te dagen, is dit project ook echt een succes geworden.”

Voor Nedspice is SAP SuccessFactors meer dan technologie: het is de basis voor een sterkere HR-organisatie wereldwijd die zich kan focussen op waar het écht om gaat. “We hebben nu overzicht, structuur en eigenaarschap. Dat maakt ons als organisatie wendbaarder en klaar voor de toekomst.”