Je kent het wel: bonnetjes in je portemonnee, facturen in je mail, foto’s op je telefoon van die ene tankbon en ergens in een la liggen nog wat papieren nota’s. Allemaal losse puzzelstukjes die op de een of andere manier in je administratie moeten komen. Voor je het weet ben je een middag kwijt aan het overtypen van bedragen, terwijl je eigenlijk wilt ondernemen. Facturen verwerken hoort erbij, maar voelt zelden als werk waar je energie van krijgt.

En precies daar gaat het mis: niet bij de inhoud, maar bij het handwerk.

Met onze scan-en-herken functionaliteiten, Factuur2KING voor KING Finance KING Accountancy en Herken voor Lundify, maken we van losse puzzelstukken één gestroomlijnd proces. Zo wordt scan-en-herken de slimme manier om je administratie overzichtelijk, efficiënt en schaalbaar te organiseren.

Overal facturen, maar geen verwerkingssysteem
In de praktijk begint de versnippering van administratieve documenten vaak al bij de aanlevering. Facturen zwerven rond, raken kwijt of worden te laat verwerkt. Bovendien is handmatig werk foutgevoelig. Een verkeerd bedrag, een gemiste BTW-categorie, of een dubbele boeking: het kan zomaar gebeuren. En die fouten kunnen later leiden tot problemen met je boekhouding, of zelfs met de Belastingdienst.

Onze scan-en-herken functies brengt daar rust in. Zo kan jij facturen aanleveren via e-mail, pdf’s uploaden of een foto’s sturen vanuit de KING Live – of Lundify App. Jij kiest wat past bij jouw manier van werken, Factuur2KING en Herken zorgen dat alles op één plek samenkomt. Zodra de factuur binnen is, gaat de scan-en-herken software aan de slag. Leveranciersgegevens, bedragen, btw en betaalinformatie worden herkend en omgezet in een boekingsvoorstel. Geen handmatig invoerwerk meer, maar een administratie die voor je meedenkt.

Machine learning: de motor achter slimme scan-en-herken software
Eén van de pluspunten van onze scan-en-herken systemen is dat ze leren van eerdere boekingen. Terugkerende facturen worden steeds slimmer verwerkt, omdat keuzes worden herkend en hergebruikt. Zo blijft je administratie consistent, ook als het volume groeit. De software leest zelfstandig belangrijke gegevens uit, zoals:

1. Leveranciersnaam;
2. Factuurnummer;
3. Factuurdatum;
4. Btw-bedragen;
5. Totaalbedragen.

Maar het gaat verder dan alleen herkennen. Factuur2KING en Herken controleren ook gegevens automatisch, signaleren dubbele facturen én vergelijken leveranciersinformatie met externe registers. Klopt er iets niet, dan zie jij dat meteen. Zo blijft de kwaliteit van de administratie geborgd, zonder dat je alles handmatig hoeft na te lopen.

Jij blijft de baas
Automatisering mag nooit betekenen dat jij de grip verliest. Daarom blijft de controle altijd bij jou. Onze scan-en-herken boekt niet blind, maar werkt met duidelijke voorstellen. Jij controleert alleen de uitzonderingen. Dat scheelt tijd én verkleint de kans op fouten.

Werk je met fiattering of goedkeuring? Ook dat is flexibel in te richten. Facturen kunnen eerst worden goedgekeurd door jou, of een collega, voordat ze definitief worden verwerkt. Zo sluit het proces aan op hoe jij georganiseerd bent, niet andersom.

Zo werkt het in de praktijk
Stel, je zit in de auto en je tankt. Vroeger zou je dat bonnetje bewaren, meenemen naar kantoor en later in je administratie invoeren. Nu? Je maakt een foto met je telefoon, stuurt hem op via de KING Live – of Lundify App, en klaar. De software herkent het tankstation, het bedrag, de datum en het btw-bedrag. Het mooie is dat je facturen vanaf verschillende plekken kunt invoeren. Of je nu op kantoor bent met papieren facturen, onderweg een bon fotografeert, of thuis je e-mail doorneemt: alles komt samen op één plek.

Slim samenwerken met je accountant
Met zowel de KING producten, als de met Lundify suite, jij kan gemakkelijk samenwerken met jouw accountant of boekhouder.

Slim samenwerken met Factuur2KING
Voor ondernemers en accountants die met KING Finance en – Accountancy werken zorgt Factuur2KING ervoor dat jullie beiden gemakkelijk samen in één gedeelde omgeving werken. In KING Finance en KING Accountancy worden dezelfde facturen, dezelfde status en dezelfde boekingsvoorstellen getoond. Dat voorkomt misverstanden, losse correcties achteraf en onnodige vragen.

Slim samenwerken met Herken
Voor iedereen die gebruikt maakt van Lundify zorgen Herken en de Lundify App juist voor een soepele samenwerking als het gaat over het aanleveren en verwerken van facturen. Daarnaast overleggen jullie makkelijk met elkaar via de ingebouwde chat binnen Lundify. Zo kan er makkelijk geschakeld worden en wordt er altijd met dezelfde gegevens gewerkt.

Voor accountants betekent dit meer overzicht over meerdere administraties tegelijk. Voor ondernemers betekent het duidelijkheid: je weet altijd waar een factuur staat en wat er nog moet gebeuren. Samen werken jullie sneller, maar vooral slimmer.

Boekhoudsoftware die meegroeit met jouw mkb
Wat vandaag werkt voor een handvol facturen, moet ook blijven werken als het volume verdubbelt. Precies daar laat onze scan-en-herken functionaliteit zijn kracht zien. Doordat de software leert van eerdere boekingen en vaste patronen herkent, blijft de verwerking consistent, ook bij groei. Meer facturen betekent niet automatisch meer controlewerk, maar vooral slimmer omgaan met uitzonderingen. Zo groeit je administratie mee met je organisatie, zonder dat jij vastloopt in extra handmatig werk. Dat maakt scan-en-herken niet alleen een tijdbespaarder, maar een stabiele basis voor een schaalbare administratie.

Meer weten?
Benieuwd hoe scan-en-herken precies werkt? In ons artikel: “Scan-en-herken: zo werkt het” leggen we stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat, welke soorten facturen je kunt verwerken, en hoe het herkenningsproces precies in zijn werk gaat.

Want laten we eerlijk zijn: als ondernemer heb je wel wat beters te doen dan facturen overtikken.