Zowel voor interne- als externe rapportages kunnen boekingsdimensies uitkomst bieden bij het verstrekken van de benodigde informatie. Wat te denken van inzicht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling of het volgen van brandstofkosten per periode per vervoermiddel. Omzet uitsplitsen naar productgroepen of bijvoorbeeld voorbeeld verloopstaten vaste activa rapporteren als toelichting op de jaarrekening. Bij het opstellen van de IB-aangifte per vennoot binnen een VOF de privé opnames en stortingen per vennoot. Voor afstandsverkopen binnen de EU het bijhouden van omzet en de bijbehorende btw per EU-land.

En zo zijn er zeker nog meer voorbeelden van boekingsdimensies die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor financiële rapportages, en dan hebben we het zeker niet alleen over grote organisaties.

Ondersteuning door boekhoudsoftware
De vraag is nu op welke wijze boekhoudsoftware rekening houdt met genoemde en eventueel andere boekingsdimensies. Zowel bij het tot stand komen van boekingen als bij het rapporteren van financiële informatie. Per slot van rekening is het eenmalig goed registreren aan de bron de basis voor zoveel mogelijk automatische rapportage, gegevensuitwisseling en het goed kunnen auditen van een administratie. En zeker in dit tijdperk van AI is ‘(bron)data op orde’ een vereiste.

Om inzicht te krijgen in de geboden ondersteuning van boekingsdimensies door huidige boekhoudsoftware in de markt, en daar ervaring over te delen, hebben we de volgende vragen opgesteld voor leveranciers van betreffende software. Met als extra verzoek om bij iedere vraag aan te geven op welke wijze ondersteuning plaatsvindt van enerzijds registratie en anderzijds rapportage en eventuele gegevensuitwisseling. 

1. Ondersteuning van de werkkostenregeling?
      
2. Ondersteuning vennoten? In elk geval wat betreft privé opnames en privé stortingen. Graag aangeven als er een maximum van vennoten is dat ondersteund wordt.
    
3. Ondersteuning registratie transportkosten per kenteken? Denk aan brandstofkosten, leasekosten en onderhoud.
      
4. Omzet uitsplitsen naar productgroepen of andere gewenste indeling?
    
5. Kostprijs verkopen uitsplitsen naar productgroepen of andere gewenste indeling?
     
6. Mutaties verloopstaten vaste activa (financieel, materieel en immaterieel) met indeling naar onder andere investering, desinvestering, afstoting en overige mutaties. 
     
7. Omzet en BTW voor afstandsverkopen per EU-land? Met eventueel ondersteuning van een OSS-aangifte.
     
8. Vaste activa per actief via een vaste activa administratie? Met automatische gegevensuitwisseling richting fiscale aangiftesoftware IB en/of VpB, met ook restwaarde, WOZ- en bodemwaarde.
    
9. Ondersteuning andere boekingsdimensies? Graag specificeren.

Resultaat
De uitvraag is inmiddels afgerond en het resultaat daarvan is opgenomen in het rapport "Boekhoudsoftware en ondersteuning boekingsdimensies".

Met dank aan de volgende leveranciers van boekhoudsoftware die medewerking hebben verleend aan het onderzoek: 
AFAS, Asperion, Cash, Exact, Informer, Jortt, Kleisteen, Minox, Moneybird, Odoo, Pantheon Automatisering, Peple (Visma Net), SnelStart, Uniconta Nederland, Visma eAccounting, Wolters Kluwer (Twinfield), Yoursminc online en Yuki.

Met als mogelijk volgende stap komen tot een voorstel om boekingsdimensies, gerelateerd aan bepaalde grootboekrekeningen, op een standaard manier te kunnen rapporteren, ongeacht het boekhoudpakket waarmee gewerkt wordt. Zoals eerder genoemd als basis voor zoveel mogelijk automatische rapportage, gegevensuitwisseling en het goed kunnen auditen van een administratie. 

Conclusies
Enkele conclusies uit het onderzoek zijn:

• Nagenoeg alle boekhoudpakketten beschikken over één of meer vormen van boekingsdimensies.
  In verreweg de meeste gevallen worden ‘kostenplaatsen’ genoemd als boekingsdimensie, gevolgd door ‘kostendragers’.
  
  Er is geen sprake van standaardisatie die toegepast wordt binnen verschillende boekhoudsystemen. Dit laatste maakt de conversie van het ene naar het andere boekhoudpakket er niet eenvoudiger op.  

• Boekingsdimensies, of het nu gaat om kostenplaatsen of anders, worden niet tot nauwelijks gebruikt bij het uitwisselen van gegevens met bijvoorbeeld rapportagesoftware, zoals de jaarrekening en de fiscale winstaangifte (IB en VPB). Standaardisatie op het gebied van boekingsdimensies zou dit laatste kunnen bevorderen volgens ons.

Ingezoomd op enkele specifieke boekingsdimensies noemen we:

• Werkkostenregeling:
  Positief is dat er boekhoudpakketten zijn die de werkkostenregeling expliciet ondersteunen. Een aandachtspunt is dat in veel gevallen wordt verwezen naar zelf in te richten kostenplaatsen (en eventueel kostendragers) voor ondersteuning van de werkkostenregeling. Berekening van de vrije ruimte is veelal niet automatisch aanwezig.
    
• Vennoten:
  Positief is dat sommige leveranciers voor het werken met vennoten expliciet verwijzen naar de rechtsvorm VOF, waarbij dan met meerdere vennoten gewerkt kan worden. Een aandachtspunt is dat in de meeste gevallen gebruikers zelf een boekingsdimensie en bijbehorende grootboekrekeningen moet samenstellen. 
  
  
• Omzetgroepen:
  Verreweg de meeste boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om een omzetrekening op te geven per productgroep (ook wel artikelgroep) genoemd. In mindere mate wordt uitsplitsen van de omzet naar kostenplaatsen, of andere boekingsdimensies, genoemd.
  
  Opvallend is dat de uitsplitsing van de omzet naar productgroep én btw regime (afhankelijk van de afnemer) nauwelijks ondersteund wordt. Terwijl beide volgens ons wel van belang kunnen zijn.
   
• Mutaties verloopstaten vaste activa (financieel, materieel en immaterieel):
  verreweg de meeste softwareleveranciers verwijzen naar een vaste activa module met investering, afschrijving en desinvestering. Met mutaties voor deelnemingen, overige effecten, vorderingen op groepsmaatschappijen, etc. wordt geen rekening gehoiuden.
  
  De afstand tussen boekhoud- en jaarrekeningsoftware moet hier duidelijk nog overbrugd worden. 
    
• Afstandsverkopen en OSS-aangifte:
  Steeds meer boekhoudpakketten bieden ondersteuning voor afstandsverkopen per EU-land. En voorbereiding voor de OSS-aangifte.
  
  Echter:
  Vrijwel geen enkel boekhoudpakket levert een gevulde btw-tabel mee met btw-percentages per EU-land.
  Zeker bij online boekhoudsoftware zou dat eindgebruikers werk besparen.
  
  Vrijwel geen enkel boekhoudpakket regelt een automatische OSS-aangifte aan de Belastingdienst.
    
• Vaste activa per actief:
  Een vaste activa administratie is standaard aanwezig in de meeste boekhoudsoftware. Inclusief de daarbij behorende periodieke afschrijving.
  
  Opvallend is dat er vanuit boekhoudsoftware niet automatisch zaken als restwaarde, WOZ- en bodemwaarde uitgewisseld worden met de winstaangifte voor fiscale aangiftesoftware (IB en VPB). Een restwaarde moet dan handmatig opgegeven worden of dubbel vastgelegd worden in bettreffende aangifte software. 

Opvragen rapport
Het complete rapport is gratis op te vragen voor onze nieuwsbrief abonnees.
Naar aanvragen nieuwsbrief en rapport "Boekhoudsoftware en ondersteuning boekingsdimensies".

Relatie met RGS (MKB)
In relatie tot RGS MKB hebben we al eerder aandacht besteed aan boekingsdimensies. 
Zie ter informatie het complete voorstel boekingsdimensies in relatie tot RGS.

Contact
WIl je als leverancier van boekhoudsoftware of als gebruiker (accountant, controller, etc.) meer informatie over dit onderzoek?
Neem dan even contact met ons op.