Facturen gaan digitaal de deur uit, betalingen worden automatisch afgeletterd, boekingsdocumenten worden herkend en verwerkt. Maar één document leeft bij veel organisaties nog in een map: de incassomachtiging.

Wie de automatisering van de financiële administratie in kaart brengt, ziet overal dezelfde beweging: standaarden maken schakels koppelbaar, en waar schakels koppelen verdwijnt handwerk. E-facturatie, PSD2-rekeninginformatie, automatische reconciliatie - de keten van factuur tot boeking is de afgelopen jaren stap voor stap gesloten. Des te opvallender is de schakel die in veel organisaties buiten die beweging is gebleven: de doorlopende SEPA-incassomachtiging.

In de praktijk werkt het vaak nog zo: de klant krijgt een machtigingsformulier per e-mail, print het, ondertekent het, scant het en stuurt het terug. Of niet - en dan begint het nabellen. Het getekende exemplaar belandt als PDF in een dossiermap of, erger, blijft in een mailbox hangen. De administratie waarín geïncasseerd wordt, weet van dat document niets.

De bewijslast ligt bij de incassant
Dat wordt pijnlijk op het moment dat het ertoe doet. Bij een storno of een Melding Onterechte Incasso moet de incasserende partij de machtiging kunnen overleggen. Een betaler kan een incasso binnen acht weken zonder opgaaf van reden laten terugboeken; wie stelt dat er nooit een geldige machtiging was, heeft daar dertien maanden de tijd voor. Op dat moment telt maar één vraag: kunt u het getekende mandaat, met kenmerk en datum, direct tonen? Organisaties die honderden machtigingen in mappen en mailboxen bewaren, kunnen dat vaak niet - of pas na uren zoekwerk.

Digitaal machtigen via de eigen bank
Het alternatief bestaat en is - net als de andere gesloten schakels - gebouwd op een standaard. Bij een digitale machtiging ontvangt de klant een link, kiest zijn eigen bank en bevestigt de machtiging via de vertrouwde bankomgeving, met identificatie via iDIN. Het resultaat is een machtiging waarvan de identiteit van de ondertekenaar door de bank is geverifieerd, met een sluitend, doorzoekbaar dossier: wie, wanneer, welk mandaatkenmerk. Geen printer, geen scanner, en een drempel die zó laag is dat het aandeel klanten dat “nog moet tekenen” zichtbaar krimpt.

De koppeling met de administratie maakt het af
De grootste winst zit echter niet in het ondertekenmoment zelf, maar in wat eromheen mogelijk wordt zodra machtigingen aan de administratie gekoppeld zijn. Dan kan het systeem zelf zien welke debiteuren wél een openstaande post maar géén geldige machtiging hebben, automatisch uitnodigen en herinneren, en de status per klant tonen naast de post waar die bij hoort. De machtiging verandert daarmee van een document dat je bewaart in een gegeven dat meewerkt - precies de omslag die e-facturatie en automatische reconciliatie eerder doormaakten.

Voor accountants- en administratiekantoren is dit bovendien geen ver-van-mijn-bedshow: zij zien bij hun mkb-klanten de gevolgen van slecht mandaatbeheer terug in debiteurenstanden en in discussies achteraf. De incassomachtiging digitaliseren is een klein project met een onevenredig groot effect op cashflow en dossierkwaliteit - en een logisch adviesonderwerp.

De stille revolutie van de standaardisering, om het thema van dit platform te lenen, is pas af als ook de laatste handtekening meedoet.
Dit artikel is geschreven door PayIBAN, leverancier van een Nederlands platform voor digitale incassomachtigingen, betalen en ondertekenen met koppelingen naar onder meer Exact Online, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden en Informer.

Gratis checklist
Een praktische checklist “Digitale incassomachtigingen” is kosteloos te downloaden via payiban.nl.