Blog door Blinqx Accountancy & Tax

Niels Goedraad, manager controlling, proces en kwaliteit bij Syfers, deelt het stappenplan, de principes en de valkuilen van een accountantskantoor dat zijn boekhouding in zes maanden van 5 naar 60 procent automatiseerde.

Voor kantoren die nog niet weten waar ze moeten beginnen, is het verhaal van Syfers misschien wel de meest praktische gids in dit magazine. Niels Goedraad werkt er bijna twaalf jaar, begon onderaan als boekhouder en stuurt nu het hele automatiserings- en kwaliteitsproces aan. Zijn boodschap aan collega's met koudwatervrees: begin niet bij de tool, begin bij het proces. En accepteer dat je tegen dingen aan gaat lopen, want dat doe je toch.

Van boekhouder naar automatiseringsregisseur
Niels begon zijn loopbaan bij Syfers waar de meeste accountancycarrières starten: bij het inkloppen van facturen. Toen een opleiding nodig was, koos hij niet voor de gangbare fiscale of accountancy-richting. "Ik was al halve weken systemen aan elkaar aan het koppelen." Het werd bedrijfskunde met een specialisatie in business intelligence en big data.

Inmiddels stuurt hij de controllers aan, met procesautomatisering bewust daaraan vastgeknoopt. "De controllers zijn bij ons de spin in het web: contact met de adviseur, de klant, de salarisadministratie, de directie. Als de mensen in het hart van het werk de veranderingen niet accepteren en dragen, gaat automatiseren simpelweg niet lukken."

Van 5 naar 60 procent in zes maanden
Een van de grootste sprongen die Syfers vorig jaar maakte: "We stapten over op een nieuwe tool voor het automatisch boeken van facturen. In zes maanden zijn we van ongeveer 5 procent naar tussen de 55 en 60 procent geautomatiseerd boeken gegaan." Dat raakt boekhouders meteen in hun kern.

"Vanaf moment één hebben we open kaart gespeeld. Welke kant willen onze mensen op, welke ontwikkelingen spreken hen aan, waar ligt een natuurlijke volgende stap? Transparantie is daarin het enige dat werkt. Het werk vermindert, dat klopt, maar we doen er alles aan om je binnenboord te houden. Wil je doorgroeien, een opleiding volgen? Dat is allemaal bespreekbaar."

Het resultaat: een aantal boekhouders is doorgegroeid naar controller, een ander specialiseert zich in een boekhoudpakket waar Syfers nog weinig kennis van had. "Iedereen een kans geven om mee te gaan, zo gaan we hiermee om. Ik hoop dat meer bedrijven er zo in zitten, anders krijgen we als sector een flink maatschappelijk probleem."

Begin niet bij de tool, begin bij het proces
Het stappenplan dat Niels in zijn masterclasses en workshops deelt, draait om één principe: begin niet bij de tool. "Wat ik veel zie bij andere kantoren, is dat ze andersom denken: wat doet die tool, hoe past dat bij ons? Stap één is dat je je proces kent."

Bij Syfers brachten ze processen in kaart met groepen van twaalf personen, van boekhouder tot adviseur. "Als je zo'n proces uitschrijft, kom je werkwijzen tegen die iemand al jaren toepast omdat hij dat ooit van een collega heeft overgenomen, zonder dat iemand zich nog heeft afgevraagd of het wel logisch is. Dat levert meteen verbeterstappen op."

Stap twee is wegen, op vier assen: volume, tijdsinvestering, structuur van de input, en de mate van vakinhoudelijk oordeel die nodig is. "Als je de VPB-aangifte wilt automatiseren is dat een ander risico dan een mailtje categoriseren. Ik ben dus begonnen met e-mailagents op de mailboxen. Mocht zo'n agent een mail toewijzen aan de verkeerde collega, dan stuurt die hem gewoon door. Geen klant die daar last van heeft. De eerste teammailbox die we aanpakten verwerkte zo'n vijfhonderd mails per week. Een agent die dat afhandelt, scheelt al snel zo’n acht uur per week. De mailbox waar we nu mee bezig zijn, is een factor zes à zeven groter."

Stap drie: kies de saaiste. "Hoog volume, repetitief, gestructureerd, weinig vakinhoudelijk oordeel. Daar haal je het meeste rendement. Begin met wat je in je slaap kent." Pas dan, in stap vier, kies je de tool die bij je doel past.

Niet alles hoeft met AI
"Als het niet met AI hoeft, doe het ook niet met AI. Ik vergelijk dat met de brandweer die wordt gebeld om een lucifer uit te blussen."

Wat Niels in plaats daarvan doet: zoveel mogelijk regel-gebaseerd automatiseren. "Voorspelbare output, een stuk goedkoper, en een veel betere audit trail. Bouw een workflow waarin je AI alleen inzet waar het écht waarde toevoegt."

Voor processen waar AI wel een rol speelt, is Syfers streng over wat erin gaat. "We testen met een Nederlandse partij, data op servers in Nederland, open source software, helemaal afgekaderd. We werken met financiële gegevens, met iemands hele financiële huishouding. Van IB-aangiftes tot VPB. Dat is niet de plek waar je experimenteert met een AI-tool waarvan je niet weet waar de data heen gaat."

Een accountant met een team van AI-agents
Niels ziet drie scenario's voor de accountant van morgen. "Kleinere klanten willen alles zo goedkoop en geautomatiseerd mogelijk. Een handvol facturen per maand verwerken, daar blijft het bij. Voor de gemiddelde klant geldt dat we als kantoor meer waarde moeten gaan leveren om de betaalde maandtermijn te rechtvaardigen. Denk aan prognoses, reporting, dashboards, dat soort werk. En grotere klanten willen sparren, scenario's doorrekenen, weten wat investeringen doen met hun cashflow. Daar acteer je veel meer als CFO of controller voor die ondernemer."

Dat vraagt een nieuwe combinatie van skills. "Het ideale profiel? Financiële kennis als basis, plus people skills om je in een ondernemer te verplaatsen én proactief te communiceren. En daarbovenop een IT-mindset om een proces te vertalen naar een workflow. Een lastige combinatie, maar daar gaat het naartoe. Bij ons werkt nu de eerste medewerker die Applied Data Science & AI studeert: niet omdat we van iedereen verwachten dat ze technisch zijn, maar omdat die manier van denken het verschil maakt."

Het kantoor van morgen in één beeld: "Een accountant-adviseur met een team van AI-agents. Een agent die een groot deel van de jaarrekening voorbereidt, eentje die controleert of alle tussenrekeningen aansluiten. De accountant stuurt op de uitkomst, in plaats van zelf elk veld in te tikken."

Stap één is gewoon beginnen
Voor kantoren die nu nog op de rem staan, heeft Niels één boodschap. "Stap één is gewoon beginnen. Je gaat sowieso tegen problemen aanlopen. Heb je koudwatervrees, maak dan een demo-omgeving aan. Een aparte mailbox, of een boekhouding waarmee je test. Daar kun je rustig fouten maken zonder dat klanten of dossiers daar last van hebben."

De acceptatie dat het niet in één keer goed gaat, hoort er voor Niels bij. "Toen ik onze e-mailagent bouwde, had ik geen rekening gehouden met DGA's die mailen vanaf hun privé-adres. Dan loop je daar tegenaan en los je het op. Je kunt niet alles van tevoren afdekken."

Maar het allerbelangrijkste: "Zorg dat je je collega's meeneemt. Zonder de mensen die het werk uitvoeren mee te krijgen, slaagt geen enkele automatisering. Het maakt niet uit hoe slim je tool is, hoe scherp je proces in kaart is. Als het team niet mee is, gebeurt er niets. Eerst de mensen, dan de processen, dan de tools."

En voor zwaardere onderwerpen als datasoevereiniteit, ga in gesprek met experts. "In een sector waar je het vertrouwen van klanten met hun data draagt, is dat misschien wel het belangrijkste speerpunt."

Over Syfers
Syfers is een full-service financiële dienstverlener voor het mkb, gevestigd in Zoetermeer met 67 medewerkers en ruim 1.400 mkb-klanten. In 2025 verwerkte het kantoor bijna 400.000 facturen en stelde het 1.495 jaarrekeningen op. Syfers gebruikt onder andere Hyarchis en Simplicate als onderdeel van zijn dagelijkse werkproces. Niels Goedraad helpt vanuit Nvil, een nieuwe unit binnen Syfers, ook andere kantoren met het in kaart brengen van processen en het implementeren van automatisering- en AI-oplossingen.