Terugblik met VWG Accountants en Belastingadviseurs op de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023
(19-03-2023)
Op 15 februari j.l vond de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023 plaats in de Expo in Hoevelaken. We blikken samen met Ronald Schetters van VWG Accountants en Belastingadviseurs terug op deze dag.
RGS onderbrengen bij het SBR programma en de NBA is verkeerd uitgepakt
(10-12-2022)
Inmiddels zijn we 10 jaar bezig met RGS zonder dat het echt tot bloei is gekomen. Nog geen 5% van alle accountants- en administratiekantoren maakt nu optimaal gebruik van RGS. Gebruik je RGS uitsluitend voor de koppeling tussen grootboek en raportagesoftware voor de jaarrekening, dan is de kans groot dat je tevreden bent over RGS. Besef je dan wel dat je minder dan 10% van het RGS potentieel gebruikt.
30 kengetallen beschikbaar op basis van RGS met formules voor iedere boekhouding
(31-10-2022)
Hoe kun je de accountancysector en financials in het bedrijfsleven stimuleren gebruik te maken van het referentie grootboekschema (RGS). Het antwoord is simpel: "Zorgen dat RGS van toegevoegde waarde is voor de beoogde doelgroep". Inmiddels wordt door GBNED gewerkt aan meerdere initiatieven om het gebruik van RGS in de praktijk te stimuleren. Een van deze initiatieven is RGS kengetallen.
Verkoopfacturen van factuursysteem naar boekhouding automatisch overzetten in UBL
(26-07-2022)
Handmatig overnemen van verkoopfacturen in de boekhouding. Dat komt vaker voor dan je denkt. Stel je hebt als ondernemer een factuurprogramma of een webwinkel. Voor de financiële verantwoording en afwikkelen van betalingen wil je dan de facturen opnemen in de boekhouding. In lang niet alle gevallen is dan sprake van een koppeling tussen factuurprogramma, webwinkel en boekhoudsoftware.
PSD2 en nieuwe bankkoppelingen
(09-07-2022)
Inmiddels ben je er vast van op de hoogte dat de huidige boekhoudkoppelingen van de banken binnenkort worden ‘uitgezet’. Om ervoor te zorgen dat de banktransacties in het boekhoudpakket blijvend worden ingelezen, moet je een nieuwe koppeling activeren. Deze nieuwe koppeling wordt gestart vanuit het boekhoudpakket, en de rekeninghouder (de ‘eigenaar van de banktransacties’) is de enige persoon die de koppeling tot stand kan brengen.
Loonjournaalpost automatisch boeken: standaard voor alle salaris- en boekhoudsoftware
(21-06-2022)
Je kent het wel: de periodieke loonjournaalpost die maandelijks trouw handmatig wordt ingevoerd in de boekhouding voor zowel kleine als grote bedrijven. Afgezien van salariscorrecties in elk geval 12 maal per jaar handmatig werk voor een administratief medewerker. Dat laatste is verleden tijd met de nieuwe RGS Journaalsoorten.
Het einde van de zzp-boekhouding
(28-05-2022)
De boekhouding van een zzp'er is in de regel vele malen eenvoudiger dan die van een MKB-bedrijf maar de administratieve eisen zijn in de basis gelijk. Wanneer je kijkt naar de veranderingen voor zzp'ers in de afgelopen jaren, lijken zzp'ers toch stap voor stap een eigen financieel administratief kader te krijgen.
Wat verstaan we onder een boekhoudpakket?
(12-03-2022)
Boekhouden is een onderdeel van de financiële administratie. Het maken van offertes en het bijhouden van gewerkte uren voor de zelfstandigenaftrek, zijn ook deel van de financiële administratie maar komen niet terug in de jaarrekening. Als boekhouden slechts een deel is van de financiële administratie, is de vraag: welk deel?
Bij robotic accounting staat de mens centraal
(10-02-2022)
Veel kantoren hebben stappen gezet in de richting van gerobotiseerd boekhouden, maar ervaren niet altijd de efficiëntie en meerwaarde die beoogd is. Verrassend genoeg is de mens doorgaans de sleutel tot het succes van gerobotiseerd boekhouden.
Verzamelfacturen in factuur- en erp-software: vloek of zegen
(26-12-2021)
Stel je werkt met balieverkopen en monteurs van installatiebedrijven komen tot wel meerdere malen per dag onderdelen afhalen, waarvoor telkens een afleverbon met een apart ordernummer wordt afgegeven. In de meest ideale situatie worden de orders en of facturen direct elektronisch verzonden aan de afnemer. Ook worden regelmatig onderdelen terug gebracht.
Van OLA naar API... ofwel: Einde van de Acceptgiro. De Koning is dood. Leve de Koning!
(23-11-2021)
Ik herinner het me nog levendig. Eén keer per maand zat moeders aan de keukentafel, een hele stapel enveloppen voor zich, er zaten altijd een paar blauwe enveloppen tussen, en dan ging ze "de rekeningen betalen".
Boekhoudsoftware, werkkostenregeling (WKR) en RGS. welke RGS-codes gebruikt jouw onderneming
(21-11-2021)
Met 130 codes voor alleen al de WKR kun je als administrateur behoorlijk de weg kwijtraken binnen het huidige Referentie Grootboekschema (RGS). Dat totaal ruim 4.500 rekeningcodes telt. En dat laatste is geen typefout! De WKR zelf is al complex. Wat valt onder vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihilwaardering, belast loon, enz. Maar het RGS doet daar nog een schepje bovenop.
De kloof tussen boekhoudsoftware en externe verslaggeving
(29-09-2021)
Gegevens die verondersteld worden al in de boekhouding aanwezig te zijn worden in de praktijk handmatig nogmaals vastgelegd als het gaat om externe verslaggeving. Bij artikelen over externe verslaggeving wordt vaak voorbij gegaan aan registraties in de boekhouding en niet tot nauwelijks gesproken over het eenmalig vastleggen van gegevens aan de bron en de weg van ‘record to report’. Lees in dit artikel over de oorzaken en hoe het ook anders kan.
Slim en automatisch afletteren: doet uw boekhoudsoftware dat ook
(26-08-2021)
Een bekend voorbeeld is het afletteren van openstaande posten (facturen) debiteuren en crediteuren. Met de mogelijkheid om kleine betalingsverschillen automatisch te signaleren en weg te boeken. En kan uw boekhoudsoftware ook automatisch afletteren bij mutaties op bepaalde grootboekrekeningen of andere boekingsdimensies, zoals kostensoorten, projecten of dossiers.
Vaste activa specificatie automatisch aanleveren aan de winstaangifte, kredietrapportage en jaarrekening
(22-08-2021)
Je levert cijfers voor de winstaangifte (IB, VPB) automatisch aan vanuit het grootboek op basis van de RGS brugstaat met grootboeksaldi (of in Json formaat via een API, or else) en dan blijkt dat je achteraf handmatig gegevens moet aanvullen die notabene al wel aanwezig zijn in je boekhouding. Denk aan datum in gebruik name, datum buiten gebruik stelling, WOZ-waarde en de restwaarde. Zaken die niet in je grootboek zitten, maar natuurlijk wel in je vaste activa administratie.
De nieuwe EU-regeling btw e-commerce en boekhoudsoftware
(20-06-2021)
Vanuit meerdere softwareleveranciers is al informatie verschenen voor gebruikers van hun administratieve software met uitleg hoe om te gaan met de nieuwe EU-regeling btw e-commerce, oftewel afstandsverkopen (per 1 juli 2021). Het komt veelal neer op het aanmaken van nieuwe btw-codes, grootboekrekeningen en de instelling hoe je als bedrijf gebruik wilt maken van de nieuwe regeling.
Informer deelt ervaring over privaat-publieke samenwerking
(10-05-2021)
Het toepassen van een systematische aanpak voor het integreren van wettelijk fiscale vereisten in geautomatiseerde taken en processen is het kernpunt van de samenwerking van Informer met de Belastingdienst. Informer heeft haar boekhoudsoftware op zo’n manier ontwikkelt dat ondernemers die hun boekhouding in Informer doen, als vanzelf aan de regels voldoen: ‘compliance by design’.
Lastenvermindering en RGS, dankzij het CBS
(23-04-2021)
Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) toont als eerste grote overheidsorganisatie aan dat een financiële rapportage direct en eenvoudig gevuld kan worden vanuit de boekhouding op basis van louter RGS.
Komt er een einde aan het gebruik van RGS als decimaal rekeningschema
(13-02-2021)
Het Referentie grootboekschema kent naast de RGS-code, die louter uit letters bestaat, ook het Referentienummer dat conform een decimaal rekeningschema is opgebouwd uit cijfers. Zo kent RGS voor de rekening “Kas” als referentienummer 100101 en voor de rekening “Lonen en salarissen” is 400104 toegekend. Er gaan al langer geluiden op om het referentienummer te verwijderen uit RGS. Straks BIvaOivCuh i.p.v. 11003. U bent gewaarschuwd.
De stand van zaken rondom het Referentie Grootboekschema voor de administrateur en controller
(27-12-2020)
Nu RGS steeds meer gemeengoed wordt is het ten zeerste aan te bevelen aan administrateurs en controllers om te zorgen dat (grootboek)rekeningschema’s volledig zijn gekoppeld aan RGS. Steeds meer softwareleveranciers hebben RGS opgenomen als functie of module binnen hun boekhoudsoftware en daarmee het RGS-schema standaard beschikbaar in hun software om te koppelen aan rekeningschema’s.
Bankrekeningen koppelen aan PSD2: laat uw softwareleverancier, accountant of salarisadministrateur u daarvan profiteren?
(08-12-2020)
Voor een efficiënte verwerking en inzicht wil je zoveel mogelijk digitaal en automatisch de relevante informatie ontvangen. Dit zorgt voor tijdsbesparing, minder fouten en actueel inzicht. Banktransacties zijn voor veel softwareoplossingen een fundamenteel onderdeel, zoals bij boekhoud- en ERP-pakketten. ook de mogelijkheid om te betalen via bankkoppelingen is erg interessant.
Elektronisch factureren en een Peppol Access Point. Wat is dit laatste en hoe werkt het?
(03-12-2020)
Je hebt vast wel eens gehoord van PEPPOL om elektronisch te factureren. Daarbij komt een Peppol Access Point om de hoek kijken en de vraag is wat dat is. Een Peppol Access Point verbindt organisaties met het Peppol-netwerk, zodat je veilig elektronische documenten zoals e-facturen kunt uitwisselen met iedereen die op dit netwerk is aangesloten. ‘Implement once, connect to all’.
Dubbel boekhouden is niet bedoeld als twee keer boekhouden: waarom doen we dat laatste dan wel in de praktijk?
(22-11-2020)
Het systeem van dubbel boekhouden is door Luca Paciolo uitgevonden in 1494 en vandaag de dag nog steeds in gebruik. Elke transactie leidt tot een debet- en creditboeking. Een groot verschil met vroeger is dat transacties in de boekhouding steeds vaker automatisch tot stand komen. Het bekendste zijn de elektronische bankmutaties en elektronische factuurverwerking.
RPA en robotic accounting zijn niet hetzelfde: beide nader verklaard
(28-09-2020)
Robotic process automation (RPA) en robotic accounting worden in de praktijk soms door elkaar gebruikt. Beide begrippen hebben echter een andere betekenis met wel het zelfde doel, te weten: het overnemen van handmatige administratieve taken door de computer.
Kohen Administraties: tijd voor een nieuwe manier van werken via Exact Go
(01-09-2020)
Iedere ondernemer is anders, maar één ding hebben ze allemaal gemeen: er moet een verplichte administratie bijgehouden worden. Steeds vaker laten zzp’ers dit over aan een boekhouder. Maar de manier waarop zij hun financiële informatie aanleveren, zorgt nog weleens voor frustratie.
Procesgerichtheid en bedrijfsadministratie
(18-08-2020)
Met de komst van automatisering werden routinematige handelingen het eerst in software verpakt om daarmee met name een efficiencywinst te realiseren. Pas toen logistiek en boekhouding aan elkaar werden gelinkt, ontstond er een nieuw concept: ERP (Enterprise Resource Management). Bedrijfsprocessen (en met name de logistiek daarbinnen) werden leidend voor de vastlegging.
Online boekhouden veranderde mijn vak op een positieve manier
(20-07-2020)
Wie had twintig jaar geleden gedacht dat online boekhouden zo’n vlucht zou nemen? Peter Brink, gespecialiseerd in de boekhouding van zzp'ers, blikt terug op de veranderingen in zijn vak. "Waar het vroeger alleen om de cijfertjes ging, ben je nu veel meer een adviseur. Dat maakt het vak nog leuker."
Ondernemers moeten zich richten op waar ze goed in zijn: ondernemen. De boeken kunnen ze beter aan financiele experts overlaten
(29-06-2020)
"We horen het al jaren: de robots komen eraan en de ondernemer kan online prima zelf zijn boekhouding doen. Kortom: de dagen van de accountant en boekhouder zijn geteld”, aldus Willem Visser, mede-eigenaar van Slimmeboekhouding . “Wij geloven hier niet in. Ondernemers moeten zich richten op waar ze goed in zijn: ondernemen. De boeken kunnen ze beter aan financiële experts overlaten.”
Controle NOW en andere corona gerelateerde subsidies m.b.v. Auditfiles en RGS: de bal ligt bij accountants
(14-06-2020)
Straks moeten accountants- en wellicht administratiekantoren controles uitvoeren over uitgekeerde subsidies in het kader van de Corona crisis. Zoals controle op de NOW-regelingen. Een goede mogelijkheid om de meerwaarde van de Auditfiles (Financieel, salaris en afrekensystemen) te onderzoeken in combinatie met het ReferentieGrootboekSchema (RGS).
Vanuit je boekhouding met een druk op de knop zien welke externe rapportages gevuld zijn
(10-06-2020)
Je hebt RGS gekoppeld aan je interne rekeningschema. Dan kun je, in principe, vanuit je boekhouding met één druk op de knop zien welke externe rapportages gevuld zijn en per rapportage in hoeverre de cijfers compleet zijn.
Met de Zwitserse boekhoudsoftware Banana 9 een volwaardige liquiditeitsplanning
(27-05-2020)
Onze, in Zwitserland geproduceerde (maar tevens Nederlandstalige), boekhoudsoftware Banana 9, die talrijke mogelijkheden bevat voor budgetteren en financiële planning, voldoet ons inziens goed als het gaat om een volwaardige liquiditeitsplanning. Vandaar dat we er deze blog over geschreven hebben.
PSD2 gaat het leven van ondernemers makkelijker maken: tijd voor actie door accountants en softwareleveranciers
(27-05-2020)
Tot voor kort was PSD2 nog een vrij onbekend onderwerp voor het grote publiek. Sinds eind 2019 is daar verandering in gekomen en staan kranten, vakbladen, websites en social media er vol van: PSD2 is een hot topic. Maar wat is PSD2 nou eigenlijk? En wat betekent dat voor jou als ondernemer, accountant of softwareleverancier? In dit artikel leg ik uit wat PSD2 is, waarom het nu (hoog) tijd is om te actie te ondernemen en welke mogelijkheden er zijn om dit te doen.
Nederland administratief op achterstand op het gebied van de auditfile
(25-04-2020)
Het Noorse Ministerie van Financiën heeft de regels rond de aldaar geldende administratieplicht aange-scherpt. Er vanuit gaande dat een boekhoudpakket in staat is om een balans en resultatenrekening aan te leveren, wordt dat pakket ook geacht de onderliggende gegevens digitaal aan te leveren.
Liquiditeitsplanning bieden: doet uw boekhoudpakket dat ook
(06-04-2020)
Een liquiditeitsplanning of liquiditeitsprognose kan een waardevol onderdeel zijn van uw boekhoudsoftware, mits opgebouwd uit de juiste onderdelen. Zo helpt een verplichtingenregistratie bij het opstellen van een echte liquiditeitsplanning.
ReferentieGrootboekSchema (RGS): voorstel om problemen op te lossen en RGS beter beheersbaar te maken en te houden
(28-02-2020)
Vorig jaar heeft het ReferentieGrootboekschema (verder te noemen RGS) een positieve boost gehad en is de belangstelling verder gegroeid. Tegelijkertijd zijn er de nodige openstaande punten die nog opgelost of hersteld moeten worden. Zo zijn honderden RGS-codes specifiek voor woningcorporaties verweven in het standaard RGS schema. Daarom bij deze een voorstel voor het weer beheersbaar maken en houden van RGS.
Ons recht op dataportabiliteit
(26-02-2020)
Wat uit het oog verloren is, is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook een artikel 20 kent dat ons het recht op dataportabiliteit geeft. Oftewel, de softwareleveranciers dienen er maar voor te zorgen dat de gegevens die ze verwerken en opslaan op een duidelijke, gemakkelijke wijze uit hun systemen te extraheren zijn.
Exact Go; makkelijk factureren voor zzper, automatisch verwerken voor boekhouder
(31-01-2020)
Exact Go is een nieuw gratis programma waarmee zzp’ers en kleine bedrijven kunnen factureren en hun kosten en klanten bijhouden. Hun boekhouder ontvangt de bonnen en facturen desgewenst automatisch voor verwerking in de ‘No hands’ administratie van Exact. Dit is mogelijk dankzij de integratie met Exact voor Accountancy. Daardoor ontstaat inzicht in de financiën.
MUIS Software is RGS Ready: wat betekent dat
(07-01-2020)
MUIS Software start het nieuwe jaar goed met de ontvangst van het RGS Ready certificaat. Dit certificaat toont aan dat het boekhoudpakket iMUIS Online RGS volledig ondersteunt. Voor ondernemers en accountants die met RGS werken betekent dit een vereenvoudiging en efficiencyverbetering van het financiële rapportageproces.
Wie houdt in Nederland een standaard grootboekschema tegen?
(23-09-2019)
De grote hamvraag is waarom we, in een tijd dat iedereen zijn mond vol heeft van robotic accounting, real-time boekhouden, audits en data-analyses, nog geen standaard grootboekschema gebruiken in Nederland. Wie houdt dat tegen?
Weg met papieren facturen en digitaliseren kun je leren
(29-08-2019)
In principe hoef je papieren facturen niet meer te bewaren als deze eenmaal zijn gescand en online zijn opgeslagen. Je kunt met de Belastingdienst afspreken dat je je volledige administratie digitaal bijhoudt, en al je papieren documenten digitaliseert. Hier zitten echter wel voorwaarden aan verbonden.
Afloopcontrole openstaande posten debiteuren: doet uw boekhoudpakket dat ook
(20-08-2019)
In deze blog wordt de afloopcontrole van openstaande posten debiteuren behandeld in relatie tot boekhoudsoftware. De afloopcontrole is in dit verband een vaak toegepaste methode om het bestaan en de juistheid van openstaande debiteuren te controleren op basis van de openstaande postenlijst per balansdatum. De afloopcontrole kan natuurlijk ook voor andere vorderingen toegepast worden.
GetMonkeys: de boekhouder verdwijnt, de CFO verschijnt
(16-08-2019)
Welk formaat je kantoor ook heeft, je wilt zoveel mogelijk waarde leveren voor je klant. Dankzij de digitale verwerkingsmogelijkheden van Exact Online wordt 'no hands accounting' mogelijk, dit is de drijvende kracht achter de control en CFO-diensten van GetMonkeys in Amsterdam.
Ingebouwde auditfuncties: doet uw boekhoudpakket dat ook
(19-06-2019)
Hoe betrouwbaar is uw boekhouding? Ordners doorspitten, handmatig verbandcontroles uitvoeren, externe accountants die uren of zelfs dagen bezig zijn. Dit was vroeger heel gebruikelijk bij de controle van een financiële administratie. Van goede boekhoudsoftware mag je verwachten dat een aantal controles automatisch uitgevoerd worden zonder menselijke handelingen. Wel zo prettig voor een controller en accountant.
Wachten op goede gegevensuitwisseling vanuit de Belastingdienst: doet uw boekhoudpakket dat ook
(22-05-2019)
Afgelopen maand (april 2019) heb ik weer te maken gehad met een jaarlijks terugkerend noodzakelijk ritueel dat maar mijn idee sterk voor verbetering vatbaar is. En dan heb ik het over de Aangifte Inkomstenbelasting over 2018 met Winst uit onderneming.
Verplichtingen registreren met 10 voordelen: doet uw boekhoudpakket dat ook
(21-04-2019)
Verplichtingen kunnen starten met registratie van een individuele inkooporder die later, zoveel mogelijk automatisch, wordt afgestemd met een ontvangen inkoopfactuur. Onder aangegane verplichtingen (veelal over een langere periode) vallen ook huurcontracten, leaseverplichtingen en abonnementen. Het bijhouden van een verplichtingenregistratie als onderdeel van standaard boekhoudsoftware biedt 10 voordelen.
Vaste activa van aanschaf tot fiscale aangifte: doet uw boekhoudpakket dat ook
(26-03-2019)
De aanschaf van een investeringsmiddel vanaf € 450 wordt geactiveerd, gevolgd door een jaarlijkse afschrijving. Een vaste activastaat maakt onderdeel uit van interne rapportages, maar bijvoorbeeld ook van externe rapportages, zoals een VPB-aangifte of een (winst)aangifte inkomstenbelasting. Maar vreemd genoeg bevatten niet alle boekhoudpakketten een volwaardige vaste activa module.
Accountantskantoor Omnyacc Van Teylingen koos voor robotic accounting
(21-11-2018)
Accountantskantoor Omnyacc Van Teylingen groeit. Dit heeft vooral te maken met de aantrekkende markt. Om te groeien, kun je 2 dingen doen: nieuwe medewerkers aantrekken of automatiseren. Het accountantskantoor uit Heerhugowaard koos voor robotic accounting. Het resultaat nu al: 5 uur tijdsbesparing per medewerker per maand.
Boekhouding in Excel is duurder dan het gebruik van een online boekhoudpakket
(13-05-2018)
Uit onderzoek blijkt dat circa 35% van de zzp’ers de boekhouding in Excel doet. Excel lijkt gratis, maar als je de foutgevoeligheid en de extra tijd die het kost meetelt, bespaar je geld door een boekhoudpakket te gaan gebruiken. Heel simpel door de redenatie dat tijd gelijk staat aan geld. Als je de tijd, die je bespaart met het boekhouden, op een andere manier facturabel kunt maken, kun je zelfs geld gaan verdienen door geld (aan een boekhoudpakket) uit te geven!
Dashboard met kengetallen, niet alleen voor grote bedrijven
(21-09-2017)
Veel zzp’ers zijn zicht niet bewust van de financiële staat van de eigen onderneming. Om in de basis grip te krijgen op je onderneming is een dashboard nodig. Dit klinkt als taal voor grotere ondernemingen, maar dit is ook voor de zzp’er van toepassing. Ongeacht hoe groot de onderneming is, financieel gezien is het hetzelfde als bij een zpp’er als bij een grote onderneming.
Niet langer handmatig cijfers rapporteren dankzij nieuwe functionaliteit
(09-08-2017)
Heb je als accountant te maken met meerdere waarderingsgrondslagen, dan heb je ook te maken met handmatig rapportagewerk. Ook al is de boekhouding van je klanten geautomatiseerd. Boekhoudsoftwareprogramma’s beperken je immers tot slechts één waarderingsgrondslag, bijvoorbeeld transacties geschikt voor fiscale doeleinden.
