Simac klantcase Bochane

Met zoveel bedrijven, vestigingen en activiteiten zal het geen verbazing wekken dat hiermee een grote administratie gepaard gaat. Tot niet zo lang geleden deed Bochane de factuurverwerking grotendeels op papier. Met hulp van Simac Document Solutions als partner heeft Bochane nu een goed geoliede factuurverwerking, inclusief gekoppelde workflow voor een naadloos verlopend administratief proces door de hele organisatie.

Henk Slabbekoorn is assistant controller op de financiële administratie en legt nog even uit hoe het voorheen ging: ‘Inkomende facturen kwamen op papier binnen en werden vervolgens op de centrale administratie vooraf ingeboekt in EVA, ons administratiesysteem van ADP. Dat ging handmatig. Vervolgens ging de papieren factuur door de organisatie naar de persoon die verantwoordelijk was voor die specifieke inkoop, zijn budgethouder en ga zo maar door. Deze medewerkers konden daarbij best op een heel andere vestiging zitten, sterker nog, dat was meestal het geval. Als iedereen er zijn ding mee had gedaan, dan kwam die factuur uiteindelijk weer terug bij ons en werden eventueel nog correcties geboekt.

Daarna ging de factuur naar de eindverantwoordelijke om de definitieve goedkeuring te vragen. Dat hele proces kon dagen in beslag nemen, vaak nog wel langer want niet iedereen heeft direct tijd en gelegenheid om dit af te handelen. Na het goedkeuringsproces werd een betaalvoorstel gedraaid en moesten alle facturen er nogmaals bij gezocht worden. Dit was ook een tijdrovend proces.’ 

Digitaliseren en workflow
Om daar een eind aan te maken werd besloten te digitaliseren en het hele proces waar mogelijk te automatiseren. Slabbekoorn: ‘We hebben eerst via ons netwerk wat locaties bekeken waar al een dergelijk systeem draaide. Zodoende hebben we meerdere systemen ‘aan het werk’ kunnen zien.

Gecontroleerd en geautomatiseerd
Inkomende facturen gaan nu een heel ander proces door bij Bochane. Slabbekoorn: ‘Papier wordt gescand en de gegevens op de factuur worden door de ReadSoft software herkend. PDF’s worden in een vaste map opgeslagen en de ReadSoft applicatie haalt die bestanden op uit die map om ze uiteindelijk op dezelfde manier te verwerken als het papier. Alle gegevens worden via een verificatie-module gecontroleerd en gevalideerd, zodat er geen foutief geïnterpreteerde velden over blijven. Die factuurgegevens komen na deze goedkeuring in Palette Invoice, dat weer is gekoppeld aan EVA. Handmatig wordt (nu nog) op de centrale administratie een grootboekcode toegevoegd en vervolgens kan de factuur de workflow in. Elke stap in de workflow is gedefinieerd en kan alleen door werknemers met bepaalde bevoegdheden worden gedaan.               

Via alle te doorlopen stappen in de workflow maakt Palette Invoice aan het eind van de digitale rit, na de laatste goedkeuring door de financieel directeur, een XML-bestand aan van de factuur, wat EVA dan weer automatisch ophaalt. En dan kan deze factuur direct betaalbaar worden gesteld, want bij de eerste verificatie wordt de factuur gekoppeld aan de juiste crediteur middels het bankrekeningnummer. Er wordt enkel steekproefsgewijs nog een controle gedaan. De financieel directeur komt bij de laatste stap pas in de workflow. Dat is zo ingeregeld in het systeem. Niemand kan die stap overslaan of uit het systeem halen, zodat alles uiteindelijk zijn fiat moet hebben voor het werkelijk tot betalen komt.’ 

Lees de complete white paper "Factuurverwerking bij full service automotive organisatie loopt op rolletjes".