Door Dagmar van Eijs, oprichter van Planning Company

Wil je als ondernemer of bestuurder succesvol zijn, nu en in de toekomst, dan is het belangrijk dat je naast een financiële begroting ook een financiële prognose of financiële planning maakt voor je organisatie. In deze blog bespreekt Dagmar van Eijs, oprichter van Planning Company, waarom dat nodig is en geeft hij een aantal concrete tips. 

Statisch versus dynamisch
Een prognose is iets anders dan een begroting. Waar de begroting meer een statisch document is dat vooral betrekking heeft op het toekomstige resultaat, is een financiële prognose een uiterst dynamisch gebeuren dat betrekking heeft op de complete toekomstige financiële positie van de organisatie.

De begroting
Een begroting is een geformaliseerd overzicht van de opbrengsten en de kosten van de organisatie. Het heeft betrekking op de winst- en verliesrekening voor het komende boekjaar. Deze wordt voorafgaand aan het boekjaar opgesteld door de directie of managers in samenwerking en financiële afdeling. Gedurende het boekjaar wordt de begroting in de organisatie gebruikt als leidraad voor het monitoren en – achteraf – verantwoorden van opbrengsten en kosten. Het is een plan dat éénmaal per jaar wordt gemaakt en in sommige organisaties per kwartaal wordt geüpdatet. Van sommige posten (grootboekrekeningen) is een goede onderbouwing aanwezig van bijbehorende activiteiten – beschrijvend of in aantallen en tarieven – maar veel posten worden bepaald via een opslagpercentage op basis van de gerealiseerde kosten en opbrengsten van het vorige jaar. Een tekortkoming van een begroting is dat deze alleen betrekking heeft op de winst- en verliesrekening. Het zegt totaal niets over de liquiditeit van de organisatie. Je kan met een prachtige begroting die een winst laat zien, al halverwege het jaar failliet gaan.

De financiële prognose
Met behulp van een prognose probeer je op alle terreinen van je organisatie de verwachtingen over de toekomst van je organisatie financieel te concretiseren. Hierdoor ontstaat inzicht in de (financiële) gevolgen van je huidige business – dat wil zeggen: de reeds in gang gezette acties vanuit het verleden - én de plannen die je nog wil verwezenlijken – die effect hebben op je toekomstige business. Het levert een totaalplaatje op uitgedrukt in euro’s waardoor je steeds het overzicht hebt waar je staat en waar je organisatie naartoe groeit. Door de uitkomsten te bekijken door te deze te vergelijken met je actuele financiële situatie zie je vanzelf of dit haalbaar is of dat er knelpunten ontstaan die eerst opgelost moeten worden.

Ai, de balans komt in beeld
Een financiële prognose bouwt voort op de begroting. Je neemt ook de onderdelen van de balans hierbij in overweging. Oeps, daar haken opeens veel ondernemers af. Dat komt jammer genoeg deels door de gebruikte (lastige) definities en de wijze hoe bedragen door de balans ‘heenlopen’. Alleen al van de termen debet en credit raken mensen van slag. Helaas maken onze financiële adviseurs het er niet makkelijker op. Die zijn vaak nogal technisch bezig en richten zich op het zo goed mogelijk boeken van posten en het ‘waarderen’ daarvan, voornamelijk gericht op de jaarrekening. Maar ook hier geldt, met een prachtige jaarrekening kun je halverwege het nieuwe jaar ook failliet gaan. Dus dat is het ook niet.

Waar ga je dan eigenlijk niet aan failliet?
Gelukkig behoeft dat voor veel ondernemers geen uitleg, namelijk: genoeg cash. Met andere woorden: het kunnen beschikken over voldoende liquiditeit, nu en in de toekomst. Maar laat liquiditeit – of cash – nu net onderdeel zijn van de balans. Dus toch de balans er maar bij pakken? Ik kan het jullie van harte aanraden. In het najaar zal ik een serie blogs wijden aan de uitleg van de belangrijkste financiële documenten. Dat zijn de winst- en verliesrekening, balans, het kasstroomoverzicht en financiële kengetallen. In deze blogserie zal ik op eenvoudige wijze inzicht geven in hoe deze in elkaar grijpen, waar de winst blijft en óf winst überhaupt geld gaat worden. En wat kengetallen eigenlijk proberen te duiden. Als ondernemer en bestuurder hoef je je daarna geen zorgen meer te maken of je de financiën van je organisatie wel goed begrijpt. En je kunt ook veel beter sturen!

Tips voor het opstellen van een prognose
In aanvulling op de begroting, is het van belang bij het opstellen van een financiële prognose dat de volgende balans onderdelen extra worden opgenomen: hoeveel wil of moet je investeren in het komende jaar, hoe ontwikkelt de voorraadpositie zich, zullen de debiteuren en crediteuren stijgen of dalen en tenslotte met welke bedragen moeten schulden en leningen worden afgelost? In mijn vorige blog gaf ik aan dat het kan helpen om te denken in activiteiten, dat je deze plaatst in een tijdschema en vervolgens de omvang daarvan vertaalt naar euro’s op basis van aantal * tarief. Daarmee kun je het uiteindelijke financiële effect van je plannen meten.

Mijlpalen en acties
Plan je mijlpalen – de doelen en resultaten die je wil bereiken – in de tijd. Omschrijf deze mijlpalen in tekst, aantallen en euro’s. Ga vervolgens per mijlpaal terugrekenen in de tijd. Welke activiteiten of acties moeten worden uitgevoerd om de mijlpalen te bereiken? Benoem deze op hoofdlijnen en waar nodig in detail. Vertaal deze acties vervolgens naar aantallen en euro’s. Dit resulteert in opbrengsten, kosten en investeringen. Gebruik als vertrekpunt voor de prognose de actuele cijfers van je onderneming en maak een tijdschema voor twaalf maanden tot achttien maanden in de toekomst.

Periodiek bijstellen
Heb je eenmaal een financiële prognose gemaakt dan is het raadzaam om deze periodiek bij te stellen. Simpelweg omdat de realiteit dynamisch is en altijd zal afwijken van de prognose. Hoe vaak je moet bijstellen hangt af van je situatie. Heb je voldoende liquiditeit dan is twee keer per jaar voldoende. Is geld een probleem voor je organisatie dan is maandelijks of tweemaandelijks aan te raden.

Wat is verder nodig?
Allereerst dat je er goed voor gaat zitten. Veel ondernemers zijn druk en soms overbelast. Plan één tot drie halve dagen en zorg dat je ongestoord kunt werken. Je moet je concentreren op de toekomst van je organisatie en de ervaring leert dat je eerst uit de waan van de dag moet komen om helder te kunnen nadenken over de toekomst, wat je wilt bereiken en hoe je daar wil komen. Het maakt niet uit of je een ervaren ondernemer of starter bent. Als starter heb je het nadeel dat je nog niet uit ervaring spreekt. Het kan daarom raadzaam zijn om de timing van activiteiten, zeker als het opbrengsten betreft, ruimer in te plannen qua doorlooptijd, zodat je voorkomt dat je jezelf te snel rijk rekent.