Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Terugblik met VWG Accountants en Belastingadviseurs op de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023

Plaatsingsdatum 19-03-2023
Berichtdatum Maart 2023

Blog door Zenvoices.

Op 15 februari j.l vond de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023 plaats in de Expo in Hoevelaken. De aanleiding voor de organisatie van deze dag door Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED was het eerder aangekondigde stopzetten van Visma | DizzyData. Naast Zenvoices waren ook Lyanthe, Wolters Kluwer Basecone, Lucom, Blue10, eConnect Banqup, Bizcuit en Klippa aanwezig om de bezoekers te informeren over hun oplossingen. De bezoekers waren voornamelijk medewerkers van administratie- en accountantskantoren.

We blikken samen met Ronald Schetters van VWG Accountants en Belastingadviseurs terug op deze dag.

Ronald, jij was op de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023, heb je nog algemene actiepunten voor jullie kantoor uit deze dag kunnen halen?

Actiepunten niet zozeer, wel werd uit de presentaties duidelijk dat we als kantoor al ver zijn in hoe we scan en herken toepassen. Bijvoorbeeld doordat we het specifiek automatiseren van bepaalde factuurstromen al geïmplementeerd hebben op individueel cliënt niveau’. ‘Tegelijkertijd haalde ik uit deze dag wel dat we het onboarding traject naar onze klanten toe sterker moeten gebruiken om de klant nog meer te laten profiteren van onze voorsprong op dit gebied.’

Hoe zie jij de ontwikkeling met betrekking tot het elektronisch facturen verwerken via Peppol?

De voordelen zijn mij onvoldoende duidelijk geworden in de presentaties. We zien het niet als onze taak om als vooruitgeschoven post het gebruik van Peppol te stimuleren, maar als de vraag er komt vanuit onze klanten, zijn wij er wel klaar voor

Ga je voor het gebruik van Peppol bij jullie klanten extra aandacht vragen?

Uiteraard informeren we de klant wel over het bestaan, maar we zetten liever in op het gebruik van elektronische facturen (UBL facturen). Daarmee kunnen we immers directer op grotere schaal voordeel voor klant en kantoor behalen.’
 

Ronald Schetters

  
We hebben van veel bezoekers ook gehoord dat het verwerken van bonnen nog steeds een onderwerp is waar veel tijd in gaat zitten. Hoe werken jullie om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken?

We hebben inmiddels een groot aantal klanten die bonnen al via de mobiele Zenvoices app aanleveren. We zien echter ook dat er klanten zijn die deze stukken liever op de traditionele wijze nog in mappen komen brengen en hierin zit dan ook meteen een moment om met elkaar bij te praten. Intern hebben we het proces, ook voor klanten die nog fysiek aanleveren, uiteraard wel verder geautomatiseerd. Zo verwerken we bonnen van een pin-crediteur met hoog volume op relatieniveau, maar werken we voor kleine volumes met een algemene pin-crediteur. We werken met Exact Online, daarin kun je bijvoorbeeld op pasnummer eenvoudig afletteren en is het niet nodig om voor iedere bon een aparte relatie aan te maken.’

In de presentaties was ook aandacht voor het automatiseren van het betaalproces als onderdeel van de automatische verwerking. Verwacht je dat klanten de regie voor betalingen willen overlaten aan software en dit willen automatiseren?

Wat je ziet is dat een ondernemer graag de controle houdt over het geld en de betalingen die er gedaan worden. Naar mijn mening zal het nog wel een hele poos duren voordat geaccepteerd wordt dat dit geheel automatisch gaat. Als het ooit al zover komt! Over de huidige vorm binnen Zenvoices, het aanmaken van een SEPA betaalbestand informeren wij onze klanten, maar zien hier ook het gebruik nog geen vlucht nemen. De vorm waarin bij een factuur een iDeal betaallink zit lijkt voor onze klanten momenteel goed genoeg.’

In de presentaties heb je ook scan en herken oplossingen kunnen zien die voor de herkenning een hybride vorm gebruiken, waarin mensen meekijken in binnen of buitenland om de factuurherkenning te optimaliseren. Hoe sta je daar tegenover? Was er een reden om te gaan voor de 100% machine learning variant zoals Zenvoices dit aanbiedt?

Los van mogelijke AVG perikelen omdat mensen in binnen- of buitenland meekijken op de factuur, is voor ons het real-time verwerken doorslaggevend geweest. Een proces waarbij facturen in een wachtrij komen en soms wel vier uur op herkenning moeten wachten is voor ons geen optie. Daarbuiten, wat doe je dan bij onverwachte spoedsituaties? Ga je dan de facturen maar handmatig verwerken? Wij zien er meer voordeel in voor onze klanten om een factuur binnen minder dan een minuut betrouwbaar herkend en geboekt te krijgen.`

‘Ik ben enorm fan van real-time, ik ga geen vier uur wachten om een factuur herkend te krijgen’.

Tenslotte… kunnen collega’s uit de markt of bedrijven contact met je opnemen als ze meer willen weten over jullie aanpak om factuurverwerking betrouwbaar te automatiseren?

Jazeker! Vanuit VWG adviseren we niet alleen graag, maar kunnen we ook de daadwerkelijke ondersteuning bieden bij de implementatie als dat wordt gewenst.’ Mochten mensen een hulpvraag hebben op dit gebied, kunnen ze contact opnemen.’

De komende tijd zullen we vanuit Zenvoices dieper ingaan op een aantal van de hierboven besproken onderwerpen, zoals bonverwerking, automatiseringsmogelijkheden en waarom Zenvoices inzet op factuurherkenning door middel van machine learning.

Over de keuze voor Zenvoices

Voor ons is het belangrijk dat we het gevoel bij de klantadministratie kunnen behouden, ‘aldus Teamleider Financiële Administratie en IT Manager Ronald Schetters. ‘Doordat het met Zenvoices mogelijk is om generiek, maar ook heel specifiek factuurverwerking te automatiseren, kunnen we zo per klant de automatiseringsgraad bepalen. Dit is van wezenlijk belang geweest in de keuze om met Zenvoices te gaan werken, buiten dat we ook heel fijn kunnen schakelen met vragen. De support die je krijgt in kwaliteit en snelheid geeft een goed gevoel bij de samenwerking. Voor de toekomst zien we in Zenvoices een partner om samen mee te groeien en bijvoorbeeld ook mee te denken hoe het boeken op basis van regelherkenning op een gebruiksvriendelijke manier ontwikkeld kan worden.’

Nu het mogelijk is om automatiseringsregels snel en eenvoudig over meerdere administraties toe te passen, zal ons percentage volledig geautomatiseerde boekingen dit jaar zeker verder oplopen.

Over VWG Accountants en Belastingadviseurs

VWG Accountants en Belastingadviseurs is al meer dan 70 jaar actief in de regio Nijmegen. Met bijna 100 betrokken medewerkers wordt vanuit de vestigingen in Nijmegen en Wijchen ondersteund op het gebied van accountancy, belastingadvies, audit & assurance, corporate finance en salarisadministratie. Door technologisch continue mee te groeien met de mogelijkheden die softwarepartijen in de markt bieden en naar de klant toe processen te ondersteunen met betrouwbare oplossingen geeft VWG inhoud aan haar missie om de klant financieel te ontzorgen. Sinds 2021 werkt VWG met Zenvoices om de verwerking van inkomende factuurstromen in de honderden verschillende klantadministraties te automatiseren. Inmiddels wordt al ruim 35 % van de facturen automatisch verwerkt. In sommige administraties wordt bijna 80% van de inkomende factuurstroom geautomatiseerd verwerkt.
  

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, Soort > Boekhoudsoftware, UBL en Peppol
Bronvermelding Zenvoices
Internet URL http://www.zenvoices.com


Onerzoeksbureau GBNED