Doelgroep

Ondernemers, accountants-, administratiekantoren, overheidsorganisaties en andere geïnteresseerden die geïnformeerd willen worden over de laatste stand van zaken en aanbod op het gebied van elektronisch factureren, zowel uitgaand als inkomend en scan & herken van boekingsdocumenten.

AI en machine learning
Bij scan & herken gaat het enerzijds om inkoopfacturen die veelal per email worden ontvangen als bijlage in PDF-formaat. Anderzijds wordt ook ingegaan op het ontvangen van (kassa)bonnen via een smartphone. In beide gevallen is het de bedoeling dat het scan & herken proces zowel mogelijk facturen en bonnen automatisch verwerkt in de administratie. We hebben het dan over boekingsintelligentie, op basis van machine learning (ML). Dat laatste varieert van het automatisch klaarzetten van boekingen, zoveel mogelijk op (factuur)regelniveau, als het volledig automatisch boeken zonder dat de gebruiker er überhaupt aan te pas komt. ML beschouwen we als een subset van Artificial intelligence (AI) dat op dit moment een ongekende belangstelling kent.

UBL en Peppol
Bij elektronisch factureren zijn UBL en Peppol de standaarden van dit moment. UBL staat voor Universal Business Language en is het standaard formaat waarin de elektronische facturen samengesteld (en uitgewisseld) worden. UBL levert, in tegenstelling tot scan en herken, een 100% match op van de aangeleverde factuurgegevens aan de administratie. Hoewel facturen in UBL-formaat, net als de hiervoor genoemde facturen in PDF-formaat, ook per email uitgewisseld worden tussen afzender en ontvanger is Peppol steeds meer in opkomst als kanaal om elektronische facturen automatisch uit te wisselen. Ook voor het uitwisselen van orders wordt Peppol inmiddels ingezet. Gebruik van UBL en aansluiten op Peppol is in veel gevallen geregeld vanuit standaard boekhoudsoftware en ook leveranciers van scan- en herkenoplossingen bieden UBL en Peppol in de regel steeds meer aan.

E-factureren op basis van UBL en Peppol is steeds meer gemeengoed aan het worden.
Een mooi recent voorbeeld is Bakkerij Lekker Brood die, op basis van Peppol, via haar bakkerijsoftware elektronisch factureert aan meerdere overheidorganisaties.
Je kunt als onderneming en accountantskantoor niet meer achterblijven.  

Factuur retourberichten
Als leverancier online de status van je facturen volgen bij klanten. Dat is mogelijk met factuur retourberichten, oftewel E-retour.
Is je factuur wel ontvangen en in behandeling genomen? Is je factuur goedgekeurd door de klant, zodat deze betaalbaar gesteld wordt? Bij openstaande facturen wordt vaak eerst een rekeningoverzicht of aanmaning gezonden en niet zelden wordt gebeld over openstaande facturen. Creditmanagement, oftewel debiteurenbeheer, kan met behulp van E-retour, een hoop tijd, en dus geld, besparen. Zo kun je ook de cashflow van je bedrijf verbeteren.
Steeds meer softwaretoepassingen die gereed zijn voor UBL en Peppol ondersteunen ook E-retour.

Actueel
Als actuele ontwikkelingen wordt genoemd:
• Steeds meer gebruik van Machine learning (en dus AI);
• Facturen automatisch verwerken op regelniveau;
• Verdere verplichtstelling van elektronisch factureren door meerdere landen.

Kijk en vergelijk live
Gericht op zowel facturen in PDF- als UBL-formaat wordt leveranciers gevraagd hun oplossing voor factuurverwerking live te tonen op basis van aangeleverde voorbeeldfacturen. Denk aan uitgebreide facturen met regelkorting, factuurkorting, meerdere BTW-percentages, nieuwe crediteur, IBAN en BTW-nummer voor EU ICP-facturen. Desgewenst kunnen leveranciers ook de verwerking van aangeleverde (kassa)bonnen tonen en, voor zover de tijd dat toelaat, andere onderscheidende functionaliteit.

Leveranciers die de uitdaging aangaan ontvangen een paar (werk)dagen van tevoren enkele voorbeeldfacturen en (kassa)bonnen. 

Tips voor op te nemen factuurscenario’s kunnen, tot uiterlijk 2 weken voor aanvang van het seminar, gemaild worden aan gerard@gbned.nl (ovv factuurscenario’s).

Programma (onder voorbehoud)

Ontvangst vanaf 13.00 uur met koffie.

13.30 uur
Inleiding en toelichting rapport "Elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten", door dagvoorzitter Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED. Aan de orde komt onder meer:

• Selectiecriteria van toepassingen.
• Overview van het aanbod van toepassingen op het gebied van Elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten.

13.45 uur
Kijk en vergelijk factuurverwerking
Via facturen in PDF- en/of UBL-formaat.

Er volgt een korte toelichting van de aangeleverde voorbeeldfacturen (in zowel PDF- als UBL-formaat) en (kassa)bonnen.
Deelnemende leveranciers hebben vervolgens elk totaal 15 minuten de tijd om zich voor te stellen én om de verwerking van de aangeleverde voorbeeldfacturen en/of (kassa)bonnen te tonen en desgewenst andere onderscheidende functionaliteit en vragen te beantwoorden van deelnemers.

Deelname door: Zenvoices, Lyanthe, Smartbooqing, Minox/Bizcuit, Yuki en Exact.

15.15 uur
Pauze met koffie, thee en gelegenheid tot netwerken.

15.40 uur
Verplichtstelling E-factureren in België
E-factureren tussen ondernemingen per 1-1-2026 verplicht in België met gebruik van Peppol. 
Wat betekent dit voor leveranciers uit Nederland die aan afnemers in België factureren? 

16.00 uur
Impact ontwikkeling E-factureren binnen de Nederlandse overheid 
De (Rijks)overheid maakt al een paar jaar gebruik van elektronisch factureren op basis van Peppol. Specifieke ontwikkelingen op dit moment zijn onder andere:

• E-orders
  Een aantal leveranciers ontvangt dagelijks E-orders van de Rijksoverheid via Peppol. Deze leveranciers hebben hierdoor het verkoopproces vergaand kunnen automatiseren.  
• Timecards
  Inmiddels is ook een time-cards pilot gaande binnen de Rijksoverheid op basis van Peppol. Timecards zijn documenten waarin organisaties de gewerkte uren van flexwerkers registreren. Deze belangrijke informatie stelt leveranciers in staat om nauwkeurige e-facturen op te stellen op basis van de gewerkte uren.

In 2024 gaat de Rijksoverheid verder met het aansluiten van leveranciers op Peppol. Wat betekent dit voor ondernemers die zaken doen met de overheid en kan de accountant daarbij ondersteunen?

• Justin de Jager, Beleidsmedewerker bij BZK, geeft een inleiding over de huidige stand van zaken en geplande ontwikkelingen.
• Sylvia Vertegaal, Adviseur Digitalisering Rijksinkoop, gaat specifiek in op de werking van E-orders die vanuit de Rijksoverheid aan leveranciers gestuurd worden en de verdere ontwikkeling daarvan. 
• Lieke de Koe, Adviseur Digitalisering Rijksinkoop, gaat specifiek in op de time-cards pilot binnen de Rijksoverheid.. 

16.45 uur 
Pauze met koffie, thee, snack en gelegenheid tot netwerken.

17.10 uur
Peppol en een live demo van factuur retourberichten (E-retour)
Peppol wordt niet alleen ingezet voor het elektronisch verzenden en ontvangen/verwerken van facturen. Na een korte inleiding van de mogelijkheden volgt een live demo van E-retour. 

17.35 uur
AI en E-factureren
Machine learning (als onderdeel van Artificial intelligence - AI) is al langer in gebruik voor met name factuurherkenning en -verwerking.
Welke ontwikkelingen op het gebied van AI hebben aanbieders voor ons in petto in relatie tot E-factureren.  
Rondetafel met aanbieders over de ontwikkeling en visie m.b.t. AI.

18.00 uur
Vragen vanuit de zaal en afsluiten bijeenkomst.

18.05 uur
Einde bijeenkomst.

Locatie, kosten en inschrijven

Locatie 
Expo Hoevelaken,
Koninginneweg 1
te Hoevelaken

Kosten
De kosten voor het bijwonen van het congres bedragen 200 euro per persoon, inclusief koffie/thee en een snack, excl. BTW.

Direct inschrijven 
Naar inschrijven...