Softwarepakketten.nl

Wiki Selectie van standaard software

Checklist softwarecontracten beoordelen

(Bijdrage van Advocatenkantoor Legalz, ICT en Recht)

Een software- of Software as a Service (SaaS)-contract is anders dan een ‘gewoon’ IT-contract. Er zijn specifieke onderwerpen waar u rekening mee dient te houden. Denk bijvoorbeeld aan de acceptatietest, het releasebeleid, ontwikkelmethodes, licentiemodel en escrow regeling. Juist de voor softwarecontracten typerende topics hebben we opgenomen in onze checklist. We willen u hiermee een tool geven waarmee u een softwarecontract kunt beoordelen, alvorens u uw handtekening zet.

Beoordeel uw contract met behulp van deze checklist en controleer of alle essentiële topics in uw contract zijn opgenomen.

Algemene voorwaarden

  • toepasselijke algemene (inkoop of leverings-)voorwaarden;
  • maakt een uitzondering voor meer specifieke afspraken in documenten lager in de rangorde.

Scope

  • welke software (versies, updates, upgrades);
  • welke aanvullende diensten (ontwikkeling, implementatie, configuratie/parametrisatie, onderhoud, support, hosting);
  • uitwerking middels bijlagen bij de overeenkomst (bijv. Statement of Work; project- of implementatieplan, Service Level Agreement);
  • werkwijze, ontwikkelmethodes, projectmanagementmethodes;
  • termijnen/planningen (inspanning versus resultaatverplichtingen);
  • acceptietest bij ontwikkeling/oplevering software;
  • releasebeleid (patches, updates, upgrades);
  • medewerkingsplichten afnemer en randvoorwaarden dienstverlening;
  • documentatie verstrekking (gebruikersdocumentatie; ontwikkel- en beheerdocumentatie).

Looptijd

  • looptijd, verlenging en opzeggingstermijn en wijze van opzegging;
  • gevolgen einde overeenkomst en exit-afspraken (overdracht klantdata, medewerking aan migratie en de kosten/vergoeding daarvoor). 

Financiële afspraken

  • licentie- en prijsmodel en daaraan gekoppelde verschuldigde vergoedingen voor licentie en producten/diensten;
  • (wijze van) facturering en tijdstippen/voorwaarden voor verschuldigdheid vergoedingen;
  • meerwerk (werkwijze, vergoeding en facturering vergoedingen meerwerk).

Aansprakelijkheid en schadevergoeding

  • (beperkingen in) aansprakelijkheidsregeling (bijv. gekoppeld aan contractswaarde, de aard van de aansprakelijkheidsclaim of schade (directe/indirecte schade);
  • garantie- en vrijwaringsverplichtingen (bijv. inzake inbreuk op intellectuele eigendomsrechten);
  • overmacht (bijv. uitwerking van de wettelijke overmachtsregeling);
  • verzekeringsplicht;
  • (contractuele) boeteverplichtingen (zoals bij overtreding van geheimhoudingsplichten). 

Intellectuele eigendomsrechten en licentie

  • intellectuele eigendomsrechten op software, documentatie en klantdata;
  • eventuele overdracht van intellectuele eigendomsrechten;
  • reikwijdte van de licentie (gebruiksrechten) van de afnemer (aantal named/concurrent users, on site gebruik, gebruik door derden, overdraagbaarheid gebruiksrechten, (non) exclusiviteit etc.);
  • escrow regeling (broncode depot) een vrijwaringsregeling bij inbreuk van rechten van derden.

Privacy, beveiliging en geheimhouding

  • uitwerking van de wettelijke verplichtingen uit de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG);
  • beveiliging (zoals middels specifieke toepasselijke normen waaraan dient te worden voldaan);
  • vertrouwelijkheid/geheimhouding.

Geschillen

  • toepasselijk recht (met name bij grensoverschrijdende contracten);
  • afspraken over de wijze van minnelijke oplossing en escalatie bij verschil van inzicht en (dreigende) geschillen;
  • (juridische) geschilbeslechting (bevoegde rechter of alternatieve geschilbeslechting middels arbitrage, bindend advies of mediation) van faillissement of surseance van betaling.

(Bovenstaande door Advocatenkantoor Legalz, ICT en Recht



Onerzoeksbureau GBNED