Softwarepakketten.nl

Wiki (Onderhanden) ERP- en Logistieke softwarepakketten

ERP selectie checklist Functies Verkoop (groothandel) software

Naast verkoop kennen we ook het bredere begrip "Order to pay", omvattende het traject van bestelling tot betaling van de klant(en). 
Zie de pakketsoort "Verkoop" met nieuws, artikelen en de mogelijkheid om softwarepakketten op te vragen. Deze laatste verbijzonderd naar: Point of sale- en verkoopsoftware. Hier richten we ons op "verkoop" als onderdeel van een complete ERP-toepassing.

Gericht op de verkoopfunctie binnen primair handels- productiebedrijven en de detailhandel worden de volgende ERP (Enterprise resource planning) functies en eigenschappen onderscheiden: Verkoopplanning, Verkoopprijzen en prijslijsten, Offertes en contracten, Verkooporders vastleggen, Goederenuitgifte boeken, Facturen van verkopen, Balieverkoop, Gegevensuitwisseling en Rapportages.

Een en ander als volgt verbijzonderd naar:

Klantgegevens

  • Kunnen meerdere betalingscondities vastgelegd worden? Het gaat om betalingscondities die aan klanten toegekend kunnen worden. Zoals: betaling 15 dagen netto, vooruitbetaling, onder rembours.
     
  • Kunnen meerdere leveringscondities vastgelegd worden? Het gaat om leveringscondities die aan klanten toegekend kunnen worden, zoals: levering franco huis, afhalen.
       
  • Kan gewerkt worden met meerdere verzendadressen? Oftewel per klant meerdere verzendadressen kunnen vastleggen. In de meest ideale vorm kan dan per (verkoop)orderregel een apart verzendadres toegekend worden voor uitlevering van artikelen aan klanten.
       
  • Kan gewerkt worden met meerdere rayons? Op deze wijze kunnen klanten ingedeeld worden. Rayons kunnen gebruikt worden voor managementinformatie, indeling verkoopgebieden en aflevering.
       
  • Kan gewerkt worden met meerdere branches? Op deze wijze kunnen klanten ingedeeld worden naar branche. Dit is van belang als geleverd wordt aan uiteenlopende branches, zoals autobranche, dienstverlenende bedrijven en detailhandel. Maar ook binnen bijvoorbeeld de detailhandel kan een onderverdeling gemaakt worden naar branches. In de meest eenvoudige vorm naar food en non-food.
      
  • N.a.w.-gegevens klanten vastleggen? Van een ERP-systeem mag verwacht worden dat er een CRM-functie aanwezig is waar relatiegegevens (leveranciers, klanten, prospects) onderhouden kunnen worden en waarbij deze gegevens door alle onderliggende functies van het ERP-systeem gebruikt worden. Het gaat dan om n.a.w.-gegevens, maar ook contactpersonen en IBAN.
       
  • Klantengroep vastleggen? Hiervoor zijn al branches en rayons genoemd om klanten in te delen. Klantengroepen zijn bedoeld om een eigen indeling te maken. In de meest eenvoudige vorm bijvoorbeeld naar consumenten en zakelijke afnemers. Of bijvoorbeeld naar overheid en bedrijfsleven. 
      
  • Kredietlimiet per klant opgeven? Het gaat hier om een kredietimiet bedrag en ook datum en persoon die het limiet hebben vastgesteld. Op basis van functiescheiding via rechten en rollen kan er voor gezorgd worden dat alleen geautoriseerde medewerkers het kredietlimiet kunnen aanpassen. Dat laatste zou dan via een audittrail opgevraagd kunnen worden binnen het ERP-systeem. 

    Het kredietlimiet wordt vervolgens real-time gecontroleerd tijdens het invoeren van een verkooporder. Het limiet wordt hier afgezet tegen het bedrag van de verkooporder, reeds ingevoerde verkooporders en eventueel openstaande posten in de debiteurenadministratie. De bedoeling is dat niet zonder meer een verkooporder ingevoerd kan worden waardoor het kredietlimiet wordt overschreden. Dit laatste mag dan alleen het geval zijn na autorisatie door een bevoegde medewerker.
        
  • Kortingscode per klant? Hierna komende verkoopprijzen en kortingen uitgebreid aan de orde. Het gaat er hier om een kortingscode toe te kennen aan klanten. Als meerdere klanten dezelfde kortingscode toegewezen krijgen hoeft maar eenmalig de korting te worden toegewezen aan betreffende kortingscode en hoeft dat niet per klant opgegeven te worden.
      
  • Afwijkend factuur/afleveradres op te geven per klant? Dit betreft de mogelijk om, tijdens het vastleggen van een offerte, verkooporder of factuur een afwijkend factuuradres en/of afleveradres op te geven. In de praktijk wordt dit afgeraden als worden gewerkt met afzonderlijke debiteuren met hun eigen (adres)gegevens in bijvoorbeeld een CRM-module. Als gewerkt wordt met eenmalige klanten kan het gewenst zijn per order of factuur een afwijkend adres op te geven.Binnen de boekhouding wordt dan gebruik gemaakt van een verzameldebiteur.
       
  • Mailingcodes en interessegebieden opgeven per klant? Hiervoor is al de mogelijkheid genioemd klanten in te delen naar rayons, branche en klantengroepen. Met behulp van mailingcodes en interessegebieden kan een nadere onderverdeling gemaakt worden. 

    Artificial Intelligence (AI) en machine learning: Op basis van deze techniek kunnen interessegebieden automatisch toegewezen worden aan klanten op basis van reeds gedane verkopen. Zelfs het surfgedrag van een (potentiële) gebruiker kan van invloed zijn op het toewijzen van interessegebieden. Het is altijd aan te bevelen na te gaan in hoeverre uw leverancier van ERP-pakketten rekening houdt met dergelijke ontwikkelingen. 

Verkoopplanning
Binnen een ERP-systeem kan een verkoopplanning de basis zijn voor toekomstige inkopen en toekomstige productie. Beide worden als het ware afgestemd op een verkoopplanning in de tijd. Andersom is het natuurlijk ook denkbaar dat een verkoopplan juist wordt afgeleid van een productieplanning. 

  • Is een planning over meerdere jaren op te geven? Het gaat om de scope van de planning. Er kan sprake zijn van een globale planning over een langere periode (al dan niet meerdere jaren) en een meer tactische planning over een middellange periode, zoals een jaar. Uiteindelijk resulterend in een operationele planning voor de korte termijn.
       
  • Is extrapoleren o.b.v. gerealiseerd mogelijk? In dit geval dient de historie voor een planning van toekomstige periodes. Zo mogelijk rekening gehouden met seizoensinvloeden.
      
  • Is planning in aantallen mogelijk? Een planning kan plaatsvinden in aantallen per artikel en in bedragen per artikel. Een planning in bedragen is ook af te leiden aan de hand van geplande aantallen versus geprognotiseerde verkoopprijzen. Een andere mogelijkheid is een verkoopplanning te maken op basis van kostprijzen. 
      
  • Is planning van zowel opbrengsten als kosten mogelijk? Een planning van opbrengsten is hiervoor al genoemd. Een planning van kosten is in de regel iets ingewikkelder. Bij dit laatste moet namelijk rekening gehouden worden met de vaste en variabele kosten binnen een bedrijf. En dan moeten die kosten ook nog eens verbijzonderd worden over de verschillende artikelen. 

Verkoopprijzen
Hierna zijn een aantal elementen en kenmerken opgenomen die van belang zijn bij het bepalen van verkoopprijzen binnen een ERP-systeem. Als het gaat om het bepalen van de uiteindelijke verkoopprijs per klant zijn het aantal mogelijkheden nagenoeg onbeperkt. Onderstaande moet dan ook gezien worden als een eerste aanzet.

Algemene kenmerken verkoopprijzen

  • Zijn (verkoop)prijzen naar keuze in- of excl. BTW vast te leggen? Een (al dan niet producerende) groothandel zal in de regel de verkoopprijzen exclusief BTW noteren en de detailhandel zal consumentenprijzen inclusief BTW noteren. Het is ook mogelijk verkoopprijzen atijd exclusief BTW vast te leggen en de verkoopprijzen inclusief BTW automatisch te berekenen door de verkooppris exclusief BTW te verhogen met de uitkomst van de volgende module (verkoopprijs maal BTW% gedeeld door 100).

    Uitgaande van een verkooprijs van 110,50 euro excl. BTW en een BTW-percentage van 21% geeft dit een verkoopprijs inclusief BTW van 133,71. 
      
  • Is een prijsafronding in te stellen? Door een prijsafronding in te stellen kan er voor gekozen worden verkopprijzen altijd af te ronden op hele euro's, 10 centen, 5 centen, of anders. We kunnen dan ook nog aangeven of we de prijs altijd naar boven of beneden willen afronden. Stel dat we bij het genoemde voorbeeld kiezen voor een afronding op 5 cent met altijd een afronding naar boven, dan geeft dit een verkoopprijs van 133,75 inclusief BTW. Als we gebruik maken van een prijsafronding is wel een attentiepunt dat we niet zomaar weer automatisch de verkoopprijs excl. BTW afleiden van de verkoopprijs inclusief BTW.
      
  • Kunnen prijswijzigingen automatisch doorgevoerd worden? Op 1 januari 2019 de het lage BTW-pecentage aangepast van 6 naar 9 procent. Dat kan reden zijn om verkoopprijzen inclusief BTW automatisch te laten aanpassen na rato de BTW-stijging op betreffende artikelen. Desgewenst weer rekening houdend met een prijsafronding. Een doorgevoerde prijsinflatie of verhoging van vaste kosten kan ook een reden zijn om prijswijzigingen automatisch door te voeren.
       
  • Kunnen prijswijzigingen automatisch doorgevoerd worden n.a.v. inkoopprijzen? Stel dat sprake is van een groothandel of detaillist die de verkoopprijs bepaalt door de inkoopprijs te verhogen met een vast bedrag of percentage of combinatie van beide. Dan is het handig als de verkoopprijs automatisch wordt aangepast als de inkoopprijs veranderd.
       
    Is een historie van prijswijzigingen op te vragen? Op deze wijze kan het prijsverloop in de tijd gevolgd worden. Opvragen van historie kan dan per artikel, maar ook uitgedrukt worden via managementrapportages die bijvoorbeeld inzicht geven in prijswijzigingen per artikelgroep. 

    Zijn prijslijsten per klant(groep) samen te stellen? Het meest eenvoudig is met één standaard verkoopprijs te werken voor alle klanten. En daarna desgewenst met korting (zie verderop). De andere kant (maar gelijk het meest tijdrovend) is het werken met een (verkoop)prijslijst per klant. In plaats van dit laatste ligt het dan voor de hand te werken met een prijslijst per klantgroep.
        
  • Zijn prijslijsten te kopiëren? Als eenmaal een prijslijst is ingevoerd dan is een handige functie deze prijslijst te kunnen kopieën naar bijvoorbeeld een prijslijst voor een andere klantgroep.
      
  • Zijn alle prijzen per een ingangsdatum vast te leggen? Deze eigenschap verdient extra aandacht en behoort standaard aanwezig te zijn in elk ERP-systeem voor alle zaken die per een ingangsdatum gelden. Er valt een vergelijk te maken met een BTW-percentage per ingangsdatum in een boekhoudpakket. In de WIKI Boekhoudsoftware is dit laatste onder het WIKI onderdeel BTW-aangifte ook nader uitgewerkt. 

    Stel dat sprake is van een uitgebreide prijslijst van honderd en zelf duizend verschillende verkoopprijzen. Als dan een prijswijziging doorgevoerd moet worden, die niet geheel automatisch kan verlopen, zou dit zo maar een of zelfde meerdere dagen in beslag kunnen nemen. Als er niet gewerkt wordt met een ingangsdatum zou de prijswijziging op een moment moeten plaatsvinden dat er geen verkopen geregisteerd worden. Als daarentegen gewerkt wordt met een prijs per ingangsdatum kunnen de prijzen per de nieuwe ingangsdatum vooraf al worden opgegeven, terwijl de verkoop tegen de huidige prijzen gewoon nog doorgang blijft vinden. 

Soorten verkoopprijzen

  • Is een prijs per verpakkingseenheid mogelijk? Dit is van belang als gewerkt wordt met meerdere verpakkingseenheden voor een artikel, waarbij de prijs verbonden is aan de verpakkingseenheid binnen het ERP-systeem.
       
  • Zijn gestaffelde prijzen mogelijk? In dit geval is de verkoopprijs afhankelijk van het aantal dat afgenomen wordt van een bepaald artikel. Bijvoorbeeld een prijs per stuk en een prijs voor 2-5 stuks, een prijs voor 6-10 stuks en een prijs bij afname van meer dan 10 stuks. De staffels moeten dan variabel gekozen kunnen worden in het ERP-systeem.
      
  • Kan een aparte adviesprijs vastgelegd worden? Die bijvoorbeeld als basis of richtlijn dient voor de verdere prijsbepaling.
       
    Kunnen prijzen in meerdere valuta opgegeven worden? Dit is van belang als artikelen in meerdere valuta aangeboden worden. Denk aan export van artikel aan niet EURO-landen.
       
  • Zijn combinatieprijzen mogelijk, zoals 2 voor de prijs van 1? Het kan hier zelfs gaan om een combinatieprijs voor een set van verschillende artikelen.
      
  • Is vastleggen van tijdelijke (actie)prijzen mogelijk? Hiervoor is gesproken over een prijs per ingangsdatum. Dat mechanisme kan ook doorgevoerd worden voor tijdelijke (actie)prijzen. Er wordt dan een prijs opgegeven die geldt voor een van t/m datum. Buiten deze tijdsperiode gelden dan weer de standaard prijzen. Er moet dan wel een duidelijke indicatie zijn dat het gaat om tijdelijke actieprijzen.
       
  • Is opgave van een extra bonusartikel mogelijk? DIt komt wel overeen met de hiervoor genoemde combinatieprijzen. In dit geval is bijvoorbeeld het tweede artikel gratis.
      
  • Zijn er eigen formules voor verkoopprijsberekening mogelijk? Zoals feitelijk eerder opgemerkt is de variatie aan verkoopprijzen nagenoeg onbeperkt. Een oplossing daarvoor is als het ERP-pakket beschikt over de mogelijkheid om verkooprijzen samen te stellen op basis van zelf in te richten formules.
        
  • Prijsniveaus toekennen op basis van kenmerken? Hier speelt feitelijk marketing een grote rol. Voor een zelfde artikel kunnen verschillende prijzen gelden, afhankelijk van zaken als klanttype, afdeling, categorie, regio e.d.

Speciaal voor de detailhandel

  • Verschillende prijsniveaus hanteren aan de kassa. Zoals seniorenprijs, studentenkorting, trouwe klantenbonus e.d.).

Kortingen op verkoopprijzen
Naast de hiervoor genoemde veelheid van eigenschappen van toepassing op bepalen van de verkoopprijs van een artikel kan ten slotte ook nog gewerkt worden met een kortingssysteem. Uitgangspunt is dan min of meer een standaard verkoopprijs waarop korting wordt verleend om de prijs te bepalen die de afnemer uiteindelijk moet betalen. We geven ook hier een, niet limitatieve, opsomming van mogelijkheden binnen een ERP-pakket.

  • Korting via een percentage? Bijvoorbeeld een vaste klantenkorting uitgedruk in een percentage van de verkoopprijs. Zo kan per klantengroep met een ander kortingspercentage gewerkt worden.
      
  • Korting via bedragen? Een vast bedrag aan korting. 

    Korting per ingangsdatum? Net als voorgesteld bij de verkoopprijzen de korting per ingangsdatum opgeven.

    Tijdelijke (actie)korting? Analoog aan de tijdelijke (actie)prijzen met een ingangsdatum en einddatum. 
       
  • Gestaffelde korting? Een korting die afhankelijk is van een aantal artikel dat afgenomen wordt of een bedrag aan artikelen dat afgenomen wordt. Zo kennen webverkopen vaak gratis transport boven aan bepaald orderbedrag. Dat laatste is dan een eenvoudige vorm van een staffel.
       
  • Korting op korting? Waarbij meerdere kortingen tegelijkertijd gehanteerd worden. 
       
  • Kortingsmarges? Een kortingsmarge kan gezien worden als een maximaal kortingsbedrag of -percentage dat verleend kan worden. 

Offertes en contracten

  • Kunnen offertes ingevoerd worden? Een offerte samenstellen als aanbieding voor een bepaalde afnemer. Veelal met een specificatie van artikelen en eventuele diensten (zoals de installatie van een apparaat). Een kenmerk van een offerte is dat deze vrijblijvend is voor de klant en vaak een bepaald aantal dagen geldig is. 
       
  • Kunnen offertes omgezet worden naar orders? Als een offerte wordt geaccepteerd door een afnemer is het handig als deze, feitelijk met één druk op de knop, omgezet kan worden naar een verkooporder. Binnen een ERP-systeem is het dan handig als zowel de offerte als de order blijft bestaan. Zeker als de order later nog aangepast kan worden.
       
  • Wordt de status van offertes bijgehouden? Offertes kunnen zich in meerdere stadia bevinden, zoals uitgebracht (onderhanden), geaccepteerd, afgewezen en vervallen (als de offertetermijn is verlopen).
       
  • Wordt een afwijzingsreden per offerte bijgehouden? Voor marketingdoeleinden is het goed te weten om welke redenen bepaalde offertes zijn afgewezen. 
      
  • Is offertehistorie op te vragen? De offertehistorie kan van belang zijn voor marketingdoeleinden, maar ook voor contact met klanten die in het verleden een of meer offertes aangevraagd hebben. Er is dan inzicht in een scoringspercentage per klant of offertes wel of niet geaccepteerd worden binnen de ERP-software.
       
  • Kunnen (raam)contracten vastgelegd worden? Een raamcontract is een overeenkomst waaronder vervolgens een of meer orders afgesloten worden met betreffende afnemer. In een raamcontract kunnen afspraken vastgelegd worden op het gebied van afname, kwaliteit, leveringscondities, e.d. 

Verkooporders

  • Invoeren orders? Het invoeren van verkooporders is een primaire functies van een verkoopadministratie. Invoeren van order duidt op het handmatig invoeren van gegevens, maar kan ook op elektronische wijze tot stand komen. Zo kan een elektronische inkooporder voor een leverancier bij die zelfde leverancier leiden tot een verkooporder in een ERP-systeem. En vice versa natuurlijk. 
       
  • Aanbetalingsafspraak vastleggen (bedrag of percentage)? Bij een aanbetalingsafspraak is van belang dat gecontroleerd wordt op het nakomen van deze afspraak voordat een eerste uitlevering plaatsvindt. Een compleet ERP-systeem kent ook een boekhoudfunctie die geïntegreerd is met de andere functies. Een zo mogelijk automatiche terugkoppeling vanuit de boekhouding als er betaald is door de afnemer is dan ook van belang.  
       
  • Er is controle op kredietwaardigheid bij het vastleggen van orders? DIt is uitgebreid aan de orde geweest bij het vastleggen van het kredietlimiet. 
      
  • Er is er directe controle op de voorraad tijdens het vastleggen van orders? Op deze wijze kan direct gecontroleerd worden of de gewenste artikelen op voorraad zijn. Er vanuit gaan dat het gaat om een verkooporder van voorraadartikelen. Bij maakartikelen is het meer van belang te weten wanneer betreffend artikel in productie genomen kan worden en de looptijd daarvan.
       
  • Is registratie van een eenmalige debiteur mogelijk? Dit is hiervoor besproken bij het opgeven van een afwijkend factuur/afleveradres per klant? 
       
  • Kunnen orderbevestigingen worden vervaardigd? Zodat de klant deze, al dan niet elektronisch, ontvangt.
      
  • Kan de voortgang van orders bewaakt worden? Het gaan feitelijk om het bewaken dat artikelen op tijd uitgeleverd worden, al dan niet in combinatie met het bewaken van op tijd gereed komen van productie- of assemblage orders.
       
  • Kan bezorginformatie bij een order vastgelegd worden? Het bezorgadres is in de regel bij de klant als default vastgelegd. Bezorginformatie kan gaan om een afwijkend bezoradres, maar bijvoorbeeld ook om zaken als: tijdstippen waarop bezorgd kan worden, begane grond of bezorgen op etage en de indicatie of er een lift aanwezig is in het laatste geval.

Orderregels vastleggen

  • Kunnen aantallen direct in backorder geplaatst worden op basis van beschikbare voorraad? In de meeste gevallen wordt een uit te leveren aantal van een bepaald artikel in backorder geplaatst als tijdens het uitleveren blijkt dat bereffend artikel onverhoopt niet op voorraad is. Als bij het invoeren van een verkooporder direct al blijkt dat een bepaald artikel niet op voorraad is kan het ook direct in backorder geplaatst worden. Belangrijk is dan de vraag of de gehele order in backorder geplaatst wordt, het totale aantal van betreffende artikel (zeg maar alleen een orderregel) of alleen het aantal dat tekort is van betreffende artikel. Een overweging bij deze keuze kunnen bijvoorbeeld de te maken transportkosten zijn. Het is fijn als het ERP-systeem hierin meerdere mogelijkheden ondersteunt.
       
  • Kan een afwijkende prijs vastgelegd worden? Oftewel kan een medewerker die de order invoert of behandeld zelf de prijs aanpassen of is dat alleen toegestaan op basis van rechten en rollen.
      
  • Kunnen vrije tekst regels vastgelegd worden op de factuur? Zodat eenvoudige aanvullende gegevens, zoals bijvoorbeeld afspraken met de klant, vastgelegd kunnen worden per orderregel. 
       
  • Kan handmatig een korting per order en per orderregel toegekend worden? Hiervoor is al uitgebreid de mogelijkheden van de verkoopprijs en korting daarop aan de orde geweest, afhankelijk van meerdere cirteria. Het gaat er bij het invoeren van een order om of uiteindelijk handmatig een korting per order en per orderregel ingevoerd kan worden. Hetzij als percentage, hetzij door een kortingsbedrag op te geven. Het is belangrijk dat het ERP-systeem de mogelijkheid biedt om deze functie alleen toe te staan aan daartoe geautoriseerde medewerkers.

    Een attentiepunt dat het ERP-systeem signaleert als de uiteindelijk verkoopprijs, al dan niet in combinatie met opgegeven korting, teveel gaat afwijken. Bijvoorbeeld als de verkoopprijs onder de inkoopprijs of kostprijs terecht gaat komen. Dit kan natuurlijk ook achteraf via managementrapportages gesignaleerd worden, maar dan is de order wellicht allang uitgeleverd. Controles op dit soort zaken tijdens het vastleggen van orders is daarom meer op zijn plaats.
       
  • Kunnen onderdelen van eventueel samengestelde artikelen gewijzigd worden? Bij een samengesteld artikel is het eerst de vraag of de onderdelen waaruit een samengesteld artikel bestaat ook op een order getoond worden. Nog verder gaat het als de onderdelen waaruit een samengesteld artikel bestaat gewijzigd kunnen worden tijdens de orderafhandeling. Controle op voorraad van de nieuwe samenstelling is dan wel van toepassing als het gaat om voorraadproducten. Een samengesteld artikel is bijvoorbeeld een tuinset, bestaande uit een tafel met een bepaalde afmeting en vier stoelen. Het wijzigen van de samenstelling is dan op meerdere manieren mogelijk, zoals: een tafel met een andere afmeting of tafel en stoelen in een andere kleur of zes in plaats van vier stoelen. Het ERP-systeem moet dan wel rekening houden met deze mogelijkheden, enerzijds wat betreft de voorraad en anderzijds wat betreft de eindelijke verkoopprijs voor de tuinset.

Uitgifte van artikelen
Uitgifte van artikelen komt uitgebreider aan de orde bij het Wiki onderdeel ERP selectie checklist logistiek Warehouse management systemen (WMS). Hier wordt alleen kort ingegaan op goederenafgifte, gerelateerd aan verkooporders en een eigen magazijn.

  • Kunnen orders verzameld worden voor goederenafgifte? Bijvoorbeeld alle orders voor bepaalde artikelen, gecombineerd met orders die dezelfde periode (dag of week) uitgeleverd moeten worden.
     
  • Is er een overzicht van uit te leveren orders? Zodat vooraf al nagegaan kan worden welke orders bijvoorbeeld de volgende dag uitgeleverd moeten worden. Er kan dan meteen gecontroleerd worden of alle uit te leveren orders compleet zijn qua aanwezigheid van artikelen.
      
  • Kunnen werkbonnen vervaardigd worden? Bijvoorbeeld voor ompakken of assemblage van de goederen.
       
  • Kunnen pakbonnen vervaardigd worden? Om af te leveren aan de klanten.
      
  • Kan een looplijst voor het magazijn vervaardigd worden? Een looplijst geeft de volgorde van orderpicking aan. Er wordt in de praktijk met verschillende manieren van orderpicking gewerkt. Bijvoorbeeld per order alles bij elkaar zoeken of een onderverdeling naar soorten van artikelen. 
       
  • Kan een laadbon gemaakt worden? Een laadbon bepaalt welke artikelen meegaan met een chaffeur. In een optimale situatie staat op de laadbon in welke volgorde c.q. op welke plaats de goederen opgeslagen worden in het transportmiddel (in de meeste gevallen een bestelwagen). 
      
  • Is een rittenplanning mogelijk? Een zo efficiënt mogelijk planning voor een chaffeur om de goederen af te leveren op de afleveradressen.

Verkoopfacturering

  • Kunnen naast directe facturen ook periodieke facturen gemaakt worden? Dit noemen we een verzamelfactuur. Bijvoorbeeld alle uitgeleverde orders vanuit het ERP-pakket per maand factureren. Ook bij verzamelfacturen is van belang dat er een match is met de orders, orderregels en de goederenuitlevering. Zodat de ontvanger van de factuur eventuele verschillen direct inzichtelijk heeft. Een mogelijkheid is ook om artikelen die in backorder staan als zodanig te vermelden op de factuur.
       
  • Kunnen facturen zonder order vastgelegd worden? DIt is bijvoorbeeld het geval bij balieverkoop dat verderop aan de orde komt. Maar ook incidentele leveringen kunnen direct tot een factuur leiden of bijvoorbeeld de verkoop van inventaris of een machine.
       
  • Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt bij de facturering? Het gaat dan om het grootboek en de debiteurenadministratie. In het grootboek ontstaat dan de boeking:
    - Debiteuren (debet)
    - Af te dragen BTW (credit)
    - Omzet (credit), al dan niet verbijzonderd per omzet- of artikelgroep.

    Eventueel kan aanvullend de volgende boeking plaatsvinden:
    - Kostprijs omzet (debet)
    - Tussenrekening uitgeleverde artikelen (credit)

    In de regel heeft dan vanuit de goederenaflevering via het magazijn de volgende boeking plaatsgevonden:
    - Tussenrekening uitgeleverde artikelen (debet)
    - Voorraad (credit); dus de financiële afboeking van de voorraad binnen het grootboek.
    Op deze wijze blijft de financiële voorraadrekening aansluiten bij de fysieke c.q. werkelijke voorraad, eventuele voorraadverschillen daargelaten.
      
  • Kan gewerkt worden met de BTW verlegd regeling? In dit geval wordt de BTW verlegd naar de afnemer. Van belang is dat dan het BTW-nummer van de afnemer op de factuur vermeld wordt. Zie de BTW verlegd regeling die ook in relatie staat tot Intracommunautaire prestaties

    Kan gewerkt worden met buitenlandse debiteuren? Dit kan van belang zijn voor de valuta waarin gefactureerd wordt. Het kan zijn dat u wilt factureren in de valuta die de klant hanteert (bijvoorbeeld US-dollars voor een klant in de VS). Een ander punt is het hiervoor genoemde BTW-nummer dat in elk geval van toepassing is bij de genoemde intracommunitaire leveringing. Er moet ook met een landentabel en buitenlandse adressen gewerkt kunnen worden en verderop komt nog aan de orde het opgeven van de factuurlayout in meerdere talen. Bij het WIKI onderdeel ERP selectie checklist Functies voor Artikel- en assortimentsbeheer is al een artikelomschrijving in meerdere talen aan de orde geweest.
       
  • Is factuurhistorie aanwezig? Dit mag altijd standaard verwacht worden in het ERP-systeem. 
       
  • Kan gewerkt worden met periodiek terugkerende facturen? Bijvoorbeeld voor onderhoudsabonnement als een bedrijf ook service verleent op geleverde artikelen. Denk aan CV-installaties of machines die in onderhoud gegeven worden.
       
  • Is controle op een minimum factuurbedrag mogelijk? Het is natuurlijk niet rendabel om een factuur van 50 cent te factureren als de kosten daarvan hoger liggen. Bij papieren facturen spelen de portikosten die bij elektronisch factureren in de regel weg vallen. Een optie is om dergelijke orders altijd mee te nemen bij een eerstvolgende factuur of bijvoorbeeld via de genoemde verzamelfactuur.   

Facturen invoeren (zonder orders)

  • Aanbetalingsafspraak vastleggen (bedrag of percentage)?
    Er is controle op Kredietwaardigheid bij het vastleggen van facturen?
    Er is er directe controle op de voorraad tijdens het vastleggen van facturen?
    Is registratie van een eenmalige debiteur mogelijk?

Factuur documenten

Kunnen proeffacturen opgevraagd worden?
Kunnen verzamelfacturen opgevraagd worden?
Kan met automatische incasso gewerkt worden? Met melding op de factuur.
Is opgave van aantal kopie facturen per debiteur mogelijk?
Kan achteraf (vanuit de factuurhistorie) een kopie factuur opgevraagd worden?
Kan met remboursfacturen gewerkt worden?

Layouts van documenten

Kan de gebruiker de layout van documenten (zoals de factuur en pakbon) zelf samenstellen?
Kunnen layouts per taalcode opgegeven worden?
Kunnen documenten gekoppeld worden aan Office? Zoals MS Word.
Kunnen detailregels onderdrukt worden op een factuur?

Elektronisch factureren

Is elektronisch factureren in UBL-formaat mogelijk? (met bijbehorende PDF voor de gebruiker).
Is deelgenomen aan de UBL Ketentest?
Is elektronisch factureren in andere formaten mogelijk? Zo ja in welke formaten.

Openstaande postenbewaking

Kunnen aanmaningen vervaardigd worden?
Is een openstaande postenlijst aanwezig?
Kan de vervaldatum van een factuur achteraf aangepast worden?
Kunnen betaalde facturen afgeboekt worden?
Is inlezen en afletteren van elektronische bankafschriften mogelijk?
Wordt betalingshistorie bijgehouden?

Balieverkoop

Is vastleggen van eenmalige debiteuren mogelijk?
Kunnen nieuwe debiteuren tijdens de (balie)verkoop vastgelegd worden?
Is een deelbetaling mogelijk? Waarbij restant later op rekening wordt voldaan.
Kunnen bestellen vastgelegd worden? Als artikelen niet op voorraad zijn.
Kan een aanbetaling bij een bestelling vastgelegd worden?
Is er een integratie met een Point of Sale (POS) toepassing.
Kan een kassa gekoppeld worden aan de baliefacturering? Feitelijk gaat het dan om een kassalade, bonprinter en bijvoorbeeld klantendisplay.
Zijn meerdere layouts mogelijk bij de baliefacturen?
Is de layout van de baliefactuur zelf in te delen? 

Uitwisseling van gegevens

Kunnen statistieken (intrastat) aan het CBS aangeleverd worden?
Zijn er overige import- of exportmogelijkheden?

Verkooprapportages

Zijn er rapportages per artikel, klant en leverancier?
Zijn er rapportages per groep? Zo ja, specificeren per welke groep(en).
Zijn er rapportages per (verkoop)medewerker?
Zijn er rapportages met bruto winstmarges?
Zijn er rapportages over omloopsnelheden? Zoals ABC analyses, hardlopers en langzaamlopers.
Kan de gebruiker eigen rapportages samenstellen?
Welke overige (verkoop)rapportages kent het pakket?

Koppelingen

  • Als de verkoopadministratie integraal deel uitmaakt van een ERP-systeem voor de groothandel, industrie of anders dan zijn koppelingen naar andere systeem(onderdelen) impliciet aanwezig. Het gaat om koppelingen als: boekhoudsoftware, voorraadbeheer en inkoop. Ook een koppeling naar externe softwaresystemen als Point Of Sale (POS), webshop, expeditie- en transporttoepassingen en Office toepassingen kan dan aan de orde zijn.

Aanbevolen

 

Softwarepakketten
 


LET OP
Deze WIKI ERP en Logistieke softwarepakketten is een onderhanden versie die nog afgerond moet worden in de loop van 2019/2020.
Input is van harte welkom.

Gids ERP & Logistieke softwaresystemen
De "Gids ERP & Logistieke softwaresystemen" is gericht op handels- en productiebedrijven en logistieke dienstverleners". Doelstelling van deze gids is potentiële gebruikers van ERP & Logistieke softwaresystemen een handvat te bieden bij de selectie van dergelijke software, inzicht te bieden relevante ontwikkelingen en visie.
Meer informatie en opvragen Gids ERP & Logistieke softwaresystemen...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


Credits
Deze WIKI is mede tot stand gekomen door input van:

- Volgt 

WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI ERP en Logistieke softwaresystemen te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED