Functonaliteit op het gebied van HR-systemen zijn onderverdeeld naar: Personeelsdossier, Werving en selectie, Arbeidsvoorwaarden, Employee benefits, Competentiemanagement (personeelsbeoordeling), Opleiding en ervaring registreren, Functieprofilering en Matching, Carrière en loopbaanplanning, Urenregistratie, Onkostendeclaratie, Ritten- en kilometerregistratie, Verzuimregistratie, Verlofregistratie, Personeelsplanning, Zelfroosteren, Wagenparkbeheer, Subsidieregelingen, Signalen, Workflow, HR On boarding software, Digitaal ondertekenen en Dashboard.
HRM functionaliteit naar HR-modules:
- Personeelsdossier;
Met alle persoonsgegevens, verslagen van voortgangs- en beoordelingsgesprekken, etc. Een niet onbelangrijk selectiecriterium hierbij is de mate waarin de AVG is opgenomen. Per slot van rekening gelden er strikte regels.
- Werving en selectie;
Ondersteuning van sollicitatieprocedures. Zoals CV’s selecteren en workflow afhandelen van de werving en selectie.
Tip: Is binnen het systeem een controle op de bewaartermijn van CV’s opgenomen? Dit in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Ter voorkoming dat gegevens niet langer bewaard blijven in het systeem dan toegestaan.
- Arbeidsvoorwaarden;
Zowel salarisgegevens als secundaire arbeidsvoorwaarden registreren.
- Employee benefits;
Uitruilen arbeidsvoorwaarden door werknemers (ook wel cafetariamodel genoemd). Zodat werknemers een deel van hun salaris zelf kunnen verdelen c.q. opbouwen. Bijvoorbeeld een hoger pensioen of liever een duurdere lease auto.
- Competentiemanagement (personeelsbeoordeling);
Met registratie competenties, planning gesprekken en registratie gesprekken. Denk hierbij ook aan een tijdige melding van geplande gesprekken.
- Opleiding en ervaring registreren;
Zodat er altijd een actueel beeld is van de kennis binnen een organisatie. Zo kan bijvoorbeeld ook bijgehouden worden wie een BHV-cursus heeft gevolgd en wanneer deze weer herhaald moet worden.
- Functieprofilering en Matching;
Matching van medewerkers aan functies. Dit ligt in het verlengende van de hiervoor geregistreerde opleiding en ervaring. Zodat eenvoudig en snel medewerkers gekoppeld kunnen worden aan (openstaande) functies.
- Carrière en loopbaanplanning;
Zorgen dat de beoogde carrière van medewerkers aansluit bij hun competenties en opleiding. Met als doel medewerkers te blijven motiveren.
- Urenregistratie;
Het registreren van zowel de directe- als indirecte uren per medewerker. Verbijzonderd naar opdrachten en activiteiten. Zie ook aparte pakketsoort "Urenadministratie".
- Declaraties door medewerkers
Het registreren, beoordelen en afhandelen van zakelijke uitgaven door medewerkers. Ook wel aangeduid als Expense management. Zie ook aparte pakketsoort "Onkostendeclaraties (expense management)".
- Ritten- en kilometerregistratie
Een ritten- en kilometerregistratie kun je bijhouden voor onder andere de Belastingdienst als je het onderscheidt wilt maken tussen zakelijke- en privé kilometers. Ook voor het bijhouden van Co2 uitstoot kan een registratie bijgehouden worden. Zie ook aparte pakketsoort "Ritten- en kilometerregistratie".
- Verzuimregistratie;
Wet verbetering poortwachter, uitwisseling informatie met het UWV en arbodiensten, workflow en het bijhouden van verzuimhistorie.
- Verlofregistratie;
Registreren van vrije dagen, al dan niet geïntegreerd met een berekening van benodigde- en beschikbare en capaciteit per periode. Via Employee Self Service medewerkers en hun leidinggevenden verlof online onderling aanvragen en afstemmen.
- Personeelsplanning;
Personeelsplanning (ook aangeduid als Workforce management) komt in de basis neer op het juiste evenwicht tussen personeelscapaciteit en personeelsbehoefte. Personeelsplanning is daarbij niet over één kam te scheren binnen verschillende soorten van bedrijven. Binnen een productiebedrijf is personeelsplanning mede gerelateerd aan de behoefte aan producten en een samenspel van beschikbaarheid aan mens-, materiaal- en machinecapaciteit. Bij een horecabedrijf wordt gewerkt met een dienstrooster dat tevoren aan een medewerker bekend wordt gemaakt. Er zijn natuurlijk ook bedrijven waar met een vaste personele bezetting wordt gewerkt en personeelsplanning alleen neerkomt op het afstemmen van werkzame uren en verlof, feitelijk het bijhouden van een eenvoudig personeelsrooster.
- Zelfroosteren;
Een bijzondere vorm van personeelsplanning is ‘zelfroosteren’. Met als doelstelling medewerkers meer zeggenschap te geven over de eigen roosters en daarbij helpen bij het organiseren van een goede werk-privé balans. Voor een korte toelichting over zelfroosteren in het algemeen, zie het onderdeel WIKI Zelfroosteren in planning softwaresystemen toegelicht.
Personeelsplanning (en zelfroosteren) Zowel personeelsplanning als in het bijzonder de variant zelfroosteren daarvan, vereisen specifieke functionaliteit die niet standaard in alle HR-systemen aanwezig is, te weten:
Mobiele app voor medewerkers. Zie ook Employee Self Service, elders in deze WIKI.
Rekening houden met de geldende cao, arbeidstijdenwet en andere wet- en regelgeving.
Het vooraf kunnen opgeven van beschikbaarheid door medewerkers, waar zoveel mogelijk al direct geautomatiseerd rekening mee wordt gehouden bij het invullen van de gevraagde capaciteit.
Inzicht in nog in te roosteren diensten en tijden, zowel overall als per afdeling en soort van werkzaamheden.
Inzicht door medewerkers in roosters van collega’s, mede op basis van autorisaties.
Suggesties van in te zetten medewerkers. Met name als zelfroosteren niet direct leidt tot het volledig invullen van het rooster.
Onderling kunnen ruilen van diensten door medewerkers en verlofaanvragen, gevolgd door fiattering door de leidinggevende.
(Management)rapportages per afdeling, medewerker, soort van werkzaamheden, e.d. Met ook inzicht in onregelmatigheidstoeslag (ORT) per medewerker.
- Wagenparkbeheer;
Interessant voor organisaties met een eigen wagenpark. Met mogelijkheden als het vastleggen van lease- en onderhoudscontracten, afspraken met werknemers, het plannen en beheren van onderhoud en keuring. En verder het financieel doorbelasten van kosten en registreren van eigen bijdragen door werknemers. En het opstellen van een financiële planning met betrekking tot het wagenparkbeheer.
Wagenparkbeheer wordt ook wel genoemd in relatie tot GPS track- en trace functionaliteit. Dat valt echter buiten de scope van deze HR-functies.
- Subsidieregelingen;
Zoals voor het bijhouden van subsidieregelingen voor praktijkleren.
- Signalen;
Automatische signalering aan bijvoorbeeld de salarisadministrateur, hr-adviseur, manager en medewerker. Denk aan belangrijke mijlpalen, contractverlenging, afloop tijdelijk contract en voortgangsgesprek.
- Workflow;
Onder andere gekoppeld aan het in- en uitdienst treden van medewerkers en de uitgifte van middelen aan medewerkers. Maar ook het aanvragen en toewijzen van verlof en het bewaken van de opvolging van geplande en gevoerde gesprekken.
- HR On boarding software;
HR On boarding software is bedoeld om zo efficiënt mogelijk nieuwe medewerkers in te werken en te begeleiden. Functionaliteit en eigenschappen zijn bijvoorbeeld:
HR-medewerker kunnen koppelen aan nieuwe medewerker(s);
Wiki met informatie over de organisatie, reglementen, instructies, e.d.
Checklist met statussen bijhouden; Met onder andere: - Materialen, zoals een laptop en mobiele telefoon, bestellen. - Afspraken inplannen, zoals kennismaken met bepaalde medewerkers. - Trainingen inplannen en monitoren. - Een ontwikkelingsplan samenstellen en monitoren. - Medewerker- en functie gerelateerde rechten en rollen voor systemen regelen.
Workflow functies; om onderdelen van het HR-proces automatisch te doorlopen en te bewaken voor de medewerker;
Contracten samenstellen en digitaal ondertekenen;
Self services; voor het doen van aanvragen door een nieuwe medewerkers. Zoals het aanvragen van toegang tot systemen, gebouw, parkeergarage en aanvraag nieuwe materialen, zoals een laptop en een mobiele telefoon.
Management dashboard voor on boarding proces.
Integratie met salaris- en HRM-systemen.
Ook als een medewerker uit dienst gaat (off boarding) kan dergelijke software uitkomst bieden. Rechten en rollen moeten dan zo snel mogelijk weer ingetrokken worden. En mogelijk tijdelijk uitgegeven materialen moeten ingeleverd worden. Denk aan het inleveren van een lease auto, laptop of mobiele telefoon. Mede in het kader van de AVG moeten persoonsgegevens verwijderd worden.
- Digitaal ondertekenen
Zodat medewerkers personeel gerelateerde documenten digitaal kunnen ondertekenen. Denk aan een arbeidsovereenkomst of een beoordelingsverslag. Hierbij is onderscheid van belang tussen de volgende soorten van digitaal ondertekenen: 1( Normale digitale handtekening, 2) Geavanceerde elektronische handtekening 3) Gekwalificeerde elektronische handtekening? Meer over digitaal ondertekenen.
- Dashboard;
Salaris- en HRM-informatie overzichtelijk weergeven via een dashboardfunctie.
|